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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Traitement des paiements pour distributeurs de CVC

Le traitement des paiements pour distributeurs de CVC doit couvrir les acomptes avant la commande des fournaises, les ventes de pièces au comptoir et les soldes de comptes d'entrepreneurs payés selon les relevés mensuels. RapidCents y répond avec des liens de paiement, des terminaux de comptoir, le terminal virtuel et la facturation.

Un employé d'un distributeur tend un terminal de paiement à un client professionnel au comptoir, devant des étagères de stock
Un entrepreneur qui vient chercher de l'équipement ou des pièces peut payer sans contact ou par puce sur un terminal de comptoir, et la vente apparaît dans le tableau de bord RapidCents.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les distributeurs de CVC sont payés

Les distributeurs de CVC sont payés par les gens de métier : entrepreneurs en CVC résidentiel, entrepreneurs en mécanique du bâtiment, techniciens en réfrigération et équipes d'entretien d'immeubles. L'argent arrive sous forme d'acomptes et de soldes sur équipement, de ventes au comptoir, de commandes par téléphone, de réapprovisionnements de pièces et de paiements de relevés sur comptes de succursale. Chaque paiement doit porter la commande, le bon de commande ou le chantier que votre ERP utilise pour l'imputer. Les entrepreneurs en CVC ont leur propre page.

  • Acomptes et soldes sur équipement

    Un entrepreneur verse un acompte à la signature d'une soumission pour une fournaise, un condenseur, une thermopompe ou une unité de toit commandée à l'usine, puis le solde à la remise ou à la livraison. Les acomptes passent par un lien de paiement ou les contrats et signatures électroniques; les soldes se paient au comptoir, par lien ou sur compte. Si une unité est en souffrance, l'acompte reste sur la commande. La finance voit les deux paiements ensemble.

  • Ventes de pièces au comptoir

    Entre deux appels, les techniciens achètent condensateurs, contacteurs, moteurs, allumeurs, filtres et cuivre au comptoir de la succursale. Ils paient sur un terminal de comptoir avec une carte d'entreprise, ou portent le billet au compte de l'entrepreneur s'ils sont acheteurs autorisés. Sans bon de commande ni nom de chantier sur le billet, le bureau de l'entrepreneur ne peut pas imputer les pièces; demandez-les donc au comptoir. La finance rapproche chaque vente par carte de son billet de comptoir.

  • Commandes par téléphone au service interne des ventes

    Les entrepreneurs appellent le service interne des ventes pour commander de l'équipement, du frigorigène ou une pièce à ramasser le lendemain matin. Le personnel saisit la carte dans le terminal virtuel avec vérification de l'adresse et du code de sécurité; les autorisations selon le rôle déterminent qui rembourse. Si l'appelant ne figure pas sur la liste des acheteurs autorisés du compte, le personnel ne prend pas la carte. Le journal d'audit indique quel employé a saisi chaque paiement.

  • Réapprovisionnement de pièces sur carte d'entreprise enregistrée

    Les entreprises de service et les équipes d'entretien recommandent les mêmes filtres, courroies, condensateurs et frigorigène. Avec l'autorisation écrite de l'entrepreneur, une carte d'entreprise est enregistrée sous forme de jeton dans le coffre de cartes sécurisé et débitée à l'expédition de chaque commande; l'autorisation précise les commandes visées, qui peut l'utiliser et comment l'annuler. Le service de mise à jour des cartes enregistrées peut actualiser une carte remplacée.

  • Paiements de relevés sur comptes d'entrepreneurs en succursale

    Les entrepreneurs dont le crédit est approuvé achètent sur compte dans une ou plusieurs succursales et paient un relevé mensuel selon les modalités convenues. Le bureau paie par lien de paiement de facture, par une carte enregistrée qu'il a autorisée pour les relevés, ou par paiement bancaire. Un paiement par carte ne modifie pas les modalités convenues et n'est pas du financement. Si le bureau paie en partie, une facture contestée reste ouverte pendant que les autres sont réglées.

Comment les entrepreneurs paient-ils les acomptes sur équipement CVC et les soldes de livraison?

