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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

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Traitement des paiements pour fournisseurs de produits d’entretien et d’hygiène

Le traitement des paiements pour fournisseurs de produits d'entretien consiste à encaisser les commandes mensuelles permanentes, les factures payées selon un bon de commande et les ventes au comptoir. RapidCents vous offre des liens de paiement, des cartes enregistrées avec autorisation écrite et des terminaux de comptoir pour les trois.

Un employé accepte un paiement par carte sur un terminal bleu à un comptoir garni de produits d'entretien
Les ventes au comptoir de ramassage aux équipes de nettoyage et aux propriétaires-exploitants passent par un terminal de paiement RapidCents, et chaque paiement apparaît ensuite dans le tableau de bord du commerçant.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les fournisseurs de produits d'entretien et d'hygiène sont payés

Les fournisseurs de produits d'entretien et d'hygiène sont payés par les entrepreneurs en nettoyage, gestionnaires d'immeubles, institutions et propriétaires-exploitants qu'ils approvisionnent, selon six types de paiement. Beaucoup de paiements interentreprises pour produits d'entretien sont des commandes répétées et fréquentes; les machines à laver les planchers en amènent de plus rares et plus importantes. RapidCents traite les six avec le même compte.

  • Commandes mensuelles permanentes

    Les entrepreneurs en nettoyage et les établissements réapprovisionnent sacs à rebuts, essuie-mains, savon, recharges de désinfectant et concentrés chimiques selon un cycle de livraison fixe. Chaque livraison déclenche une facture payée par lien ou un débit sur une carte enregistrée autorisée. Si un article est en rupture de stock ou remplacé, vous ne facturez que ce qui est arrivé. La comptabilité a besoin de la facture, de la date de livraison et de la référence du site.

  • Factures d'établissements et d'institutions

    Les gestionnaires immobiliers, services des installations scolaires, services municipaux d'entretien et équipes d'hygiène et salubrité d'hôpitaux achètent à crédit sur bon de commande. Une facture exigible déclenche l'envoi d'un lien de paiement par courriel, payé par carte ou par paiement bancaire lorsqu'il est offert. Si un acheteur paie en partie une ligne contestée, vous faites le suivi de cette ligne seule. La comptabilité a besoin du bon de commande, de la facture et de l'immeuble.

  • Ventes au comptoir de ramassage

    Les propriétaires-exploitants et chefs d'équipe d'entreprises de nettoyage viennent chercher des têtes de vadrouille, du désinfectant, des gants et des caisses d'appoint à votre comptoir, et paient par paiement sans contact ou par puce, ou avec une carte enregistrée que le propriétaire de l'entreprise a autorisée pour les ramassages. Si un ramassage n'est pas reconnu plus tard, le reçu et le dossier de l'acheteur y répondent. La comptabilité a besoin du reçu, de l'acheteur et du site.

  • Vente et entretien de machines à planchers

    Entrepreneurs et équipes d'installations achètent autolaveuses, polisseuses, extracteurs à tapis et aspirateurs, et envoient des machines en réparation. Une commande d'équipement entraîne un acompte par lien de paiement ou au comptoir, puis une facture du solde à la livraison; un bon de travail fermé donne sa propre facture. Si une réparation est couverte par la garantie, vous la traitez selon les conditions de la garantie. La comptabilité suit le numéro de commande ou de bon de travail.

  • Programmes de distributeurs et de postes de dilution

    Si vous installez chez vos clients des distributeurs de savon, d'essuie-mains ou de papier hygiénique, ou des postes de dilution de produits chimiques, selon une entente d'approvisionnement, les recharges sont facturées à chaque livraison et des frais de service mensuels fixes peuvent suivre un calendrier de paiements récurrents convenu. L'équipement non retourné est facturé seulement comme l'entente signée le permet. La comptabilité a besoin de l'entente et des références des sites.

  • Retours, notes de crédit et remboursements

    Les acheteurs retournent des caisses non ouvertes, des articles mal préparés et des livraisons endommagées en transit selon votre politique de retour, qui peut exclure les contenants de produits chimiques ouverts. Chaque retour accepté est réglé d'une seule façon : une note de crédit au compte ou un remboursement sur la carte utilisée. La comptabilité relie l'autorisation de retour à la facture et au paiement d'origine.

Comment facturer les commandes permanentes de produits d'entretien quand les quantités changent?

