Aller au contenu principal
NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
Détails

Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

Voir le fonctionnement
Analyse des frais

Traitement des paiements pour fournisseurs médicaux : factures et acomptes

Le traitement des paiements pour fournisseurs médicaux consiste à encaisser les hôpitaux, cliniques et cabinets à qui vous vendez, et non les patients. RapidCents vous offre les liens de paiement sur facture, le terminal virtuel pour les commandes téléphoniques, les cartes enregistrées avec l'autorisation de l'acheteur et les paiements bancaires, le tout lié au bon de commande.

Un employé d'un distributeur tend un terminal de paiement à un client commercial, de l'autre côté d'un bureau
Le bureau d'exposition d'un fournisseur, où un client commercial règle le solde de son compte au comptoir pendant que le tableau de bord des paiements reste ouvert.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les fournisseurs médicaux et chirurgicaux sont payés

Les fournisseurs médicaux et chirurgicaux sont payés selon quatre tâches : factures de réapprovisionnement, acomptes sur équipement, commandes par téléphone ou courriel, et livraisons répétées à des acheteurs de confiance. Chacune part d'une commande acceptée ou d'un bon de commande et se termine par un enregistrement que votre finance peut rapprocher. Le paiement des factures d'équipement médical relie les quatre.

  • Factures de réapprovisionnement

    La réserve d'un hôpital ou le bureau d'une clinique recommande gants, pansements ou sutures. Vous envoyez une facture avec un lien de paiement, l'acheteur paie par carte ou par paiement bancaire, et le numéro de bon de commande reste sur l'enregistrement. Une livraison partielle laisse le solde ouvert.

  • Acomptes sur équipement

    Un cabinet commande une table d'examen ou un moniteur de patient. Une fois la commande acceptée par écrit, vous encaissez un acompte par lien de paiement, puis facturez le solde à la livraison. La finance voit deux paiements liés à une seule référence de commande.

  • Commandes par téléphone et par courriel

    Un commis aux achats téléphone une commande urgente. Le personnel autorisé saisit la carte dans le terminal virtuel, avec vérification de l'adresse et du code de sécurité, et l'acheteur reçoit un reçu par courriel. Chaque saisie est consignée au nom de l'employé qui l'a faite.

  • Livraisons répétées sur carte enregistrée

    Une clinique qui reçoit une livraison mensuelle récurrente accepte par écrit de garder une carte enregistrée. Vous facturez chaque livraison selon le calendrier convenu, et l'acheteur peut annuler ou changer de carte. S'il n'y a pas d'autorisation, vous envoyez une nouvelle demande chaque fois.

Comment encaisser les factures de réapprovisionnement des hôpitaux et des cliniques?

Vous encaissez une facture de réapprovisionnement en l'envoyant avec un lien de paiement associé au bon de commande de l'acheteur. Le commis aux comptes fournisseurs de l'établissement paie par carte ou par paiement bancaire, RapidCents enregistre le paiement, et votre finance le rapproche de la facture ouverte et de la livraison.

  • Déroulement de la facture au paiement

    La séquence : commande acceptée, expédition, facture, demande de paiement, reçu. Envoyez la facture depuis Facturation, avec le numéro de bon de commande dans le champ de référence. Le payeur ouvre le lien sur n'importe quel appareil, paie et reçoit un reçu. Le statut passe d'envoyée à payée.

  • Livraisons partielles, retours et crédits

    Si une caisse arrive endommagée ou qu'une commande en souffrance part plus tard, ajustez la facture au lieu d'encaisser le montant complet. Si l'acheteur a déjà payé, émettez un remboursement sur la carte d'origine ou une note de crédit, et notez votre choix pour que le grand livre concorde.

  • Une palette de gants d'examen, une caisse en souffrance

    Disons qu'un distributeur expédie une palette de gants d'examen et de pansements à un centre chirurgical, sur bon de commande. Une caisse est en souffrance, donc la facture couvre les lignes expédiées. Le centre paie par le lien, et la caisse en souffrance aura sa propre facture plus tard.

Comment prendre des acomptes sur les commandes d'équipement?

Vous prenez des acomptes sur équipement médical en envoyant un lien de paiement après l'acceptation écrite de la soumission ou de la commande, puis en facturant le solde à la livraison. L'acompte et le solde partagent une même référence de commande, ce qui permet à la finance de montrer ce qui est payé, ce qui est dû et ce que l'acheteur a accepté.

  • Déroulement de l'acompte

    Une fois la commande signée, vous envoyez un lien de paiement pour l'acompte convenu. Contrats et signatures électroniques peut recueillir le document signé avant l'envoi du lien. À la livraison, facturez le solde avec la même référence de commande pour que les deux paiements restent liés.