Les entrepreneurs paient l'acompte sur équipement CVC par un lien de paiement ou une soumission signée dans les contrats et signatures électroniques, qui indique la commande, le chantier et les numéros de modèle, puis règlent le solde à la remise, avant la livraison ou sur compte. Le paiement porte cette référence dans RapidCents : les ventes internes peuvent lancer la commande d'usine, et la finance peut rapprocher le solde de la même commande à l'expédition du condenseur, de la fournaise ou de la thermopompe.

  • Déroulement de la demande d'acompte

    Les ventes internes préparent la soumission d'équipement dans votre ERP, puis l'envoient par les contrats et signatures électroniques pour que l'entrepreneur signe et paie l'acompte en une seule étape, ou envoient un lien de paiement portant le numéro de commande et le nom du chantier comme références. L'entrepreneur paie par carte et reçoit un reçu; votre équipe voit le lien marqué payé dans le tableau de bord avant de passer la commande à l'usine.

  • À régler avant l'envoi du premier lien

    Rédigez une règle d'acompte pour chaque type de commande : unités en stock, équipement sur commande spéciale, expéditions directes et commandes d'usine commerciales. Inscrivez les modalités de solde sur la soumission (exigible à la remise, avant la livraison ou sur compte), précisez quels acomptes sont remboursables si le chantier est annulé et si votre politique de retour prévoit des frais de réapprovisionnement. Réglez chaque lien pour qu'il expire en même temps que le prix de la soumission.

  • Commandes en souffrance, changements de prix et refus

    Quand le serpentin est expédié mais que le condenseur assorti est en souffrance, gardez l'acompte sur la commande et facturez le solde au fil des expéditions. Si le prix du fabricant change avant, révisez la soumission et ajustez le solde, jamais l'acompte déjà payé. Si une carte est refusée à cause de sa limite, ne fractionnez jamais le paiement pour le faire passer; convenez d'un calendrier d'étapes documenté ou proposez un paiement bancaire.

  • Le remplacement d'une thermopompe, acompte d'abord

    Disons qu'un entrepreneur résidentiel commande une thermopompe, l'unité de traitement d'air assortie et un jeu de conduites pour un remplacement dans dix jours, et que son gestionnaire de bureau signe la soumission et paie l'acompte par les contrats et signatures électroniques. La thermopompe est en souffrance une semaine, donc l'acompte reste sur la commande. Quand les deux pièces arrivent au comptoir, le technicien paie le solde sur le terminal de comptoir selon le même numéro de commande.

Comment les paiements des comptes d'entrepreneurs en succursale sont encaissés et imputés

Les paiements des comptes d'entrepreneurs en succursale sont encaissés auprès du bureau de l'entrepreneur selon un relevé qui énumère chaque billet de comptoir avec son nom de chantier ou son bon de commande, payés par lien de paiement de facture ou par une carte que le bureau a autorisée pour les relevés. Quand chaque paiement nomme les factures qu'il couvre, votre ERP l'impute aux bons billets et aux bonnes succursales, et votre équipe de crédit voit ce qui reste ouvert.

  • Déroulement d'un paiement de relevé

    Votre ERP clôture le mois et produit le relevé de chaque entrepreneur. Envoyez-le par courriel avec un lien de paiement pour le solde, portant le numéro de compte et la date du relevé comme références, ou facturez par la facturation RapidCents, qui suit chaque facture de l'envoi au paiement et envoie des rappels avant les dates d'échéance. Le teneur de livres paie en totalité ou en partie, et un paiement partiel s'applique au solde ouvert.

  • Acheteurs autorisés, bons de commande et cartes de relevé enregistrées

    Configurez chaque compte avant le premier relevé : quels techniciens peuvent porter des achats au comptoir, si chaque billet exige un bon de commande ou un nom de chantier, et qui, au bureau de l'entrepreneur, approuve les paiements. Si le bureau veut que les relevés soient débités sur une carte enregistrée, obtenez une autorisation écrite qui précise la base du montant, la date de débit, l'avis préalable et la façon d'annuler, et conservez-la au dossier.

  • Paiements partiels, suspensions de crédit et doubles paiements

    Un entrepreneur peut payer une facture en partie, par exemple pour un moteur retourné et non encore crédité; appliquez le paiement aux factures qu'il nomme et laissez la facture contestée dans l'âge des comptes. Sur un compte en suspension de crédit, un lien payé apparaît dans le tableau de bord, mais c'est votre équipe de crédit qui décide quand libérer les commandes. Si le bureau paie un billet qu'un technicien a déjà payé au comptoir, remboursez le doublon ou gardez-le comme crédit.