Les commandes permanentes de produits d'entretien se facturent de deux façons : une facture répétée que l'acheteur paie par lien à chaque cycle, ou un débit automatique sur une carte que l'acheteur vous a autorisé à enregistrer. Comme les quantités de sacs, d'essuie-mains et de produits chimiques varient selon l'occupation et les sites ajoutés, envoyez chaque facture avant tout débit automatique pour que l'acheteur voie d'abord le total livré.

  • Facture répétée ou débit automatique

    Avec une facture répétée, chaque livraison produit une facture dans Facturation avec un lien de paiement, et des rappels automatisés partent avant la date d'échéance. Avec un débit automatique, votre personnel débite le total facturé sur le jeton de carte du coffre de cartes sécurisé au jour convenu et note le numéro de facture. Proposez les factures aux acheteurs dont les comptes fournisseurs valident chaque facture.

  • Rédiger l'autorisation pour un montant variable

    L'autorisation devrait préciser que chaque débit correspond à la facture livrée, et non à un montant fixe; le moment du débit; tout plafond au-delà duquel vous demanderez d'abord l'accord; et comment l'acheteur la modifie ou l'annule. Contrats et signatures électroniques peut recueillir la signature. Pour un montant réellement fixe, comme des frais de service de poste de dilution, utilisez un calendrier de paiements récurrents avec reprises automatiques.

  • Substitutions, ruptures de stock et refus

    Ne facturez que ce qui est arrivé. Un seau de fini à plancher en rupture de stock est facturé à part à son expédition, et une substitution, comme un sac plus épais, figure sur la facture avant le débit de la carte. Un compte contesté devient une note de crédit sur la facture suivante. Si une carte enregistrée est refusée, le service de mise à jour des cartes enregistrées peut fournir les nouvelles données de la carte réémise lorsque l'émetteur y participe; sinon, envoyez un lien de paiement.

  • Six immeubles, une commande qui change

    Disons qu'une entreprise de nettoyage sous contrat reçoit une commande permanente livrée à six immeubles de bureaux le premier lundi de chaque mois. En mars, un locataire déménage, donc les quantités de sacs et d'essuie-mains baissent pour cet immeuble, tandis qu'un nouveau locataire médical ailleurs ajoute des recharges de désinfectant pour les mains. Le fournisseur envoie par courriel le sommaire de commande par immeuble deux jours avant, puis débite la carte enregistrée du total livré.

Comment les gestionnaires d'immeubles et les institutions paient-ils les factures sur bon de commande?

Les gestionnaires d'immeubles et les acheteurs institutionnels paient les factures sur bon de commande par le lien de paiement d'une facture envoyée par courriel, ou en donnant par téléphone un numéro de carte d'achat à votre personnel. Le paiement de ces factures se rapproche plus facilement quand chaque demande indique le numéro de bon de commande, l'immeuble et tout code budgétaire. Le payeur reçoit un reçu par courriel.

  • Déroulement d'un paiement de facture à distance

    Un gestionnaire immobilier, un superviseur de l'entretien scolaire ou un responsable de l'hygiène et salubrité d'hôpital reçoit votre facture par courriel avec un lien de paiement, vérifie le bon de commande et l'immeuble indiqués, et paie par carte depuis un téléphone ou un portable, ou par paiement bancaire lorsqu'il est offert. La facture passe à payée dans Facturation, et votre équipe des comptes clients voit quelle facture le paiement a réglée.

  • Conserver la référence de l'acheteur de la commande au paiement

    Beaucoup d'institutions ne paient qu'après un appariement à trois volets du bon de commande, du bordereau de réception et de la facture. Saisissez le numéro de bon de commande, l'immeuble de livraison et le demandeur à la prise de commande, imprimez-les sur la facture et ajoutez-les aux champs de référence personnalisés du lien de paiement. Votre représentant RapidCents vous dira combien de champs de référence comporte votre configuration et où ils apparaissent dans les rapports.

  • Cartes d'achat, plafonds et livraisons fractionnées

    Quand un titulaire de carte d'une école ou d'un hôpital donne sa carte d'achat par téléphone, votre personnel la saisit dans le terminal virtuel, où les vérifications AVS et CVV s'appliquent et où les permissions par rôle limitent qui peut débiter ou rembourser. Un refus peut refléter le plafond par achat de l'institution, que seul l'administrateur de son programme peut changer. Facturez les expéditions partielles sous le même bon de commande au départ de chacune; ne fractionnez jamais une facture en plusieurs débits.

