Traitement des paiements pour entreprises de transport et de logistique

Un transporteur, un courtier et un 3PL n'encaissent pas de la même façon : jugez donc un processeur selon votre propre facturation, soit les liens de facture, les paiements par carte à la livraison, le lien avec votre TMS, le soutien et les rapports de rapprochement, ainsi que le coût total selon votre propre répartition des cartes utilisées. Téléversez un relevé dans Fee Check de RapidCents pour voir l'interchange séparé de la marge, et votre représentant RapidCents vous remettra une soumission écrite fondée sur cette même répartition.

Le coût dépend de votre répartition des cartes utilisées, de votre facture de fret moyenne et de la façon d'accepter chaque carte; aucun chiffre unique ne convient donc à toutes les entreprises. RapidCents tarife en interchange plus: l'interchange est transmis au coût, auquel s'ajoutent votre marge RapidCents prévue dans votre grille tarifaire et, le cas échéant, des frais pour l'équipement ou les services. Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check, ou demandez une soumission détaillée, pour voir votre propre ventilation.

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge; la plupart des équipes de fret gardent donc le logiciel qu'elles utilisent aujourd'hui. La bonne option dépend de votre édition et de votre version de McLeod Software. Dites à votre représentant RapidCents laquelle vous utilisez, et il vous guidera. Si une voie directe ne convient pas, une facture de fret peut être payée par un lien de paiement RapidCents ou le terminal virtuel, et votre équipe de facturation comptabilise le paiement et rapproche avec les rapports de règlement.

Exportez l'historique des paiements de l'ancien processeur avant la fermeture de ce compte et traitez les cartes enregistrées comme une tâche distincte. Dressez la liste de chaque autorisation de carte enregistrée, débit planifié, facture ouverte, remboursement en cours et référence de transaction. Les cartes enregistrées ne se transfèrent que si les deux fournisseurs s'entendent; sinon, prévoyez que vos clients autorisent de nouveau leur carte. Testez une vente, un lien de paiement à la livraison et un remboursement sur le nouveau compte, puis faites fonctionner les deux comptes pendant une courte période.

Une entreprise de transport et de logistique au Canada peut offrir les cartes de crédit, le débit Interac à un terminal de paiement et les paiements bancaires par EFT ou débit préautorisé, avec un règlement en dollars canadiens. Les cartes couvrent les liens de facture et les paiements à la livraison, Interac convient à un bureau de cour ou à une remise de livraison, et l'EFT ou le débit préautorisé convient aux soldes élevés une fois que le payeur autorise le débit. Votre représentant RapidCents vous précisera les modes de votre compte.

Inscrivez le numéro du connaissement dans la référence de la facture et envoyez la facture avec un lien de paiement, afin que les comptes fournisseurs de l'expéditeur paient selon cette référence. Le paiement figure dans votre rapport de règlement, et la facturation l'associe à la cargaison. Un échec de paiement laisse la facture ouverte pour un nouvel envoi, et le connaissement signé et la preuve de livraison restent dans votre TMS comme preuves en cas de contestation de paiement.

Envoyez au destinataire un lien de paiement par texto ou par courriel, ou faites saisir la carte par le bureau dans le terminal virtuel, et remettez la marchandise une fois le paiement approuvé. Assurez-vous que la personne qui paie est autorisée à utiliser cette carte. Si la carte est refusée, la cargaison reste dans le camion jusqu'à ce qu'une autre carte ou un autre payeur soit trouvé. Inscrivez le montant à la livraison et la référence de paiement sur le connaissement et conservez le reçu avec les documents de livraison.

Facturez chaque frais accessoire, comme les frais d'attente, de déchargement par un tiers ou de camion commandé non utilisé, sur sa propre ligne liée à la cargaison d'origine, et envoyez le solde de surcharge de carburant de la même façon avec un lien de paiement. Convenez d'abord des frais dans la confirmation de tarif, car une carte enregistrée dans le coffre de cartes sécurisé ne peut être débitée que des montants que l'expéditeur a autorisés. Conservez les documents justificatifs en cas de contestation de paiement.

Utilisez une seule référence, comme le numéro de cargaison ou le numéro PRO, sur chaque facture et chaque lien de paiement, puis comparez votre exportation de règlement RapidCents aux éléments ouverts de votre TMS. La facturation comptabilise chaque correspondance à sa cargaison et met de côté tout paiement sans référence pour un suivi. Votre représentant RapidCents vous guidera vers l'option qui convient à votre TMS, qu'il s'agisse d'une intégration ou d'une étape d'exportation et de comptabilisation.

Facturez le solde avec un lien de paiement pour un paiement par carte et demandez à votre représentant RapidCents comment fonctionnent les paiements bancaires sur votre compte pour les montants plus élevés. Les gros soldes soulèvent deux questions: la limite de carte du payeur couvre-t-elle le montant, et quel type de carte le payeur utilise-t-il, puisque l'interchange varie selon le type de carte. Si le lien permet les paiements partiels, un gros solde peut être payé en plusieurs parties sur la même facture.

Le MCC 4214 est couramment associé aux transporteurs routiers de marchandises, au camionnage et aux entreprises de livraison locale. Votre représentant RapidCents établira avec vous la bonne catégorie de commerçant selon ce que votre entreprise vend réellement, qu'il s'agisse de transporter du fret, d'organiser des cargaisons comme courtier ou d'entreposer des marchandises.