  • Trois équipes, deux succursales, un relevé

    Disons qu'un entrepreneur de service avec trois équipes achète dans deux de vos succursales tout le mois, en identifiant chaque billet de comptoir par nom de chantier. Votre ERP produit un seul relevé, et le bureau le paie par lien, sauf un billet pour un moteur de ventilateur de condenseur qu'il dit avoir retourné. La finance applique le paiement aux billets payés, et la question du moteur est transmise à votre service des garanties.

Produits RapidCents pour les distributeurs de CVC

La facturation et les liens de paiement encaissent les soldes de relevés et les acomptes sur équipement avec des références de commande et de chantier, les contrats et signatures électroniques associent une soumission d'équipement signée à son acompte, et les terminaux de comptoir acceptent les cartes des techniciens au comptoir de la succursale et à la remise.

Garder les crédits de garantie, les retours et les consignes de bouteilles à part des remboursements par carte

Les crédits de garantie, les marchandises retournées et les consignes de bouteilles retournables doivent d'abord figurer au compte de l'entrepreneur sous forme de notes de crédit; un remboursement par carte est une transaction RapidCents distincte que vous choisissez délibérément. En gardant les deux séparés, vous évitez de créditer deux fois un entrepreneur pour une même réclamation, la finance peut rapprocher chaque crédit de sa réclamation, de son retour ou de sa bouteille, et la vente par carte d'origine reste intacte comme preuve en cas de contestation.

  • Déroulement d'un crédit de garantie

    Un technicien rapporte la pièce défectueuse avec ses numéros de modèle et de série et la facture d'origine. Votre service des garanties dépose la réclamation selon le processus du fabricant et, si elle est approuvée, votre ERP émet une note de crédit qui renvoie au numéro de réclamation et s'applique au prochain relevé de l'entrepreneur ou à une facture ouverte. Rien ne se passe dans RapidCents, puisqu'aucun argent n'est transféré par carte; la vente d'origine au comptoir reste telle quelle.

  • Quand un crédit devient un remboursement par carte

    Décidez de la règle avant le premier retour. Un entrepreneur avec compte reçoit normalement un crédit sur son relevé. Un client de passage sans compte qui a payé par carte est remboursé sur la carte utilisée, par un employé dont le rôle permet les remboursements, et le numéro de réclamation ou de retour est consigné avec ce remboursement dans votre ERP. Utilisez une seule voie par réclamation, jamais les deux.

  • Retours, frais de réapprovisionnement et consignes de bouteilles

    Les retours de stock se font selon votre autorisation de retour; les unités sur commande spéciale peuvent comporter des frais de réapprovisionnement si votre politique en prévoit, de sorte que le crédit ou le remboursement correspond au montant net. Facturez la consigne d'une bouteille de frigorigène retournable sur sa propre ligne de facture et créditez-la quand la bouteille est reçue selon son numéro d'étiquette. Les vérifications de certification avant la remise du frigorigène restent une étape au comptoir; le dossier de paiement ne les remplace pas.

  • Un moteur remplacé lors d'un appel sans chauffage, crédité et non remboursé

    Disons que, lors d'un appel pour absence de chauffage, un technicien achète un moteur de soufflante de remplacement au comptoir avec la carte de l'entreprise et laisse le moteur défectueux, étiqueté avec son numéro de série. Trois semaines plus tard, la réclamation est approuvée et une note de crédit arrive sur le prochain relevé de l'entrepreneur. La vente par carte n'est jamais remboursée, donc la finance voit une vente et un crédit, chacun avec sa propre référence.

Qu'est-ce qui fait varier les coûts de traitement par carte de crédit des distributeurs de CVC?

Votre répartition des cartes utilisées et la façon dont chaque carte est acceptée déterminent les coûts de traitement par carte de crédit des distributeurs de CVC. RapidCents applique la tarification interchange plus : l'interchange fixé par les réseaux de cartes est transmis au coût, auquel s'ajoutent votre marge RapidCents indiquée dans votre barème de frais et les frais d'équipement ou de services, le cas échéant, au mois, sans durée fixe. Pour les paiements B2B pour fournitures de CVC, regardez d'abord les cartes commerciales et les commandes saisies par téléphone.

