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NuevoProtección contra contracargos y análisis de comisiones para comercios de alto volumen. Obtenga un análisis de ahorro y una revisión de la gestión de disputas.Ver cómo funciona
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Protección contra contracargos y optimización de comisiones

Vea cómo funciona: los comerciantes de alto volumen reciben evidencia de disputas automatizada, optimización de intercambio interbancario y visibilidad de ahorros en tiempo real.

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Procesamiento de pagos para distribuidores de HVAC

El procesamiento de pagos para distribuidores de HVAC debe cubrir los depósitos antes de pedir hornos y bombas de calor, las ventas de piezas en el mostrador y los saldos de cuentas de contratistas pagados con estados de cuenta mensuales. RapidCents lo resuelve con enlaces de pago, terminales de mostrador, la terminal virtual y facturación.

Un empleado de un distribuidor entrega una terminal de pago a un cliente profesional en el mostrador, con estantes detrás
Un contratista que recoge equipos o piezas puede pagar sin contacto o con chip en una terminal de mostrador, y la venta aparece en el panel de RapidCents.
  • PCI DSS nivel 1
  • SOC 2 Tipo II
  • Todas las tarjetas principales: Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club y débito con PIN
  • Precios de intercambio más margen
  • Incorporación con apoyo de especialistas

Cómo cobran los distribuidores de suministros HVAC

Los distribuidores de suministros HVAC cobran a los oficios: contratistas de HVAC residencial, contratistas mecánicos, técnicos de refrigeración y equipos de mantenimiento de instalaciones. El dinero llega como depósitos y saldos de equipos, ventas en mostrador, pedidos por teléfono, reposición de piezas y pagos de estados de cuenta de sucursal. Cada pago necesita la orden de venta, la orden de compra o la referencia de trabajo que su ERP usa para aplicarlo. Los contratistas de HVAC que cobran a propietarios tienen su propia página.

  • Depósitos y saldos de equipos

    Un contratista paga un depósito al firmar la cotización de un horno, condensador, bomba de calor o unidad de azotea que usted pide a fábrica o envía directo, y el saldo cuando la unidad llega al mostrador o a su camión. Los depósitos salen por enlace de pago o contratos y firmas electrónicas; los saldos, en el mostrador, por enlace o a cuenta. Si una unidad queda pendiente, el depósito sigue en la orden. Finanzas ve ambos pagos juntos.

  • Ventas de piezas en el mostrador

    Entre llamadas, los técnicos compran capacitores, contactores, motores, encendedores, filtros y cobre en el mostrador de la sucursal. Pagan en una terminal de mostrador con una tarjeta de la empresa, o cargan el ticket a la cuenta del contratista si son compradores autorizados. Si el ticket no trae orden de compra ni nombre del trabajo, la oficina del contratista no puede asignar las piezas, así que pídalos en el mostrador. Finanzas concilia cada venta con su ticket.

  • Pedidos por teléfono con ventas internas

    Los contratistas llaman a ventas internas para pedir equipos, refrigerante o una pieza para recoger a la mañana siguiente. El personal ingresa la tarjeta en la terminal virtual con verificación de dirección y código de seguridad, y los permisos por rol deciden quién puede emitir reembolsos. Si quien llama no figura en la lista de compradores autorizados de la cuenta, el personal no toma la tarjeta. El registro de auditoría muestra qué empleado ingresó cada cargo.

  • Reposición de piezas con tarjeta de empresa guardada

    Las empresas de servicio y los equipos de instalaciones piden de nuevo los mismos filtros, bandas, capacitores y refrigerante. Con la autorización por escrito del contratista, una tarjeta de empresa se guarda como token en la bóveda segura de tarjetas y se cobra al enviar cada pedido; la autorización indica qué pedidos cubre, quién puede usarla y cómo cancelarla. El servicio de actualización de tarjetas puede renovar una tarjeta reemplazada.

  • Pagos de estados de cuenta de contratistas en sucursal

    Los contratistas con crédito aprobado compran a cuenta en una o varias sucursales y pagan un estado de cuenta mensual según las condiciones acordadas. La oficina paga por enlace de pago de factura, con una tarjeta guardada que haya autorizado para estados de cuenta, o por pago bancario. Un pago con tarjeta no cambia las condiciones acordadas y no es financiamiento. Si la oficina paga parcialmente, una factura en disputa queda abierta mientras las demás se liquidan.