  • Annulations et retours

    Précisez dans les conditions de la commande si l'acompte est remboursable, et quand. Les articles sur commande spéciale, l'équipement configuré sur mesure et les produits stériles ouverts ont souvent d'autres conditions de retour. Un remboursement retourne à la carte ou au payeur d'origine.

  • Un autoclave de 9 000 $, acompte à la signature

    Disons qu'une clinique commande un autoclave de 9 000 $ pour une nouvelle salle de traitement. Elle verse un acompte par lien à la signature. À la livraison, une fois la réception confirmée par l'acheteur, vous facturez le solde, que l'acheteur paie par paiement bancaire ou par carte.

Produits RapidCents pour fournisseurs médicaux et chirurgicaux

Les services aux commerçants pour distributeurs chirurgicaux commencent par Facturation et Liens de paiement pour les réapprovisionnements et les acomptes, le terminal virtuel pour les commandes téléphoniques et les paiements bancaires pour les grosses factures où les frais de carte conviennent mal.

Comment accepter les cartes d'achat et les commandes téléphoniques d'établissements?

Vous prenez les commandes d'établissements par téléphone dans le terminal virtuel, ou par lien de paiement si l'acheteur préfère saisir lui-même sa carte. Les cartes d'achat sont courantes dans les services hospitaliers : votre représentant RapidCents configure le traitement des cartes commerciales et les plafonds de votre compte avant que vous fassiez une offre à un acheteur.

  • Paiements par carte d'achat d'hôpital

    Un service hospitalier peut payer avec une carte d'achat émise au nom d'un titulaire. Notez son nom, le numéro de bon de commande et le service sur le paiement. Les données enrichies de niveau 2/3 peuvent accompagner les paiements par carte commerciale; votre représentant vous explique comment cela fonctionne sur votre compte.

  • Autorisations du personnel et vérifications

    Autorisez le personnel du comptoir de commandes à saisir des ventes et réservez remboursements et annulations à un superviseur. Le terminal virtuel vérifie l'adresse et le code de sécurité, et applique 3D Secure au besoin. Ne prenez jamais un numéro de carte par courriel ordinaire; envoyez un lien de paiement.

  • Un réapprovisionnement urgent de sutures et de champs

    Disons qu'une coordonnatrice des achats téléphone une commande urgente de sutures et de champs opératoires avant une salle d'opération. Votre comptoir saisit la carte avec la référence du service et envoie un reçu. Si l'émetteur refuse, un lien de paiement permet d'essayer une autre carte.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour fournitures médicales?

Le coût dépend de votre répartition des cartes utilisées, de la taille des factures et du mode de saisie de chaque carte. Nous tarifons chaque compte en interchange plus : l'interchange est facturé au coût, plus votre marge RapidCents indiquée dans votre grille tarifaire, plus des frais d'équipement ou de service s'il y a lieu. Mensuel, sans durée fixe.

  • Répartition des cartes et taille des factures

    L'interchange est fixé par les réseaux de cartes et varie selon le type de carte : débit, crédit, prestige ou commerciale. Un fournisseur dont les grosses factures sont payées par carte d'achat n'a pas la même répartition qu'un comptoir de petits consommables. Votre propre profil détermine votre coût.

  • Canal : saisie, lien ou paiement sans contact

    Le mode de saisie influe aussi sur l'interchange. Une carte lue au terminal en salle d'exposition n'est pas traitée comme une carte saisie au téléphone ou payée par lien. Votre répartition entre comptoir, téléphone et liens de facture façonne ce que vous payez.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge. Apportez plusieurs mois de relevés, votre facture moyenne, votre volume de remboursements et de rétrofacturations, et les frais d'équipement : votre représentant les met en parallèle avec votre grille tarifaire.

Votre ERP ou logiciel comptable fonctionnera-t-il avec les paiements RapidCents?

Votre ERP peut consigner les paiements faits par RapidCents. Nous associons transactions réglées, frais et remboursements à QuickBooks Online et à Xero, et SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement. RapidBridge fonctionne aussi avec des plateformes Web comme Acumatica et Dynamics 365 Business Central. Pour les autres logiciels de distribution, RapidCents s'intègre par APPIE et RapidBridge, et votre représentant vous guide vers la bonne option.

  • NetSuite

    NetSuite contient vos clients, vos factures et l'affectation des encaissements. Des fichiers d'importation de règlement y font entrer les transactions réglées, les frais et les remboursements de RapidCents, et RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite dans le navigateur. Dites à votre représentant votre édition et vos filiales : il vous montre comment les liens de paiement portent votre numéro de facture interne.