  • Type de carte sur les gros billets d'équipement

    Les entrepreneurs paient souvent les commandes de fournaises, de condenseurs et d'unités de toit avec des cartes d'entreprise, commerciales ou d'achat, dont l'interchange diffère de celui des cartes de débit ou de crédit de consommation. Un mois chargé de commandes d'usine commerciales peut coûter plus cher à traiter qu'un mois achalandé au comptoir pour le même total de ventes. Demandez votre répartition des cartes utilisées par type pour voir quelle place les cartes commerciales occupent dans votre volume.

  • Sans contact au comptoir ou saisie par téléphone

    Une carte acceptée sans contact ou par puce sur le terminal de comptoir tombe dans d'autres catégories d'interchange que la même carte saisie dans le terminal virtuel par les ventes internes ou payée en ligne par lien. Les paiements saisis manuellement et en ligne comportent généralement un interchange plus élevé et une plus grande exposition à la fraude; une succursale qui passe du paiement par téléphone au paiement avec carte présente modifie donc sa répartition des coûts.

  • Données enrichies sur les cartes d'achat

    Certains entrepreneurs en mécanique et acheteurs d'immeubles paient avec des cartes d'achat, pour lesquelles des données enrichies de niveau 2 ou 3, comme le numéro de bon de commande, le montant de taxe et les lignes de détail, peuvent accompagner le paiement. Parlez-en à votre représentant RapidCents pour savoir comment transmettre ces données dans votre configuration. L'effet éventuel sur l'interchange dépend de la carte et des données transmises, et se lit sur vos relevés.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Apportez des relevés de traitement des paiements récents d'un mois de pointe de chauffage ou de climatisation et d'un mois plus calme, votre répartition des cartes utilisées par type, le montant moyen par transaction selon le canal (comptoir, téléphone et lien), la part des relevés payés par carte plutôt que par paiement bancaire, et le nombre de remboursements et de rétrofacturations liés aux retours d'équipement. Fee Check lit un relevé téléversé et sépare l'interchange de la marge, pour que vous compariez des éléments comparables.

Intégrer les paiements de factures d'équipement CVC à votre ERP de distribution

Les paiements de factures d'équipement CVC arrivent dans votre ERP de distribution par la voie qui convient à votre système : une application RapidBridge pour les logiciels Web, un fichier d'importation de règlement, une exportation de fichier ou du développement sur mesure avec l'API de la passerelle de paiement. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge, et votre représentant RapidCents vous présente les options pour votre ERP, votre version et votre hébergement.

  • Epicor Prophet 21

    Epicor Prophet 21 contient les commandes et les comptes clients auxquels chaque paiement doit correspondre. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge; la bonne option dépend de votre version et de votre hébergement de Prophet 21, et votre représentant RapidCents vous guide. D'ici là, inscrivez le numéro de commande sur chaque paiement comme référence et saisissez les écritures à partir d'une exportation de règlement.

  • NetSuite et SAP Business One

    RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client : un paiement par carte peut donc s'enregistrer sur la facture client que vous avez déjà ouverte. Les paiements réglés, les frais et les remboursements s'exportent aussi depuis les rapports dans un format d'importation et se rapprochent des factures clients par numéro de commande ou de facture. Testez d'abord un mois de règlements et de remboursements de succursale, et si un module de paiement est installé, vérifiez s'il limite votre choix de processeur.

  • Dynamics 365 Business Central et Acumatica

    RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central et Acumatica : chaque paiement peut donc atterrir sur la bonne facture client et le bon chantier déjà ouverts dans votre ERP. Si votre édition est hébergée ou personnalisée, votre représentant RapidCents vous présente la meilleure voie : un lien de paiement hors de l'ERP, un fichier de règlement que vous importez ou du développement sur mesure avec l'API de la passerelle de paiement et ses notifications Web automatisées.

  • QuickBooks Online et Xero

    Les petits distributeurs d'une seule succursale utilisent parfois un système distinct de comptoir ou d'inventaire, avec QuickBooks Online ou Xero comme grand livre. RapidCents relie à ces deux outils les transactions par carte réglées, les frais et les remboursements. Vérifiez comment les notes de crédit de garantie de votre système de comptoir parviennent au grand livre, puisqu'il ne s'agit pas de transactions par carte.