  • Une commande d'entretien de planchers d'été pour trois écoles

    Disons que le service des installations d'un réseau scolaire commande décapant, fini à plancher et tampons de polissage pour la remise à neuf estivale sous le bon de commande 2208, livrés à trois écoles en deux expéditions. Le fournisseur facture la première expédition avec un lien de paiement indiquant le bon de commande et les écoles, que le titulaire de carte paie depuis le bureau. La deuxième expédition reçoit sa propre facture sous le même bon de commande, et les comptes fournisseurs rapprochent chaque reçu d'un bordereau d'expédition.

Produits RapidCents pour les fournisseurs de produits d'entretien et d'hygiène

Facturation et Liens de paiement encaissent les factures des établissements et institutions avec références de bon de commande et de site, le coffre de cartes sécurisé conserve les cartes que les entrepreneurs ont autorisées pour les commandes permanentes et les ramassages au comptoir, et Paiements récurrents exécute les débits mensuels fixes qu'un client a acceptés, comme des frais de service de poste de dilution.

Comment les entrepreneurs en nettoyage paient-ils leurs fournitures sur plusieurs sites clients?

Les entrepreneurs en nettoyage paient leurs fournitures pour plusieurs sites clients à partir d'un seul compte : les chefs d'équipe paient les ramassages à votre comptoir, les livraisons vont à chaque immeuble, et le bureau paie chaque facture ou un relevé mensuel. Les paiements restent traçables quand chaque commande porte une référence de chantier : l'entrepreneur peut imputer les coûts de fournitures à chaque immeuble nettoyé, et vous pouvez montrer qui a acheté quoi.

  • Déroulement des achats multisites

    Donnez à chaque immeuble client sa propre adresse de livraison ou référence de chantier sur le compte de l'entrepreneur. Les livraisons planifiées vont directement aux sites, et le bureau paie chaque facture par son lien de paiement ou règle un relevé mensuel de votre ERP qui énumère les achats par site. Avec la référence sur chaque facture et chaque paiement, le teneur de livres de l'entrepreneur peut imputer ou refacturer les coûts de fournitures par immeuble.

  • Convenir de qui peut acheter et de qui peut payer

    Avant le premier ramassage, obtenez du propriétaire de l'entreprise la liste des superviseurs autorisés à acheter sur le compte et de la personne qui valide les paiements. Un chef d'équipe peut utiliser la carte de l'entreprise en paiement sans contact, ou votre personnel peut débiter une carte que le propriétaire a enregistrée avec une autorisation écrite couvrant les ramassages. Les permissions par rôle du terminal virtuel limitent les membres de votre personnel qui peuvent débiter les cartes enregistrées ou rembourser.

  • Contrats perdus et ramassages contestés

    Quand un entrepreneur perd un contrat d'immeuble, le stock non ouvert acheté pour ce site peut être retourné contre crédit selon votre politique de retour; associez donc chaque retour à sa référence de site. Si le propriétaire conteste ensuite un ramassage, le reçu du comptoir, votre registre de ramassage et la liste des acheteurs autorisés sont vos preuves, et Litiges et protection contre les rétrofacturations suit l'échéance de réponse.

  • Un entrepreneur, quatre sites

    Disons qu'un entrepreneur en entretien nettoie une succursale bancaire, deux cabinets médicaux et un entrepôt sous un seul compte comptant quatre références de site. Son superviseur de nuit paie sans contact avec la carte de l'entreprise au comptoir pour du désinfectant et des têtes de vadrouille destinés à l'entrepôt, et le personnel inscrit la vente sous ce site. Les livraisons aux autres sites vont sur le relevé mensuel, que le propriétaire paie par lien de paiement. Chaque achat se retrouve sous son immeuble.

Combien coûte l'acceptation des cartes pour un fournisseur de produits d'entretien et d'hygiène?

Le traitement des paiements par carte de crédit pour produits d'entretien dépend de qui vous paie et de la façon : cartes d'achat, cartes d'entreprise et cartes de débit comportent des interchanges différents, tout comme les paiements saisis ou sans contact. Avec la tarification interchange plus de RapidCents, l'interchange est transmis au coût, plus votre majoration RapidCents inscrite à votre barème des frais et les frais d'équipement ou de services, le cas échéant, au mois, sans durée déterminée.