¿Cómo pagan los contratistas los depósitos de equipos HVAC y los saldos de entrega?

Los contratistas pagan el depósito del equipo HVAC mediante un enlace de pago o una cotización firmada en contratos y firmas electrónicas que indica la orden de venta, el trabajo y los números de modelo, y luego pagan el saldo al recoger, antes de la entrega o a cuenta. El pago lleva esa referencia en RapidCents, de modo que ventas internas puede liberar el pedido a fábrica y finanzas puede conciliar el saldo con la misma orden cuando se envía el condensador, el horno o la bomba de calor.

  • Cómo funciona la solicitud de depósito

    Ventas internas arma la cotización del equipo en su ERP y la envía por contratos y firmas electrónicas para que el contratista firme y pague el depósito en un solo paso, o envía un enlace de pago con el número de orden de venta y el nombre del trabajo como referencias. El contratista paga con tarjeta y recibe un recibo; su equipo ve el enlace marcado como pagado en el panel antes de hacer el pedido a fábrica.

  • Qué definir antes de enviar el primer enlace

    Redacte una regla de depósito para cada tipo de orden: unidades en inventario, equipos de pedido especial, envíos directos y pedidos comerciales a fábrica. Ponga las condiciones del saldo en la cotización, ya sea al recoger, antes de la entrega o a cuenta, e indique qué depósitos son reembolsables si se cancela el trabajo y si su política de devoluciones fija un cargo de reposición. Configure cada enlace para que venza cuando venza el precio de la cotización.

  • Pedidos pendientes, cambios de precio y rechazos

    Cuando el serpentín se envía pero el condensador compatible está pendiente, mantenga el depósito en la orden y facture el saldo a medida que se envíen las piezas. Si el precio del fabricante cambia antes, revise la cotización y ajuste el saldo, no el depósito ya pagado. Si una tarjeta se rechaza por su límite, nunca divida el cobro para forzarlo; acuerde un calendario de hitos documentado u ofrezca un pago bancario.

  • Cambio de una bomba de calor, primero el depósito

    Digamos que un contratista residencial pide una bomba de calor, el manejador de aire compatible y un juego de líneas para un cambio en diez días, y su administrador firma la cotización y paga el depósito con contratos y firmas electrónicas. La bomba de calor queda pendiente una semana, así que el depósito se queda en la orden. Cuando ambas piezas llegan al mostrador, el técnico paga el saldo en la terminal de mostrador con el mismo número de orden.

Cómo se cobran y se aplican los pagos de cuentas de contratistas en sucursal

Los pagos de cuentas de contratistas en sucursal se cobran a la oficina del contratista con un estado de cuenta que enumera cada ticket de mostrador con su nombre de trabajo u orden de compra, y se pagan por enlace de pago de factura o con una tarjeta que la oficina haya autorizado para estados de cuenta. Cuando cada pago nombra las facturas que cubre, su ERP lo aplica a los tickets y sucursales correctos, y su equipo de crédito ve lo que sigue abierto.

  • Cómo funciona el pago de un estado de cuenta

    Su ERP cierra el mes y genera el estado de cuenta de cada contratista. Envíelo por correo electrónico con un enlace de pago por el saldo, con el número de cuenta y la fecha del estado de cuenta como referencias, o facture con la facturación de RapidCents, que da seguimiento a cada factura desde el envío hasta el pago y envía recordatorios antes de las fechas de vencimiento. El contador paga en su totalidad o en parte, y un pago parcial se aplica al saldo abierto.

  • Compradores autorizados, órdenes de compra y tarjetas guardadas para estados de cuenta

    Configure cada cuenta antes del primer estado de cuenta: qué técnicos pueden cargar compras en el mostrador, si cada ticket requiere orden de compra o nombre del trabajo, y quién en la oficina del contratista aprueba los pagos. Si la oficina quiere que los estados de cuenta se cobren a una tarjeta guardada, obtenga una autorización por escrito que indique la base del monto, la fecha de cobro, el aviso previo y cómo cancelar, y consérvela en el expediente.