  • Terminaux de comptoir à côté de l'écran de l'ERP

    APPIE permet au logiciel de comptoir que vous utilisez déjà de piloter les terminaux RapidCents, et le personnel garde l'écran qu'il connaît. Lorsqu'un terminal fonctionne de façon autonome, le personnel saisit le total du billet dans le terminal et marque le billet payé dans l'ERP. Convenez de la façon dont le personnel consigne l'autorisation du terminal sur le billet, et rapprochez le lot de chaque succursale des billets de la journée, pour détecter le jour même un montant mal saisi.

Options de paiement pour les distributeurs de CVC au Canada

Les distributeurs de CVC au Canada peuvent accepter le débit Interac et les cartes Visa, Mastercard et American Express au comptoir de la succursale, les paiements par carte par lien ou par téléphone, ainsi que les paiements bancaires par EFT ou par débit préautorisé (PAD) pour les relevés d'entrepreneurs, avec un règlement en CAD.

  • Débit Interac au comptoir de pièces

    Les techniciens qui paient avec une carte de débit d'entreprise peuvent l'insérer avec paiement par puce et NIP ou la présenter sans contact sur le terminal de comptoir, au comptoir de la succursale ou au guichet de remise. Les limites quotidiennes de débit sont fixées par la banque de chaque titulaire de carte; un gros solde d'équipement peut donc exiger une carte de crédit d'entreprise ou un achat porté au compte de l'entrepreneur.

  • EFT et PAD pour les soldes de relevés

    Les entrepreneurs qui préfèrent payer leurs relevés à partir d'un compte bancaire peuvent utiliser les paiements bancaires par EFT. Avec le débit préautorisé (PAD), vous prélevez le montant du relevé à la date prévue dans l'accord de débit préautorisé signé par l'entrepreneur; chaque paiement devrait porter le numéro de compte et la date du relevé pour atterrir sur le bon solde.

  • TPS/TVH et règlement en CAD

    La TPS/TVH et toute taxe de vente provinciale sur l'équipement et les pièces sont calculées par votre ERP et imprimées sur la facture; le paiement par carte ou par voie bancaire encaisse le total de la facture et ne calcule pas les taxes. Les paiements par carte et par voie bancaire sont réglés en CAD, et les rapports de règlement s'exportent en CSV ou en PDF pour votre grand livre.

Changer de processeur sans perdre l'historique des comptes d'entrepreneurs

Pour changer de processeur de paiement sans perdre l'historique des comptes d'entrepreneurs, exportez votre historique de transactions, dressez l'inventaire des cartes enregistrées et des sommes ouvertes, comme les acomptes sur équipement non expédié, et gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à ce que les remboursements et les contestations sur ses ventes soient réglés. Testez chaque flux CVC sur RapidCents avant de basculer le trafic réel, et planifiez la bascule en saison intermédiaire plutôt qu'à la première vague de chaleur ou de froid.

  • Faire l'inventaire des sommes ouvertes

    Avant la bascule, dressez la liste des cartes d'entrepreneurs enregistrées et de l'autorisation derrière chacune, des ententes de prélèvement automatique de relevés, des acomptes pris sur de l'équipement non expédié, des crédits de garantie en attente d'approbation du fabricant, des remboursements dus sur des retours et des liens de paiement encore impayés. Chacun a besoin d'un responsable et d'un plan : le terminer sur l'ancien compte ou le transférer à RapidCents avec de nouveaux documents.

  • Cartes enregistrées et autorisations

    Les jetons de carte ne se transfèrent pas automatiquement d'un processeur à l'autre. Demandez aux deux fournisseurs si un transfert est possible; sinon, obtenez une nouvelle autorisation au prochain paiement de relevé ou à la prochaine commande de chaque entrepreneur, et enregistrez la carte dans RapidCents avec ce consentement. Conservez les anciens dossiers d'autorisation, car ils expliquent les paiements effectués avant le changement si une contestation survient plus tard.

