Procesamiento de pagos para proveedores industriales y distribuidores de MRO

Ningún procesador es el mejor para todos los proveedores industriales de MRO; el adecuado maneja los pedidos urgentes, las órdenes de compra de las plantas y el reabastecimiento de almacén como ya trabajan sus sucursales. Al comparar servicios para comerciantes de suministros industriales, busque enlaces de pago vinculados al pedido y acceso al terminal virtual para pedidos urgentes, terminales de mostrador en la recogida, tarjetas guardadas con autorización escrita y campos de referencia para orden de compra, entrega y código de costo. Luego revise la vía hacia su ERP y si la tarifa muestra el intercambio interbancario aparte del margen, sin plazo fijo. Compare cotizaciones escritas sobre el mismo estado de cuenta.

No hay una cifra única: con la tarifa de intercambio más margen, el costo de un distribuidor de MRO depende de qué tarjetas usan las plantas, de cómo se toma cada pago y del tamaño del ticket. RapidCents traspasa el intercambio interbancario al costo y cobra el margen indicado en su Fee Schedule, más cuotas por equipo o servicios, si corresponden. La tarjeta de compras corporativas de una planta generalmente tiene un intercambio mayor que la tarjeta de débito de un contratista, y un pedido urgente ingresado por teléfono suele costar más que uno pagado con chip o sin contacto en el mostrador. Fee Check separa un estado de cuenta cargado en intercambio y margen.

En la mayoría de las configuraciones, sí. RapidCents se integra con muchas plataformas importantes mediante APPIE y RapidBridge, y la mejor opción para Prophet 21 depende de su versión y de si hay un complemento de pagos incluido o una pasarela obligatoria. Mientras tanto, los enlaces de pago con el número de factura funcionan en paralelo. RapidBridge funciona con Dynamics 365 Business Central, Acumatica, Oracle NetSuite y SAP Business One Web Client, y QuickBooks Online y Xero reciben las transacciones liquidadas, las comisiones y los reembolsos. Su representante de RapidCents le guiará según su configuración.

Conserve el historial exportándolo del procesador anterior y dejando esa cuenta abierta hasta que se resuelvan sus últimos reembolsos y disputas; las órdenes de venta, facturas, órdenes de compra y códigos de costo nunca salen de su ERP. Antes del cambio, obtenga reportes de transacciones, reembolsos y contracargos, enumere cada planta con una tarjeta de compras guardada y su autorización, y anote los pagos de reabastecimiento y reparación que aún podrían reembolsarse por la cuenta anterior. Las tarjetas guardadas se transfieren solo cuando ambos proveedores aceptan, así que prevea que algunas plantas tendrán que autorizar de nuevo.

Un proveedor industrial de MRO en Estados Unidos puede ofrecer a las plantas pagos con tarjeta y pagos bancarios ACH. Los compradores pueden pagar con Visa, Mastercard, American Express o Discover, incluidas las tarjetas de compras corporativas, ya sea que pidan por teléfono un pedido urgente, abran un enlace de factura o recojan en el mostrador, con débito con PIN para clientes de mostrador. ACH se adapta a facturas de reparación grandes, saldos mensuales y reabastecimiento una vez que la planta autoriza el cargo. Los pagos se liquidan en USD. Su representante de RapidCents le indicará qué métodos incluir en sus facturas.

Sí, mediante un enlace de pago seguro vinculado a la orden de venta y enviado solo a un comprador ya registrado en la cuenta de la planta. Si su personal puede confirmar quién llama, también puede tomar la tarjeta por teléfono en el terminal virtual. Verifique a un llamante desconocido llamando al número principal de la planta antes de liberar cualquier cosa. El comprador paga desde un teléfono o una computadora, el pago conserva el número de la orden de venta y el mostrador de recogida entrega las piezas a la persona designada. Nunca acepte datos de tarjeta por mensaje de texto o correo electrónico.

Los códigos de costo aparecen como valores de referencia que su equipo añade: capturados con el pedido, impresos en la factura e ingresados en el campo de referencia del enlace de pago. Un pago con tarjeta de compras corporativas no lleva por sí solo el código de costo de la planta. Acuerde el formato exacto con cada planta, además de cualquier otra referencia que desee, como una orden de trabajo o un número de activo. Como los nombres y límites de los campos varían según la configuración, haga un pago de prueba y compruebe que cada código llegue a sus exportaciones y reportes de conciliación antes de decir a las plantas qué esperar.

No. La autorización de compras permanece en el propio sistema de compras de la planta y en los controles de crédito y pedidos de su ERP. La aprobación de una tarjeta solo significa que el emisor aceptó ese pago; no le dice que la compra pasó por el presupuesto o la cadena de aprobación de la planta. Si una planta exige una orden de compra antes de que usted envíe, aplíquelo en su proceso de pedidos y conserve la orden de compra con la factura y el pago.

Sí, con la autorización escrita de la planta y con la tarjeta guardada como token y no en papel. Trátelo como un cargo por factura, no como una suscripción fija: los montos cambian con cada conteo, por lo que la planta debe recibir la factura y tener un plazo acordado para consultarla antes de que usted cargue. RapidCents conserva el token en la bóveda segura de tarjetas del perfil de cliente de la planta, y los permisos de rol deciden qué personal puede cargarlo o reembolsarlo. De lo contrario, cada factura sale con su propio enlace de pago.

Reembólselas o acredítelas según su política de devoluciones escrita, contra la factura y el pago originales. Si la planta pagó con tarjeta, reembolse el monto aprobado a esa tarjeta, o emita una nota de crédito en la cuenta si la planta lo prefiere, pero no ambas cosas por la misma devolución. Descuente un cargo por reposición solo donde su política y las condiciones del pedido lo permitan, y trate los artículos de pedido especial o no retornables como lo establece su política. Conserve el número de autorización de devolución junto con el reembolso para que ambas partes puedan conciliarlo.

El MCC 5085 (suministros industriales, no clasificados en otra parte) se asocia comúnmente con los distribuidores industriales de MRO. RapidCents fija la categoría durante el alta revisando su gama real de productos y cómo venden sus sucursales. Los programas de tarjetas de compras de las plantas pueden restringir las categorías de comercio con las que funciona una tarjeta, una razón más para que la categoría refleje su negocio real. Mencione cualquier taller de reparación, armado de mangueras u otro trabajo de servicio que opere para que la revisión lo incluya.