  • Pagos parciales, bloqueos de crédito y pagos duplicados

    Un contratista puede pagar parcialmente una factura, por ejemplo por un motor devuelto que aún no se acredita; aplique el pago a las facturas que nombra y deje la factura en disputa en antigüedad de saldos. En una cuenta con bloqueo de crédito, un enlace pagado aparece en el panel, pero su equipo de crédito decide cuándo liberar los pedidos. Si la oficina paga un ticket que un técnico ya pagó en el mostrador, reembolse el duplicado o manténgalo como crédito.

  • Tres cuadrillas, dos sucursales, un estado de cuenta

    Digamos que un contratista de servicio con tres cuadrillas compra todo el mes en dos de sus sucursales, y etiqueta cada ticket de mostrador con el nombre del trabajo. Su ERP genera un solo estado de cuenta, y la oficina lo paga por enlace excepto un ticket de un motor de ventilador de condensador que dice haber devuelto. Finanzas aplica el pago a los tickets pagados, y la duda sobre el motor pasa a su área de garantías.

Productos de RapidCents para distribuidores de suministros HVAC

La facturación y los enlaces de pago cobran saldos de estados de cuenta y depósitos de equipos con referencias de orden y de trabajo, contratos y firmas electrónicas une una cotización de equipo firmada con su depósito, y las terminales de mostrador aceptan las tarjetas de los técnicos en el mostrador de la sucursal y al recoger.

Separar los créditos de garantía, las devoluciones y los depósitos de cilindros de los reembolsos a tarjeta

Los créditos de garantía, la mercancía devuelta y los depósitos de cilindros retornables van primero a la cuenta del contratista como notas de crédito; un reembolso a tarjeta es una transacción distinta de RapidCents que usted elige deliberadamente. Mantener ambos separados evita acreditar dos veces al contratista por un mismo reclamo, permite a finanzas conciliar cada crédito con su reclamo, devolución o cilindro, y deja intacta la venta original con tarjeta como evidencia en una disputa.

  • Cómo funciona un crédito de garantía

    Un técnico devuelve la pieza fallida con sus números de modelo y de serie y la factura original. Su área de garantías presenta el reclamo según el proceso del fabricante y, si se aprueba, su ERP emite una nota de crédito que hace referencia al número de reclamo y se aplica al siguiente estado de cuenta del contratista o a una factura abierta. No ocurre nada en RapidCents, porque no se mueve dinero de tarjeta; la venta original en mostrador queda como estaba.

  • Cuándo un crédito debe convertirse en reembolso a tarjeta

    Defina la regla antes de la primera devolución. Un contratista con cuenta normalmente recibe el crédito en su estado de cuenta. Un comprador ocasional sin cuenta que pagó con tarjeta recibe el reembolso en la tarjeta con que pagó, por personal cuyo rol permita reembolsos, y el número de reclamo o de devolución se registra junto con ese reembolso en su ERP. Use una sola vía por reclamo, nunca ambas.

  • Devoluciones, cargos de reposición y depósitos de cilindros

    Las devoluciones de inventario se hacen con su autorización de devolución; las unidades de pedido especial pueden llevar un cargo de reposición si su política lo establece, de modo que el crédito o el reembolso es el monto neto. Cobre el depósito de un cilindro retornable de refrigerante como una línea de factura propia y acredítelo cuando el cilindro se reciba según su número de etiqueta. Las verificaciones de certificación antes de entregar refrigerante siguen siendo un paso en el mostrador; el registro de pago no las reemplaza.

  • Cambio de un motor en una llamada sin calefacción, con crédito y sin reembolso

    Digamos que, en una llamada por falta de calefacción, un técnico compra un motor de soplador de reemplazo en el mostrador con la tarjeta de la empresa y deja el motor fallido, etiquetado con su número de serie. Tres semanas después se aprueba el reclamo y una nota de crédito llega al siguiente estado de cuenta del contratista. La venta con tarjeta nunca se reembolsa, así que finanzas ve una venta y un crédito, cada uno con su propia referencia.

¿Qué determina los costos de procesamiento de tarjetas de crédito de los distribuidores de HVAC?