  • Tester chaque flux CVC avant la mise en service

    Une fois votre compte approuvé, effectuez une vente et un remboursement au comptoir sur le terminal de chaque succursale, une commande par téléphone dans le terminal virtuel, un lien d'acompte avec une référence de commande, un paiement partiel de relevé et un réapprovisionnement sur carte enregistrée. Vérifiez que chacun arrive dans votre ERP ou votre exportation de règlement avec son numéro de commande, de billet ou de facture intact, et faites fonctionner les deux processeurs en parallèle pendant un cycle de relevés si le volume est élevé.

  • Rapprocher par succursale dès le premier jour

    Configurez chaque succursale comme un emplacement dans Multi-succursales, avec des numéros de commerçant propres à chaque emplacement, pour que les règlements, les frais et les remboursements puissent être rapportés par succursale et regroupés pour le siège social. Rapprochez chaque règlement du compte bancaire et des encaissements de votre ERP chaque jour pendant le premier cycle de relevés, et conservez les derniers relevés de l'ancien processeur avec vos documents de fin de mois.

Questions de paiement des distributeurs de CVC

Quel est le meilleur processeur de paiement pour un distributeur de CVC?

Le meilleur processeur de paiement pour un distributeur de CVC est celui qui convient à votre combinaison de ventes au comptoir, d'acomptes sur équipement et de relevés d'entrepreneurs; jugez l'adéquation plutôt que le prix affiché. En comparant les services aux commerçants pour grossistes en CVC, cherchez la tarification interchange plus avec une marge écrite, des liens d'acompte liés aux commandes, des cartes enregistrées avec autorisation documentée, des rapports par succursale, des outils de gestion des contestations et une voie testée vers votre ERP. Comparez ensuite des offres écrites à partir des mêmes relevés récents.

Combien coûte le traitement par carte de crédit pour les distributeurs de CVC?

Les coûts de traitement par carte de crédit des distributeurs de CVC dépendent de votre répartition des cartes utilisées et de la façon dont chaque carte est acceptée; il n'y a donc pas de chiffre unique. Avec la tarification interchange plus de RapidCents, l'interchange fixé par les réseaux de cartes est transmis au coût, auquel s'ajoutent votre marge RapidCents indiquée dans votre barème de frais et les frais d'équipement ou de services applicables, au mois. Les cartes d'entreprise sur les grosses commandes d'équipement, les commandes saisies par téléphone et les remboursements sur retours influencent le total. Fee Check sépare l'interchange de la marge sur un relevé téléversé.

Epicor Prophet 21 peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend de votre version et de votre configuration de Prophet 21; dites à votre représentant RapidCents ce que vous utilisez et il vous guidera. Dans tous les cas, Prophet 21 reste le registre des commandes et des comptes clients pendant que RapidCents encaisse par terminaux, liens de paiement, factures et terminal virtuel avec le numéro de commande ou de facture comme référence, et votre équipe saisit les paiements réglés, les frais et les remboursements à partir d'une exportation de règlement.

Comment un distributeur de CVC peut-il changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Exportez d'abord tout votre historique de transactions, et gardez l'ancien compte marchand ouvert jusqu'à ce que les remboursements, les contestations et les acomptes sur équipement non expédié pris sur ce compte soient réglés. Les remboursements et les rétrofacturations sur les anciennes transactions passent par le fournisseur qui les a traitées. Demandez aux deux fournisseurs si les cartes d'entrepreneurs enregistrées peuvent être transférées; sinon, obtenez une nouvelle autorisation à la prochaine commande ou au prochain relevé de chaque entrepreneur. Renouvelez les ententes de prélèvement automatique de relevés et renvoyez les liens impayés depuis RapidCents une liste à la fois, pour qu'aucun entrepreneur ne soit débité deux fois ou oublié.

Quelles options de paiement un distributeur de CVC au Canada peut-il offrir?

Un distributeur de CVC au Canada peut offrir le débit Interac et les cartes de crédit Visa, Mastercard et American Express au comptoir, les paiements par carte au moyen de liens de paiement, de factures et du terminal virtuel, ainsi que les paiements bancaires par EFT ou PAD pour les relevés et les grosses commandes d'équipement, tous réglés en CAD. Le PAD exige l'accord signé de l'entrepreneur. Votre représentant RapidCents configure la combinaison qui convient à votre volume au comptoir, par téléphone et sur relevé.

