Traitement des paiements pour entrepreneurs en construction

Facturez chaque étape séparément, envoyez au payeur un lien de paiement et associez ensuite le paiement au chantier : les outils de facturation et de rapports de RapidCents sont conçus pour cela. Ne facturez qu'après l'approbation du décompte, inscrivez le numéro de chantier et de décompte dans la référence, et conservez l'approbation avec le reçu. Si le montant approuvé change, remboursez ou ajustez par rapport au paiement d'origine de ce décompte.

Facturez la libération de la retenue sur sa propre facture, à part des décomptes, et seulement lorsque le contrat la libère, avec son propre lien de paiement. Si le montant final change après les travaux de la liste de déficiences, remboursez ou ajustez par rapport à ce paiement de libération, et conservez l'approbation d'achèvement signée avec le dossier du paiement, pour que la libération et sa preuve restent ensemble.

Facturez chaque ordre de changement approuvé sur sa propre facture, après l'approbation écrite, afin que le paiement et l'approbation se renvoient l'un à l'autre. Si la portée diminue, remboursez ou ajustez cet ordre de changement : RapidCents permet les remboursements partiels par rapport au paiement d'origine, et la correction reste rattachée à son ordre de changement.

Traitez un acompte comme de l'argent reçu avant que les travaux soient faits, et facturez-le séparément des décomptes pour qu'il reste visible. Un paiement par carte ne fait que déplacer l'argent; c'est votre comptable qui décide du moment où un acompte devient un revenu. Inscrivez les conditions de remboursement dans l'entente, utilisez une référence distincte comme « ACO » suivie du numéro de chantier, et vérifiez que la référence figure dans les rapports que vous rapprochez.

Un entrepreneur en construction au Canada peut offrir les cartes Visa, Mastercard et American Express par lien de paiement, terminal virtuel ou terminal, le débit Interac au terminal, ainsi que les paiements bancaires par virement électronique de fonds (EFT) ou débit préautorisé pour les factures plus importantes, réglés en dollars canadiens. Votre représentant RapidCents vous guidera pour chacun selon votre compte, pour que vous puissiez les inscrire dans un contrat ou sur une facture.

Gardez les paiements aux sous-traitants et les paiements des clients séparés, car l'acceptation des cartes encaisse ce que les clients vous paient et n'est pas un moyen de payer vos sous-traitants. Prenez les paiements des clients sur les factures de chantier, payez les sous-traitants et les fournisseurs à partir de votre banque ou de votre système comptable selon leurs propres conditions, et inscrivez ces montants comme coûts du même chantier. Lorsqu'un sous-traitant vous envoie un lien de paiement, vous êtes le titulaire de carte, et non le commerçant.

Le bon processeur est celui dont la soumission écrite, les outils et les rapports correspondent à votre façon de facturer; comparez donc à partir de vos propres décomptes plutôt qu'un chiffre vedette. Comparez le coût total sur votre facture moyenne et votre plus grosse facture, la création et le suivi des factures d'étape et de retenue, les liens, la saisie manuelle et le matériel, les rapports de règlement et de frais, la gestion des contestations, le soutien et les contraintes logicielles. Demandez une soumission écrite à RapidCents et comparez-la selon ces mêmes critères.

Prévoyez l'interchange, que les réseaux de cartes fixent et qui varie selon le type de carte et le mode de saisie, plus la marge RapidCents indiquée dans votre Fee Schedule et les frais éventuels pour l'équipement ou les services. Une carte présentée ou insérée sur place et une carte saisie ou utilisée en ligne sur un gros décompte ne sont pas tarifées de la même façon. Demandez une soumission écrite fondée sur votre volume réel, votre répartition des canaux, vos remboursements et vos contestations.

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, alors la plupart des entrepreneurs gardent le logiciel qu'ils utilisent déjà. La bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version. Dites à votre représentant RapidCents si vous utilisez Procore ou Buildertrend, et il vous montrera comment les liens de paiement, les ventes au terminal virtuel et les rapports de règlement se rattachent aux factures que vous suivez déjà.

Obtenez une autorisation claire avant chaque débit, envoyez un reçu pour chaque paiement et limitez le nombre de personnes qui saisissent des cartes. Rattachez chaque facture au contrat signé, à l'ordre de changement approuvé ou au décompte approuvé, et conservez avec le chantier des photos datées et les approbations. Utilisez les permissions par rôle et le journal d'audit du terminal virtuel, et n'enregistrez une carte dans le Coffre de cartes sécurisé qu'avec l'autorisation écrite du client. Aucun fournisseur ne peut promettre de gagner une contestation.

Changez entre deux décomptes, et non pendant l'un d'eux, et faites d'abord un inventaire complet : factures et soldes ouverts, autorisations de cartes enregistrées, encaissements planifiés, terminaux et dépendances logicielles. Effectuez une vente d'essai, un remboursement et un dépôt sur le nouveau compte et rapprochez-les avant de transférer le trafic réel. Les cartes enregistrées peuvent exiger une migration contrôlée par le fournisseur, que les deux fournisseurs acceptent : posez la question tôt.

Le MCC 1520, entrepreneurs généraux pour les travaux résidentiels et commerciaux, est couramment associé à ce type d'entreprise. RapidCents attribue la bonne catégorie de commerçant à l'ouverture du compte, selon ce que l'entreprise vend réellement. Un entrepreneur qui exerce surtout un métier spécialisé, ou qui vend aussi des matériaux, peut être classé autrement : décrivez donc fidèlement vos travaux dans votre demande.