Su composición de tarjetas y la forma en que se acepta cada tarjeta determinan los costos de procesamiento de tarjetas de crédito de los distribuidores de HVAC. RapidCents cobra con intercambio más margen: el intercambio interbancario fijado por las redes de tarjetas se traslada al costo, más su margen de RapidCents indicado en su Fee Schedule y las cuotas de equipos o servicios, si corresponden, mes a mes y sin plazo fijo. Para los pagos B2B de suministros HVAC, revise primero las tarjetas comerciales y los pedidos telefónicos ingresados manualmente.

  • Tipo de tarjeta en tickets grandes de equipos

    Los contratistas suelen pagar pedidos de hornos, condensadores y unidades de azotea con tarjetas empresariales, corporativas o de compras, y estas tienen un intercambio distinto al de tarjetas de débito o crédito de consumo. Un mes con muchos pedidos comerciales a fábrica puede costar más de procesar que un mes ocupado en mostrador con el mismo total de ventas. Pida su composición de tarjetas por tipo para ver dónde se ubican las tarjetas comerciales en su volumen.

  • Sin contacto en el mostrador o ingresada por teléfono

    Una tarjeta pasada sin contacto o con chip en la terminal de mostrador al recoger cae en categorías de intercambio distintas a la misma tarjeta ingresada en la terminal virtual por ventas internas o pagada en línea por enlace. Los pagos ingresados manualmente y en línea suelen tener un intercambio más alto y mayor exposición al fraude, por lo que una sucursal que pasa de cobrar por teléfono a cobrar con tarjeta presente cambia su estructura de costos.

  • Datos mejorados en tarjetas de compras

    Algunos contratistas mecánicos y compradores de instalaciones pagan con tarjetas de compras, en las que datos de transacción de nivel 2 o 3, como el número de orden de compra, el importe del impuesto y las líneas de detalle, pueden viajar con el pago. Hable con su representante de RapidCents sobre cómo enviar esos datos en su configuración. Cualquier efecto en el intercambio depende de la tarjeta y de los datos enviados, y se ve en sus estados de cuenta.

  • Qué llevar a Fee Check

    Lleve estados de cuenta de procesamiento recientes de un mes pico de calefacción o aire acondicionado y de un mes más tranquilo, su composición de tarjetas por tipo, el importe promedio por transacción por canal (mostrador, teléfono y enlace), la proporción de estados de cuenta pagados con tarjeta frente a pago bancario, y el número de reembolsos y contracargos por devoluciones de equipos. Fee Check lee un estado de cuenta cargado y muestra el intercambio por separado del margen, para que compare cosas comparables.

Cómo llevar los pagos de facturas de equipos HVAC a su ERP de distribución

Los pagos de facturas de equipos HVAC llegan a su ERP de distribución por la vía que mejor se adapta a su sistema: una aplicación de RapidBridge para software en la web, un archivo de importación de liquidación, una exportación de archivo o desarrollo a la medida con la API de la pasarela de pagos. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y su representante de RapidCents le explica las opciones para su ERP, versión y alojamiento.

  • Epicor Prophet 21

    Epicor Prophet 21 contiene las órdenes y cuentas por cobrar con las que debe coincidir cada pago. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge; la mejor opción depende de su versión y alojamiento de Prophet 21, y su representante de RapidCents lo guiará. Mientras tanto, ponga el número de orden en cada pago como referencia y registre desde una exportación de liquidación.

  • NetSuite y SAP Business One

    RapidBridge funciona con Oracle NetSuite y SAP Business One Web Client, así que un pago con tarjeta puede registrarse en la factura de cliente que ya tiene abierta. Los pagos liquidados, las cuotas y los reembolsos también se exportan desde Informes en un formato de importación y se concilian con las facturas de clientes por número de orden o de factura. Pruebe primero un mes de liquidaciones y reembolsos de sucursal, y si hay un complemento de pagos instalado, verifique si limita su elección de procesador.

  • Dynamics 365 Business Central y Acumatica

    RapidBridge funciona con Dynamics 365 Business Central y Acumatica, así que cada pago puede llegar a la factura de cliente y al trabajo correctos que ya tiene abiertos en su ERP. Si su edición está alojada o personalizada, su representante de RapidCents le explica la mejor vía: un enlace de pago fuera del ERP, un archivo de liquidación que usted importe o desarrollo a la medida con la API de la pasarela de pagos y sus webhooks (notificaciones HTTP).

