Traitement des paiements pour entreprises de gardiennage

Le bon processeur est celui qui convient à votre répartition des paiements, soit les contrats mensuels par site, les acomptes d'événement, les factures d'heures supplémentaires et les soldes en souffrance. Comparez la façon dont chaque fournisseur gère ces flux, les frais totaux, la compatibilité logicielle, le service et le rapprochement. Demandez une soumission écrite détaillée et une démonstration du cycle mensuel, d'un remboursement et d'un rapport des versements. Votre représentant RapidCents vous montrera les trois.

Cela dépend de votre répartition des cartes utilisées, de la valeur des factures et des canaux; aucun chiffre honnête ne convient à toutes les entreprises. RapidCents tarife chaque compte en interchange plus: interchange au coût, votre marge RapidCents dans votre grille tarifaire, et des frais d'équipement ou de services au besoin. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge, et demandez une soumission écrite détaillée.

Oui, la plupart des entreprises de gardiennage gardent le logiciel d'horaires qu'elles utilisent déjà. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend de votre édition de TrackTik. Dites à votre représentant RapidCents laquelle vous utilisez, et il vous montrera comment les paiements s'y raccordent. Entre-temps, un lien de paiement rapproché par numéro de facture fait l'affaire.

Listez d'abord les cartes enregistrées, les autorisations bancaires, les calendriers récurrents, les factures ouvertes, les remboursements et les références de transaction, puis testez un plan de migration. Exportez l'historique de l'ancien processeur pour garder des rapports complets. La portabilité des jetons n'est pas promise; les deux fournisseurs doivent y consentir. Faites une vente, un remboursement et un acompte avant de migrer.

Une entreprise de gardiennage au Canada peut offrir les cartes de crédit, le débit Interac et l'EFT ou le débit préautorisé (DPA) pour les contrats mensuels, avec un règlement en CAD. Chaque paiement bancaire repose sur l'autorisation signée du client. Parlez à votre représentant RapidCents des modes qui conviennent à vos contrats avant de les proposer à un client.

Créez une ligne de facturation par site sous la fiche du client et prélevez-la avec les Paiements récurrents après que le client autorise le montant, la date et les conditions d'annulation. Inscrivez l'adresse du site et le numéro de contrat en référence. Les paiements refusés sont repris, les remboursements visent la même ligne, et la finance rapproche chaque versement par site.

Envoyez un lien de paiement ou une facture pour l'acompte dès que le client confirme la réservation, avec le nom et la date de l'événement en référence. Inscrivez d'abord dans l'entente la date d'échéance du solde et les conditions d'annulation. Un paiement refusé est repris ou renvoyé, les remboursements suivent vos conditions signées, et le solde est encaissé une fois les heures approuvées.

Préparez une facture distincte pour le même client et le même site une fois les heures additionnelles approuvées, avec le numéro de feuille de temps en référence. La Facturation l'envoie avec un lien de paiement et suit son statut. Le paiement reste séparé du contrat de base; une heure contestée est créditée sur cette facture sans toucher au registre mensuel.

Inscrivez le numéro de feuille de temps ou de bon de travail approuvé dans chaque référence de facture, puis rapprochez les paiements réglés dans les Rapports. Votre logiciel d'horaires détient les heures approuvées et RapidCents détient le registre des paiements. Un paiement partiel reste ouvert sur la facture, et un remboursement est consigné avec la référence d'origine pour que les deux totaux concordent.

Gardez la facture d'origine ouverte et envoyez les rappels et un lien de paiement depuis celle-ci, pour que chaque paiement soit imputé au même numéro de facture. Si le client convient d'un calendrier de paiement par écrit, ne le prélevez sur une carte enregistrée qu'avec son autorisation. Ne créez jamais une facture de remplacement pour les mêmes heures; la finance garde ainsi une piste claire.

Le MCC 7393 est couramment associé à ce type d'entreprise. RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'inscription, selon ce que votre entreprise vend réellement, comme la patrouille, le gardiennage fixe ou les services d'événement. Décrivez vos services avec exactitude à l'inscription, et votre représentant RapidCents s'assure que votre catégorie correspond.