  • SAP Business One

    SAP Business One impute les paiements reçus aux factures ouvertes. SAP importe les fichiers de règlement RapidCents plutôt que d'utiliser un connecteur en direct, et RapidBridge fonctionne avec le client Web de SAP Business One. Votre représentant vous guide sur les champs dont votre équipe de rapprochement a besoin pour votre version.

  • Dynamics 365 Business Central

    Business Central applique les paiements des clients aux écritures ouvertes. RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central : un paiement par carte s'impute donc à l'écriture que vous avez déjà ouverte. Votre représentant vous montre comment les références de paiement et les frais s'y retrouvent pour votre version.

  • Acumatica

    Acumatica gère les comptes clients et l'application des paiements des distributeurs, et RapidBridge fonctionne avec lui dans le navigateur : le paiement tombe sur la facture que votre équipe a déjà ouverte. Votre représentant vous explique si les liens de paiement ou l'importation de fichiers conviennent le mieux à votre édition.

  • Epicor Prophet 21

    Prophet 21 est un logiciel de distribution qui gère commandes, factures et application des paiements. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et la bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version. Dites à votre représentant comment Prophet 21 impute les paiements : il établit le flux de données avec vous.

Modes de paiement des fournisseurs médicaux au Canada

Les fournisseurs médicaux et chirurgicaux au Canada peuvent généralement offrir les cartes de crédit, le débit Interac au terminal, ainsi que l'EFT ou le débit préautorisé pour les paiements bancaires, avec règlement en CAD. Votre représentant RapidCents les configure sur votre compte et vous dit lesquels conviennent à vos acheteurs.

  • Cartes et débit Interac

    Visa, Mastercard et American Express conviennent aux factures et aux acomptes. Le débit Interac par puce et NIP ou sans contact convient aux ramassages en salle d'exposition et au comptoir.

  • Paiements bancaires et taxes

    L'EFT ou le débit préautorisé convient aux grosses factures récurrentes, avec autorisation signée du payeur. La TPS/TVH peut figurer sur les factures et reçus, et certaines fournitures médicales sont traitées différemment selon la province : réglez le traitement fiscal avec votre comptable.

Comment changer de processeur de paiement et rapprocher les paiements des fournisseurs?

Changez de processeur par étapes : dressez l'inventaire, testez le nouveau flux avec une vente, un remboursement et un acompte, faites fonctionner les deux fournisseurs en parallèle au besoin, puis rapprochez chaque règlement de votre grand livre. Basculez les factures actives une fois le test réussi et vos acheteurs informés de l'endroit où payer.

  • L'inventaire d'abord

    Dressez la liste des cartes enregistrées avec leur autorisation écrite, des calendriers de livraison récurrents, des factures ouvertes avec lien de paiement et des remboursements en cours. Le transfert des cartes enregistrées exige l'accord des deux fournisseurs : si un transfert est impossible, demandez aux acheteurs de les autoriser de nouveau.

  • Tester avant de passer en production

    Une fois votre compte approuvé, exécutez une vente, un remboursement et un acompte d'essai avec la nouvelle configuration avant d'envoyer une vraie facture. Vérifiez que la référence du bon de commande figure sur le reçu et dans le rapport. Gardez les anciens liens de paiement actifs seulement jusqu'au paiement des factures ouvertes.

  • Rapprocher les dépôts du grand livre

    Associez chaque règlement aux factures qu'il couvre grâce aux références, et inscrivez les frais séparément des ventes. Les rapports s'exportent en CSV ou en PDF pour l'importation comptable. Faites fonctionner les deux fournisseurs en parallèle tant que des factures se chevauchent, puis fermez l'ancien.

Questions de paiement des fournisseurs médicaux et chirurgicaux

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les fournisseurs médicaux et chirurgicaux?

Le meilleur processeur est celui qui convient à vos factures, à vos acheteurs et à vos logiciels. Pour un fournisseur, cela veut dire des liens de paiement sur facture, des références de bon de commande, les cartes d'achat, les paiements bancaires, des outils de remboursement et de crédit, des rapports utilisables par votre ERP et une tarification écrite. C'est ce que RapidCents offre, et votre représentant examine votre catalogue avec vous.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour les fournisseurs médicaux et chirurgicaux?

Le coût dépend de votre répartition des cartes utilisées, de la taille des factures et du mode de saisie, donc aucun chiffre ne convient à tous. RapidCents applique la tarification interchange plus : interchange au coût, votre marge RapidCents dans votre grille tarifaire et frais d'équipement ou de service s'il y a lieu, au mois. Téléversez un relevé dans Fee Check.

