Traitement des paiements pour traiteurs: de l’acompte au solde final

Comparez la façon dont chaque processeur gère tout le cycle du traiteur: un acompte par lien, un solde par facture, des paiements partiels, des extras sur place et des remboursements. Comparez ensuite les frais selon votre répartition réelle des cartes, la compatibilité avec votre logiciel de traiteur, les rapports de règlement et le soutien quand un paiement échoue avant un événement. Demandez à chaque fournisseur de services aux commerçants une soumission écrite et testez d'abord un acompte et un remboursement.

Le coût dépend de votre répartition des cartes, de la façon dont les cartes sont acceptées, de votre montant moyen par transaction et de l'équipement ou des services que vous ajoutez; aucun chiffre ne peut donc être avancé sans vos relevés. RapidCents applique une tarification interchange plus: l'interchange est transmis au coût, plus votre marge RapidCents indiquée dans votre barème de frais, plus les frais pour l'équipement ou les services, le cas échéant. Fee Check présente l'interchange séparé de la marge.

APPIE et RapidBridge relient RapidCents à de nombreuses plateformes majeures, et la bonne option pour Tripleseat dépend de votre édition et de votre version: dites à votre représentant RapidCents laquelle vous utilisez, et il vous la présentera. Un lien de paiement, une facture ou un paiement par terminal virtuel peut aussi fonctionner à côté de Tripleseat avec le numéro de l'événement dans la référence, et les transactions réglées s'associent à QuickBooks Online ou à Xero.

Envoyez l'acompte sous forme de lien de paiement RapidCents avec la proposition ou l'entente, afin que le client paie par carte depuis un téléphone ou un ordinateur et reçoive un reçu. Convenez d'abord par écrit du montant de l'acompte, des conditions de remboursement et des dates d'annulation, et obtenez l'autorisation du client si une carte sera conservée pour le solde. Si la carte est refusée, renvoyez le lien ou demandez une autre carte.

Un traiteur au Canada peut offrir les cartes de crédit, le débit Interac au terminal et les paiements bancaires par EFT ou DPA, réglés en dollars canadiens, dans la mesure où chacun est activé sur son compte RapidCents. Les acomptes et les soldes de factures payés par lien sont des paiements par carte; le débit Interac s'applique quand une carte est insérée ou présentée sans contact en personne.

Une fois votre compte approuvé, la configuration demande votre image de marque et les coordonnées de votre entreprise sur la facture, le personnel autorisé à envoyer des liens et une règle unique pour la référence de chaque facture d'événement. Les liens partent par texto, par courriel ou par code QR et peuvent porter une date d'expiration. Aucun terminal n'est nécessaire pour envoyer un lien. Faites un essai de facture et de remboursement avant qu'un client la voie.

Utilisez une seule référence pour tout l'événement, comme le numéro et la date de l'événement, sur l'acompte, chaque paiement d'étape et le solde, afin que les finances associent chaque paiement à son événement. Gardez ce que l'événement doit dans votre logiciel de traiteur, limitez qui peut saisir ou rembourser des paiements et, si un paiement échoue, joignez le client et vérifiez l'existence d'un paiement approuvé avant de réessayer.

Oui. Facturation, Liens de paiement, le terminal virtuel et Tap to Pay s'utilisent tous sur un même compte RapidCents, de sorte que les soldes finaux et les paiements par carte d'entreprise se consultent ensemble dans le tableau de bord du commerçant et dans les rapports de règlement. Votre registre d'événements et vos contacts clients peuvent rester dans votre logiciel de traiteur, et votre représentant RapidCents vous explique comment relier les deux dossiers par APPIE ou RapidBridge.

Associez chaque dépôt bancaire à un rapport de règlement, puis associez le règlement à ses transactions, remboursements, contestations et frais à l'aide de l'identifiant de transaction et de la référence de l'événement. Les ventes brutes, les remboursements, les rétrofacturations et les frais sont des lignes distinctes, et votre représentant peut vous montrer si les frais sont déduits des dépôts ou facturés séparément. Les transactions réglées s'associent à QuickBooks Online ou à Xero, et une exportation CSV porte la référence de l'événement.

Changez par étapes, et ne présumez pas que les cartes enregistrées suivront. Dressez la liste de chaque événement réservé, carte enregistrée et facture ouverte, testez un acompte, un solde et un remboursement sur la nouvelle configuration, puis dirigez d'abord les nouvelles réservations vers elle pendant que l'ancienne encaisse ce qui est déjà prévu. Les cartes enregistrées ne sont transférées que si les deux fournisseurs y consentent; RapidCents ne peut donc pas le promettre. Quand elles restent en arrière, les clients autorisent leur carte de nouveau.

Le MCC 5811 est couramment associé aux traiteurs. RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre entreprise vend réellement; décrivez donc chaque source de revenus, comme le traiteur d'événements, le service de bar, les locations, les frais de salle et toute vente au comptoir ou en restauration. L'intégration attribue le code, donc rien à deviner d'avance.