Traitement des paiements pour fournisseurs industriels et distributeurs MRO

Aucun processeur n'est le meilleur pour tous les fournisseurs industriels MRO; le bon est celui qui gère les commandes d'urgence, les bons de commande des usines et le réapprovisionnement de magasin comme vos succursales travaillent déjà. En comparant des services aux commerçants pour fournitures industrielles, cherchez des liens de paiement liés aux commandes et un accès au terminal virtuel pour les commandes urgentes, des terminaux de comptoir au comptoir de ramassage, des cartes enregistrées avec autorisation écrite et des champs de référence pour le bon de commande, la livraison et le code de coût. Vérifiez ensuite le chemin vers votre ERP et si la tarification montre l'interchange séparé de la majoration, sans durée fixe. Comparez des soumissions écrites sur le même relevé.

Il n'y a pas de chiffre unique: avec la tarification interchange plus, le coût d'un distributeur MRO dépend des cartes que les usines utilisent, de la façon dont chaque paiement est pris et de la taille du billet. RapidCents transmet l'interchange au coût et facture la majoration indiquée dans votre grille tarifaire, plus des frais pour l'équipement ou les services, le cas échéant. La carte d'achat d'une usine comporte généralement un interchange plus élevé que la carte de débit d'un entrepreneur, et une commande d'urgence saisie par téléphone coûte habituellement plus cher qu'une commande payée par puce ou sans contact au comptoir. Fee Check sépare un relevé téléversé en interchange et majoration.

Dans la plupart des configurations, oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option pour Prophet 21 dépend de votre version et de la présence d'un module de paiement intégré ou d'une passerelle obligatoire. D'ici là, des liens de paiement portant le numéro de facture fonctionnent en parallèle. RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central, Acumatica, Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client, et QuickBooks Online et Xero reçoivent les transactions réglées, les frais et les remboursements. Votre représentant RapidCents vous guidera selon votre configuration.

Conservez l'historique en l'exportant de l'ancien processeur et en laissant ce compte ouvert jusqu'à la résolution de ses derniers remboursements et contestations; les commandes client, factures, bons de commande et codes de coût ne quittent jamais votre ERP. Avant la bascule, tirez les rapports de transactions, de remboursements et de rétrofacturations, listez chaque usine ayant une carte d'achat enregistrée et son autorisation, et notez les paiements de réapprovisionnement et de réparation qui pourraient encore être remboursés par l'ancien compte. Les cartes enregistrées ne se transfèrent que si les deux fournisseurs y consentent; prévoyez donc que certaines usines devront autoriser de nouveau.

Un fournisseur industriel MRO au Canada peut offrir aux usines les cartes de crédit, le débit Interac et les paiements bancaires. Visa, Mastercard et American Express, cartes d'achat comprises, couvrent les commandes d'urgence par téléphone, les liens de facture et les paiements au comptoir de ramassage. Les entrepreneurs de passage peuvent payer par débit Interac au comptoir, avec la carte insérée ou présentée sans contact. Pour les soldes mensuels et la facturation de réapprovisionnement, l'EFT ou le débit préautorisé (DPA) convient une fois l'accord de DPA signé par l'usine. Les paiements sont réglés en CAD. Votre représentant RapidCents vous indiquera quels modes inscrire sur vos factures.

Oui, par un lien de paiement sécurisé lié à la commande client et envoyé seulement à un acheteur déjà inscrit au compte de l'usine. Si votre personnel peut confirmer qui appelle, il peut aussi prendre la carte par téléphone au terminal virtuel. Vérifiez un appelant inconnu auprès du numéro principal de l'usine avant de libérer quoi que ce soit. L'acheteur paie depuis un téléphone ou un ordinateur, le paiement garde le numéro de commande client, et le comptoir de ramassage remet les pièces à la personne désignée. N'acceptez jamais de données de carte par texto ou courriel.

Les codes de coût apparaissent comme des valeurs de référence que votre équipe ajoute: saisis avec la commande, imprimés sur la facture et entrés dans le champ de référence du lien de paiement. Un paiement par carte d'achat ne porte pas à lui seul le code de coût de l'usine. Convenez du format exact avec chaque usine, ainsi que de toute autre référence qu'elle souhaite, comme un ordre de travail ou un numéro d'actif. Comme les noms et limites de champs varient selon la configuration, faites un paiement d'essai et vérifiez que chaque code arrive dans vos exportations et vos rapports de rapprochement avant d'annoncer aux usines à quoi s'attendre.

Non. La validation des achats reste dans le système d'approvisionnement de l'usine et dans les contrôles de crédit et de commande de votre ERP. Une autorisation de carte signifie seulement que l'émetteur a accepté ce paiement; elle ne vous dit pas que l'achat a franchi le budget ou la chaîne d'approbation de l'usine. Si une usine exige un bon de commande avant l'expédition, appliquez-le dans votre processus de commande et gardez le bon de commande avec la facture et le paiement.

Oui, avec l'autorisation écrite de l'usine et la carte conservée sous forme de jeton plutôt que sur papier. Traitez-le comme un débit par facture, non comme un abonnement fixe: les montants changent à chaque décompte, donc l'usine devrait recevoir la facture et disposer d'un délai convenu pour la contester avant le débit. RapidCents garde le jeton dans le coffre de cartes sécurisé sur la fiche client de l'usine, et les autorisations de rôle décident quel personnel peut le débiter ou le rembourser. Sinon, chaque facture part avec son propre lien de paiement.

Remboursez-les ou créditez-les selon votre politique de retour écrite, en vous rapportant à la facture et au paiement d'origine. Si l'usine a payé par carte, remboursez le montant approuvé sur cette carte, ou émettez une note de crédit au compte si l'usine le préfère, mais pas les deux pour le même retour. Ne déduisez des frais de restockage que si votre politique et les conditions de la commande le permettent, et traitez les articles commandés spécialement ou non retournables comme votre politique le prévoit. Gardez le numéro d'autorisation de retour avec le remboursement pour que les deux parties puissent le rapprocher.

Le MCC 5085 (fournitures industrielles, non classées ailleurs) est couramment associé aux distributeurs industriels MRO. RapidCents fixe la catégorie à l'intégration en examinant votre gamme réelle de produits et la façon dont vos succursales vendent. Les programmes de cartes d'achat des usines peuvent restreindre les catégories de commerçants avec lesquelles une carte fonctionne, une raison de plus pour que la catégorie reflète votre activité réelle. Mentionnez tout atelier de réparation, assemblage de boyaux ou autre travail de service que vous exploitez afin que l'examen les couvre.