  • QuickBooks Online y Xero

    Los distribuidores pequeños de una sola sucursal a veces usan un sistema aparte de mostrador o inventario con QuickBooks Online o Xero como libro contable. RapidCents conecta con ambos las transacciones con tarjeta liquidadas, las cuotas y los reembolsos. Verifique cómo llegan al libro las notas de crédito de garantía de su sistema de mostrador, ya que no son transacciones con tarjeta.

  • Terminales de mostrador junto a la pantalla del ERP

    APPIE permite que el software de mostrador que ya usa maneje las terminales de RapidCents, y el personal conserva la pantalla que conoce. Cuando una terminal funciona de forma independiente, el personal ingresa el total del ticket en la terminal y marca el ticket como pagado en el ERP. Acuerde cómo el personal registra la aprobación de la terminal en el ticket, y concilie el lote de cada sucursal con los tickets del día, para detectar el mismo día un monto mal digitado.

Opciones de pago para distribuidores de suministros HVAC en Estados Unidos

Los distribuidores de suministros HVAC en Estados Unidos pueden aceptar tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover en el mostrador de la sucursal, incluido débito con PIN donde se admita, pagos con tarjeta por enlace o por teléfono, y pagos bancarios ACH para estados de cuenta de contratistas, con liquidación en dólares estadounidenses (USD).

  • Tarjetas y débito con PIN en el mostrador

    Los técnicos pueden pasar sin contacto o con chip tarjetas de crédito y débito empresariales en la terminal de mostrador de la sucursal o de la ventanilla de recogida, con débito con PIN donde se admita. Discover se acepta junto con Visa, Mastercard y American Express.

  • ACH para estados de cuenta y pedidos grandes

    Los contratistas que prefieren pagar estados de cuenta o facturas grandes de equipos desde una cuenta bancaria pueden usar pagos bancarios ACH. Un cargo ACH se realiza solo con la autorización del contratista, y cada pago debería llevar el número de cuenta y el número de estado de cuenta u orden para que su ERP lo aplique al saldo correcto.

  • Impuesto sobre las ventas y liquidación en USD

    El impuesto sobre las ventas de equipos y piezas, y los certificados de exención que haya en el expediente de las cuentas de contratistas, se quedan en su ERP; el pago cobra el total de la factura que genera su ERP y no calcula impuestos. Los pagos con tarjeta y ACH se liquidan en USD, y Informes exporta liquidaciones y cuotas en formatos que su importación contable pueda leer.

Cambiar de procesador sin perder el historial de las cuentas de contratistas

Para cambiar de procesador de pagos sin perder el historial de cuentas de contratistas, exporte su historial de transacciones, haga un inventario de tarjetas guardadas y dinero abierto, como depósitos de equipos aún sin enviar, y mantenga abierta la cuenta anterior hasta que se resuelvan los reembolsos y disputas de sus ventas. Pruebe cada flujo de HVAC en RapidCents antes de mover el tráfico real, y planifique el cambio para una temporada intermedia y no para la primera ola de calor o de frío.

  • Inventario del dinero abierto

    Antes del cambio, enumere las tarjetas de contratistas guardadas y la autorización detrás de cada una, los acuerdos de cobro automático de estados de cuenta, los depósitos de equipos aún sin enviar, los créditos de garantía en espera de aprobación del fabricante, los reembolsos pendientes por devoluciones y los enlaces de pago aún sin pagar. Cada uno necesita un responsable y un plan: terminarlo en la cuenta anterior o pasarlo a RapidCents con documentos nuevos.

  • Tarjetas guardadas y autorizaciones

    Los tokens de tarjeta no pasan automáticamente de un procesador a otro. Pregunte a ambos proveedores si es posible una transferencia; si no lo es, obtenga una nueva autorización cuando cada contratista pague su siguiente estado de cuenta o haga un pedido, y guarde la tarjeta en RapidCents con ese consentimiento. Conserve los registros de autorización anteriores, ya que explican los cobros hechos antes del cambio si llega una disputa más adelante.