  • Cartes d'achat, d'entreprise et de débit

    Les cartes d'achat et d'entreprise des institutions et des entrepreneurs, et les cartes avec récompenses des propriétaires-exploitants, comportent généralement un interchange plus élevé que les cartes de débit utilisées à votre comptoir. Votre composition peut varier selon le calendrier : un été de commandes scolaires d'entretien de planchers payées par carte d'achat se lit autrement qu'un mois de petites ventes au comptoir; comparez donc plusieurs mois de relevés.

  • Paiements au comptoir, par téléphone et par lien

    La façon dont la carte vous parvient compte aussi. Les paiements par puce et sans contact à votre comptoir de ramassage comportent généralement un interchange plus bas que les transactions sans présence de la carte, comme une carte d'achat saisie dans le terminal virtuel ou une facture payée par lien. Un fournisseur qui facture surtout à distance a un profil de coûts différent de celui d'un comptoir achalandé.

  • Grosses commandes, données enrichies et paiements bancaires

    Les gros montants, comme une autolaveuse autoportée ou la commande annuelle de produits chimiques d'un réseau scolaire, sont ceux où les coûts de carte s'accumulent et où un paiement bancaire peut convenir à l'acheteur, s'il est offert. Certaines cartes commerciales et cartes d'achat peuvent transporter le bon de commande, la taxe et le détail des lignes sous forme de données enrichies de niveau 2 ou 3, là où votre configuration le permet; votre représentant RapidCents vous montrera comment mesurer l'effet sur vos relevés.

  • Remboursements, rétrofacturations et documents à apporter

    Les remboursements de caisses retournées et les rétrofacturations sur ramassages contestés ajoutent des coûts et du temps de personnel. Pour Fee Check, apportez deux ou trois relevés de traitement des paiements récents, votre répartition comptoir, téléphone et lien, votre montant typique de commande permanente et d'équipement, ainsi que le nombre de remboursements et de rétrofacturations. Fee Check lit le relevé que vous téléversez et sépare l'interchange de la majoration, une base comparable pour une soumission interchange plus.

Votre ERP de distribution ou logiciel comptable fonctionnera-t-il avec RapidCents?

Votre ERP ou logiciel comptable reste en place, et les données de paiement RapidCents l'atteignent par l'une de quatre voies : un connecteur, une intégration par API, des liens de paiement envoyés hors du logiciel ou une exportation de règlement importée selon un calendrier. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge. La bonne option dépend de votre fournisseur de logiciel et de sa version; votre représentant RapidCents vous guidera.

  • NetSuite et SAP Business One

    Les distributeurs de produits d'entretien sur NetSuite ou SAP Business One y gardent clients, commandes et factures. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client dans le navigateur, et des modèles d'importation de règlement amènent les débits de commandes permanentes, ventes au comptoir, frais et remboursements dans votre grand livre. Votre représentant RapidCents vous guidera selon votre édition et vous dira à qui appartiennent les cartes enregistrées dans un module de paiement existant.

  • Dynamics 365 Business Central

    RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central : un paiement par carte s'inscrit donc sur la facture et le bon de commande que vous avez déjà ouverts. Si vous préférez rester hors du logiciel, envoyez un lien de paiement portant les numéros de facture et de bon de commande de Business Central et saisissez l'encaissement dans l'ERP, ou importez une exportation de règlement selon un calendrier.

  • Acumatica et Epicor Prophet 21

    RapidBridge fonctionne avec Acumatica. Pour Epicor Prophet 21, RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge; la bonne option dépend de votre fournisseur et de la version, et votre représentant RapidCents vous guidera. Si le personnel du comptoir saisit les ventes de ramassage dans l'ERP, un terminal RapidCents peut accepter la carte pendant que l'ERP enregistre la vente.

  • QuickBooks Online et Xero

    Les petits fournisseurs qui tiennent leurs livres dans QuickBooks Online ou Xero peuvent connecter RapidCents directement : les transactions réglées, les frais et les remboursements correspondent à l'un ou l'autre. Convenez avec votre comptable de la façon d'inscrire les débits de commandes permanentes, les ventes au comptoir et les notes de crédit avant la mise en service; votre représentant RapidCents peut configurer la correspondance avec vous.