Un entrepreneur peut-il payer un acompte sur équipement par lien?

Oui. Envoyez un lien de paiement, ou une demande de contrats et signatures électroniques si vous voulez que la soumission soit signée dans la même étape, qui nomme la commande exacte : numéro de commande, nom du chantier et numéros de modèle de la fournaise, du condenseur ou de la thermopompe commandés. Indiquez le montant de l'acompte et les modalités du solde (exigible à la remise, avant la livraison ou sur le compte de l'entrepreneur), ainsi que ce qui arrive si le chantier est annulé. L'entrepreneur reçoit un reçu, et votre équipe voit l'acompte sur cette commande.

Comment les crédits de garantie sont-ils rapprochés des soldes de compte?

Les crédits de garantie sont rapprochés sous forme de notes de crédit au compte de l'entrepreneur dans votre ERP, consignées à part de tout remboursement par carte dans RapidCents. Quand votre service des garanties approuve la réclamation sur une pièce retournée, la note de crédit devrait renvoyer au numéro de réclamation et à la facture d'origine, puis s'appliquer au prochain relevé ou à une facture ouverte. Si vous remboursez plutôt la carte pour la même pièce, appliquez la note de crédit à ce remboursement et non au relevé, pour que l'entrepreneur ne soit jamais crédité deux fois.

RapidCents se connectera-t-il à notre ERP de distribution CVC?

RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge. RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central, Acumatica, Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client, et les transactions réglées, les frais et les remboursements se relient à QuickBooks Online et à Xero. La bonne option dépend du fournisseur et de la version de votre ERP : dites à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez et il vous guidera. Avant la mise en service, essayez la voie avec de vraies commandes, des billets de comptoir, des acomptes et un remboursement.

Le siège social d'un entrepreneur peut-il payer des achats faits dans plusieurs de nos succursales?

Oui. Le siège social d'un entrepreneur peut payer un seul relevé couvrant les billets de comptoir de plusieurs de vos succursales, par lien de paiement de facture, par une carte d'entreprise enregistrée ou par paiement bancaire. Demandez au bureau d'envoyer un avis de paiement énumérant les numéros de facture payés, ou envoyez un lien par relevé, pour que chaque paiement atterrisse sur le bon chantier et la bonne succursale dans votre ERP. Les rapports Multi-succursales regroupent l'activité par carte de chaque succursale pour votre équipe de finance tout en conservant le détail par emplacement.

Que se passe-t-il si un entrepreneur conteste un paiement par carte pour une unité sur commande spéciale?

Vous répondez à la contestation avec des preuves avant l'échéance, et la banque du titulaire de carte tranche selon les règles des réseaux de cartes; aucun résultat n'est donc promis. Litiges et protection contre les rétrofacturations de RapidCents vous offre des alertes, un endroit pour soumettre des preuves et le suivi des échéances. Pour une fournaise, un condenseur ou une unité de toit sur commande spéciale, les documents utiles comprennent la soumission signée avec ses modalités d'annulation ou de réapprovisionnement, la confirmation de commande avec les numéros de modèle et de série, et le billet de ramassage signé ou la preuve de livraison.

Quel code MCC s'applique aux distributeurs de CVC?

Le MCC 5074, équipement et fournitures de plomberie et de chauffage, est couramment associé aux distributeurs de CVC. RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'ouverture du compte, selon ce que votre entreprise vend réellement et à qui; un distributeur dont les ventes penchent vers une autre catégorie peut donc être classé autrement. Le MCC indique aux réseaux de cartes quel type d'entreprise vous êtes; il ne change ni les entrepreneurs qui peuvent acheter chez vous ni les modalités de leurs comptes.

Pages pour les fournisseurs connexes et les entrepreneurs en CVC

La page B2B et vente en gros couvre les modalités de paiement, les bons de commande et la saisie dans l'ERP pour tous les types de distributeurs. Les grossistes en plomberie et en fournitures électriques partagent vos comptes de comptoir, et la page des entrepreneurs en CVC traite des techniciens qui encaissent auprès des propriétaires.

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Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge. Choisissez un mois de pointe de chauffage ou de climatisation, pour que le relevé reflète vos plus grosses commandes d'équipement et vos paiements par téléphone.

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