  • Probar cada flujo de HVAC antes de la puesta en marcha

    Una vez aprobada su cuenta, haga una venta y un reembolso en mostrador en la terminal de cada sucursal, un pedido telefónico en la terminal virtual, un enlace de depósito con referencia de orden de venta, un pago parcial de estado de cuenta y una reposición con tarjeta guardada. Verifique que cada uno llega a su ERP o a la exportación de liquidación con su número de orden, ticket o factura intacto, y opere ambos procesadores en paralelo durante un ciclo de estados de cuenta cuando el volumen sea alto.

  • Conciliar por sucursal desde el primer día

    Configure cada sucursal como una ubicación en Multi-sucursal, con MID por ubicación, para que las liquidaciones, cuotas y reembolsos puedan informarse por sucursal y consolidarse para la oficina central. Concilie cada liquidación con el banco y con los cobros de su ERP a diario durante el primer ciclo de estados de cuenta, y conserve los últimos estados de cuenta del procesador anterior con sus registros de cierre de mes.

Preguntas de pago de los distribuidores de suministros HVAC

¿Cuál es el mejor procesador de pagos para un distribuidor de suministros HVAC?

El mejor procesador de pagos para un distribuidor de suministros HVAC es el que se ajusta a su mezcla de ventas en mostrador, depósitos de equipos y estados de cuenta de contratistas, así que evalúe el ajuste y no el precio de portada. Al comparar servicios para comerciantes mayoristas de HVAC, busque intercambio más margen con un margen por escrito, enlaces de depósito vinculados a órdenes de venta, tarjetas guardadas con autorización documentada, informes por sucursal, herramientas de gestión de disputas y una vía probada hacia su ERP. Luego compare cotizaciones escritas con los mismos estados de cuenta recientes.

¿Cuánto cuesta el procesamiento de tarjetas de crédito para distribuidores de HVAC?

Los costos de procesamiento de tarjetas de crédito de los distribuidores de HVAC dependen de su composición de tarjetas y de cómo se acepta cada una, así que no hay una cifra única. Con el intercambio más margen de RapidCents, el intercambio interbancario fijado por las redes de tarjetas se traslada al costo, más su margen de RapidCents indicado en su Fee Schedule y las cuotas de equipos o servicios que apliquen, mes a mes. Las tarjetas empresariales en pedidos grandes de equipos, los pedidos telefónicos ingresados manualmente y los reembolsos por devoluciones influyen en el total. Fee Check muestra el intercambio por separado del margen en un estado de cuenta cargado.

¿Puede Epicor Prophet 21 usar otro procesador de pagos?

Sí. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y la mejor opción depende de su versión y configuración de Prophet 21; dígale a su representante de RapidCents qué usa y él lo guiará. En cualquier caso, Prophet 21 sigue siendo el registro de órdenes y cuentas por cobrar mientras RapidCents cobra con terminales, enlaces de pago, facturas y la terminal virtual con el número de orden o de factura como referencia, y su equipo registra los pagos liquidados, las cuotas y los reembolsos desde una exportación de liquidación.

¿Cómo puede un distribuidor de HVAC cambiar de procesador sin perder el historial de pagos?

Exporte primero todo su historial de transacciones y mantenga abierta la cuenta de comerciante anterior hasta que se resuelvan los reembolsos, las disputas y los depósitos de equipos sin enviar tomados en ella. Los reembolsos y contracargos de transacciones anteriores se tramitan con el proveedor que las procesó. Pregunte a ambos proveedores si las tarjetas guardadas de contratistas pueden transferirse; si no, obtenga una autorización nueva en el siguiente pedido o estado de cuenta de cada contratista. Renueve los acuerdos de cobro automático de estados de cuenta y reenvíe los enlaces sin pagar desde RapidCents una lista a la vez, para no cobrar dos veces a ningún contratista ni omitir a ninguno.

¿Qué opciones de pago puede ofrecer un distribuidor de suministros HVAC en Estados Unidos?

Un distribuidor de suministros HVAC en Estados Unidos puede ofrecer tarjetas de crédito y débito Visa, Mastercard, American Express y Discover en el mostrador, incluido débito con PIN donde se admita, pagos con tarjeta mediante enlaces de pago, facturas y la terminal virtual, y pagos bancarios ACH para estados de cuenta y pedidos grandes de equipos, todo con liquidación en USD. Los cargos ACH requieren la autorización del contratista. Su representante de RapidCents configura la combinación que mejor se ajusta a su volumen en mostrador, por teléfono y en estados de cuenta.