Modes de paiement pour fournisseurs de produits d'entretien au Canada

Les fournisseurs de produits d'entretien et d'hygiène au Canada peuvent encaisser par carte de crédit, par Débit Interac au comptoir et par paiement bancaire au moyen d'un TEF ou d'un débit préautorisé, avec règlement en dollars canadiens. Les cartes de crédit conviennent aux liens de facture et aux commandes par téléphone, le Débit Interac aux ventes au comptoir de ramassage, et le débit préautorisé aux commandes permanentes et aux relevés mensuels. Votre représentant RapidCents les met en place avec vous.

  • Cartes de crédit, cartes d'achat et Débit Interac

    Entrepreneurs, gestionnaires immobiliers et institutions peuvent payer avec Visa, Mastercard et American Express, y compris des cartes d'entreprise et d'achat, par liens de paiement de facture, terminal virtuel ou terminal de paiement. Les propriétaires-exploitants et chefs d'équipe qui paient à votre comptoir de ramassage peuvent utiliser le Débit Interac par puce et NIP ou sans contact sur un terminal compatible.

  • Débit préautorisé pour commandes permanentes et relevés

    Un débit préautorisé encaisse une commande permanente ou un relevé mensuel sur le compte bancaire de l'acheteur, de sorte que les gros totaux ne sont pas limités par la marge de crédit d'une carte. L'acheteur signe d'abord un accord de débit préautorisé qui précise le montant ou son mode de calcul, le moment du débit et la façon de l'annuler. Quand le montant change chaque mois, indiquez-le à l'acheteur avant de le débiter.

  • Règlement en dollars canadiens et TPS/TVH sur les factures

    Les paiements sont réglés en dollars canadiens. La TPS/TVH et toute taxe de vente provinciale de vos factures font partie du total que paie l'acheteur; encaisser ce total par carte ou débit préautorisé laisse à votre entreprise le calcul et la remise des taxes. Si vous approvisionnez aussi des acheteurs hors du Canada, renseignez-vous auprès de votre représentant RapidCents sur les paiements internationaux et la devise avant de leur envoyer des liens de paiement.

Comment changer de processeur de paiement sans interrompre les commandes permanentes

Une fois votre compte approuvé, le changement de processeur de paiement se passe mieux en quatre étapes pour un fournisseur de produits d'entretien : dresser la liste de ce que détient l'ancien processeur, tester le nouveau compte, garder l'ancien compte ouvert le temps que ses remboursements et contestations se règlent, et rapprocher les règlements avec votre grand livre. Basculez entre deux cycles de livraison pour qu'aucune commande permanente ne soit débitée deux fois ni manquée, et attendez-vous à ce que certains acheteurs autorisent de nouveau leur carte.

  • Dresser la liste de ce que détient l'ancien processeur

    Notez chaque entrepreneur et établissement ayant une carte enregistrée, l'autorisation signée et la commande permanente qu'elle paie; les factures impayées portant d'anciens liens de paiement; les acomptes de machines à planchers; et les calendriers mensuels fixes, comme les frais de service de distributeurs. Les cartes enregistrées ne migrent que si les deux fournisseurs y consentent. Notez la prochaine date de livraison de chaque commande permanente pour connaître le premier cycle débité sur RapidCents.

  • Tester avant la prochaine tournée de livraison

    Sur le nouveau compte, faites un essai de vente sur un terminal de comptoir, un remboursement, un débit sur carte enregistrée pour une commande permanente et un lien de paiement portant une référence de bon de commande et de site. Vérifiez chaque référence dans les rapports RapidCents et dans votre importation ERP ou votre connexion comptable, puis basculez une voie à la fois, par exemple les nouvelles factures d'abord et les commandes permanentes au cycle suivant.

  • Faire fonctionner l'ancien compte en parallèle

    Les remboursements de caisses payées par l'ancien processeur passent normalement par lui, et les contestations de ces paiements y arrivent aussi. Gardez-le ouvert jusqu'à ce que les retours récents et le délai de contestation des paiements récents soient passés. Réémettez les factures impayées avec des liens de paiement RapidCents et annulez les anciens liens lorsque c'est possible, pour qu'aucun gestionnaire d'immeuble ne paie deux fois.