NetSuite ou un autre logiciel de distribution peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Souvent oui, selon le logiciel, l'édition et la façon dont les paiements sont imputés. Certains logiciels intègrent leur propre processeur ou exigent une passerelle précise, d'autres acceptent des liens de paiement ou des fichiers importés. RapidCents se connecte à QuickBooks Online et à Xero, SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement, et nous nous intégrons à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge. Votre représentant vous guide selon votre logiciel.

Comment un fournisseur médical peut-il changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Exportez votre historique de paiements avant de résilier et conservez-le avec votre grand livre. Dressez la liste des cartes enregistrées avec autorisation écrite, des livraisons récurrentes et des factures ouvertes. Le transfert des cartes enregistrées exige l'accord des deux fournisseurs, donc vos acheteurs devront peut-être les autoriser de nouveau. Testez une vente, un remboursement et un acompte, puis faites fonctionner les deux en parallèle.

Quels modes de paiement un fournisseur médical au Canada peut-il offrir?

Un fournisseur médical au Canada peut habituellement offrir Visa, Mastercard et American Express, le débit Interac au terminal, ainsi que les paiements bancaires par EFT ou débit préautorisé, réglés en CAD. Chaque mode dépend de votre compte et des produits vendus. Votre représentant RapidCents vous dit lesquels proposer à vos acheteurs, et votre comptable règle la fiscalité provinciale.

Les cartes d'achat d'hôpital peuvent-elles régler des factures de fournitures?

Oui, et elles sont courantes dans les services hospitaliers. Votre représentant RapidCents configure le traitement des cartes commerciales et les plafonds de votre compte. Joignez au paiement le numéro de bon de commande et le service de l'acheteur. Ne fractionnez pas une grosse facture pour passer sous un plafond; convenez par écrit d'un paiement partiel documenté.

Quels documents appuient un paiement contesté pour de l'équipement?

Conservez ensemble l'acceptation de la commande, le détail des articles, l'accusé de réception de la livraison et l'enregistrement du paiement. Ils montrent ce que l'acheteur a accepté, ce qui a été expédié et quand. Transmettez-les avant l'échéance indiquée dans l'avis de contestation. Litiges et la protection contre les rétrofacturations vous aident à suivre alertes et échéances, et le réseau de cartes tranche.

Une plateforme de paiement gère-t-elle la conformité des dispositifs médicaux?

Non. RapidCents encaisse l'argent et enregistre le paiement; nous ne gérons pas la conformité des dispositifs médicaux. Vos permis de fournisseur, l'homologation des produits, l'étiquetage, les rappels et la traçabilité restent de votre ressort et de celui de votre logiciel d'exploitation. RapidCents couvre les paiements, et votre représentant passe votre catalogue en revue à l'intégration.

Comment traiter un paiement partiel ou une livraison incomplète sur une facture ouverte?

Appliquez le paiement partiel à la facture ouverte et laissez le solde visible. Facturation permet d'appliquer des paiements partiels à un solde ouvert, et un lien de paiement peut porter un montant précis. Pour une livraison incomplète, ajustez la facture à ce qui a été expédié, puis facturez le reste séparément. Les modalités de paiement à terme sont une échéance convenue avec l'acheteur, pas un financement de RapidCents.

Peut-on garder une carte enregistrée pour des livraisons récurrentes?

Oui, avec l'autorisation écrite de l'acheteur. Convenez du montant ou du calendrier, du moment et de la façon d'annuler, et conservez cette preuve. RapidCents offre un coffre de cartes sécurisé et la tokenisation des paiements pour les cartes enregistrées. Sans autorisation, envoyez un lien de paiement pour chaque commande. Un titulaire peut retirer son accord.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique aux fournisseurs médicaux et chirurgicaux?

Le MCC 5047 est couramment associé à l'équipement et aux fournitures médicaux, dentaires et hospitaliers. RapidCents établit avec vous la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre entreprise vend réellement et comment. Un fournisseur au catalogue mixte est examiné produit par produit, et le code seul ne règle jamais la question.

Pages de fournisseurs connexes

Les cliniques dentaires qui encaissent leurs patients ont leur propre guide sectoriel. Les paiements pour distributeurs de produits de santé suivent le même flux de commande, de facture et d'acompte pour les fournisseurs dentaires, vétérinaires, de laboratoire et pharmaceutiques, et B2B et gros couvre le modèle plus large.

Toutes les industries

Prochaine étape

Examinez le flux de paiement de votre entreprise de fournitures médicales

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge, puis présentez à un spécialiste RapidCents votre flux de commandes, de factures et d'acomptes.

Examiner mon flux de facturesOuvrir un compte marchand
  • Sans engagement
  • Spécialistes paiement au Canada
  • Téléversement sécurisé