¿Puede un contratista pagar un depósito de equipo por enlace?

Sí. Envíe un enlace de pago, o una solicitud de contratos y firmas electrónicas si quiere que la cotización se firme en el mismo paso, que nombre la orden exacta: número de orden de venta, nombre del trabajo y números de modelo del horno, condensador o bomba de calor que se pide. Muestre el monto del depósito y las condiciones del saldo, ya sea al recoger, antes de la entrega o a cuenta del contratista, y qué ocurre si se cancela el trabajo. El contratista recibe un recibo, y su equipo ve el depósito en esa orden.

¿Cómo se concilian los créditos de garantía con los saldos de cuenta?

Los créditos de garantía se concilian como notas de crédito en la cuenta del contratista en su ERP, registradas aparte de cualquier reembolso a tarjeta en RapidCents. Cuando su área de garantías aprueba el reclamo de una pieza devuelta, la nota de crédito debería hacer referencia al número de reclamo y a la factura original, y luego aplicarse al siguiente estado de cuenta o a una factura abierta. Si en cambio reembolsa la tarjeta por la misma pieza, aplique la nota de crédito a ese reembolso y no al estado de cuenta, para que el contratista nunca reciba el crédito dos veces.

¿Se conectará RapidCents con nuestro ERP de distribución HVAC?

RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge. RapidBridge funciona con Dynamics 365 Business Central, Acumatica, Oracle NetSuite y SAP Business One Web Client, y las transacciones liquidadas, las cuotas y los reembolsos se conectan con QuickBooks Online y Xero. La mejor opción depende del proveedor y la versión de su ERP: dígale a su representante de RapidCents qué sistema usa y él lo guiará. Antes de la puesta en marcha, pruebe la vía con órdenes reales, tickets de mostrador, depósitos y un reembolso.

¿Puede la oficina central de un contratista pagar compras hechas en varias de nuestras sucursales?

Sí. La oficina central de un contratista puede pagar un solo estado de cuenta que cubra tickets de mostrador de varias de sus sucursales, por enlace de pago de factura, con una tarjeta de empresa guardada o por pago bancario. Pida a la oficina que envíe un aviso de pago con los números de factura pagados, o envíe un enlace por estado de cuenta, para que cada pago llegue al trabajo y la sucursal correctos en su ERP. Los informes de Multi-sucursal consolidan la actividad con tarjeta de cada sucursal para su equipo de finanzas y conservan el detalle por ubicación.

¿Qué pasa si un contratista disputa un pago con tarjeta de una unidad de pedido especial?

Usted responde la disputa con evidencia antes del plazo, y el banco del titular de la tarjeta decide el resultado según las reglas de las redes de tarjetas, así que no se promete ningún resultado. Disputas y protección contra contracargos de RapidCents le ofrece alertas, un lugar para presentar evidencia y seguimiento de plazos. Para un horno, condensador o unidad de azotea de pedido especial, los registros útiles incluyen la cotización firmada con sus condiciones de cancelación o reposición, la confirmación del pedido con números de modelo y de serie, y el ticket de recogida firmado o la prueba de entrega.

¿Qué MCC se usa para los distribuidores de suministros HVAC?

El MCC 5074, equipos y suministros de plomería y calefacción, se asocia comúnmente con los distribuidores de suministros HVAC. RapidCents establece la categoría de comerciante correcta durante el alta, según lo que su negocio realmente vende y a quién, por lo que un distribuidor cuyas ventas se inclinan hacia otra categoría puede clasificarse de otra forma. El MCC indica a las redes de tarjetas qué tipo de negocio es usted; no cambia qué contratistas pueden comprarle ni las condiciones de sus cuentas.

Páginas de proveedores afines y contratistas de HVAC

La página de B2B y venta mayorista cubre condiciones de pago, órdenes de compra y registro en el ERP para todo tipo de distribuidor. Los mayoristas de plomería y de suministros eléctricos comparten sus cuentas de mostrador de contratistas, y la página de contratistas de HVAC trata de los técnicos que cobran a propietarios.

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