  • Rapprocher chaque jour et informer les comptes fournisseurs

    Rapprochez chaque règlement, jour après jour, des factures et ventes au comptoir qu'il contient grâce aux rapports de transactions, de règlements et de frais de RapidCents, exportés en CSV, en PDF ou dans des formats d'importation comptable. Indiquez aux équipes des comptes fournisseurs de vos acheteurs le nom commercial qui figurera sur leurs relevés de carte et la provenance des liens de paiement, pour qu'un nouveau lien ne soit pas pris pour de l'hameçonnage.

Questions de paiement des fournisseurs de produits d'entretien et d'hygiène

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les fournisseurs de produits d'entretien?

Le meilleur processeur de paiement pour un fournisseur de produits d'entretien est celui qui s'adapte à la façon dont vos entrepreneurs, gestionnaires d'immeubles et institutions paient réellement; jugez donc les services aux commerçants pour distributeurs d'hygiène selon des critères précis : liens de paiement de facture portant les références de bon de commande et de site, terminal virtuel pour les cartes d'achat données par téléphone, cartes enregistrées seulement avec autorisation, et terminaux de comptoir. Examinez ensuite la voie vers votre ERP et une tarification qui sépare l'interchange de la majoration, puis comparez des soumissions écrites à partir du même relevé.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour les fournisseurs de produits d'entretien et d'hygiène?

Le coût de traitement d'un fournisseur de produits d'entretien est l'interchange de chaque paiement plus la majoration du fournisseur; il varie donc selon qui vous paie, comment et pour quel montant. Avec RapidCents, l'interchange est transmis au coût, plus la majoration de votre barème des frais et tout frais d'équipement ou de service, sans durée déterminée. Les cartes d'achat et d'entreprise comportent généralement un interchange plus élevé que le débit, et les paiements saisis ou par lien plus que les paiements sans contact. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir séparément l'interchange et la majoration.

NetSuite ou un autre ERP de distribution peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Oui, dans la plupart des cas. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite, SAP Business One Web Client, Dynamics 365 Business Central et Acumatica, des modèles d'importation de règlement couvrent NetSuite et SAP, et RapidCents relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et Xero. Pour Epicor Prophet 21 et d'autres ERP, RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures grâce à APPIE et à RapidBridge; votre représentant RapidCents vous guidera selon votre version. Un lien de paiement portant le numéro de facture de l'ERP fonctionne aussi.

Comment les fournisseurs de produits d'entretien peuvent-ils changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Vous conservez l'historique des paiements en l'exportant d'abord et en gardant l'ancien compte ouvert jusqu'au règlement des derniers remboursements et contestations. Téléchargez les rapports de transactions, de remboursements et de rétrofacturations, dressez la liste de chaque carte d'entrepreneur enregistrée avec son autorisation signée et son calendrier de commande permanente, et notez les acomptes de machines à planchers en cours. Factures, bons de commande et historique client restent dans votre ERP. Les jetons de carte ne migrent que si les deux processeurs y consentent; certains acheteurs devront donc autoriser de nouveau leur carte.

Quels modes de paiement un fournisseur de produits d'entretien au Canada peut-il offrir à ses clients?

Un fournisseur de produits d'entretien ou d'hygiène au Canada peut offrir les cartes de crédit, le Débit Interac et les paiements bancaires par TEF ou débit préautorisé. Visa, Mastercard et American Express, y compris les cartes d'achat, fonctionnent par liens de paiement de facture, terminal virtuel et terminaux de paiement, et le Débit Interac fonctionne à votre comptoir. Le débit préautorisé convient aux commandes permanentes et aux relevés mensuels une fois l'accord signé par l'acheteur. Les paiements sont réglés en dollars canadiens. Votre représentant RapidCents vous présentera les modes et plafonds de votre compte.

Un gestionnaire d'immeuble peut-il payer une facture de fournitures à distance?

Oui. Envoyez la facture avec un lien de paiement, et le gestionnaire peut payer par carte depuis un téléphone ou un portable, ou par paiement bancaire lorsque votre compte en offre un. Indiquez la référence d'achat dont son équipe des comptes fournisseurs a besoin, comme le numéro de bon de commande et l'immeuble, sur la facture et sur le lien. Le payeur reçoit ensuite un reçu par courriel à conserver ou à transmettre. Payer par lien ne change pas les conditions de paiement net convenues, et RapidCents n'accorde pas de crédit à vos acheteurs.

Comment facture-t-on les commandes mensuelles permanentes?

Les commandes mensuelles permanentes se facturent par facture répétée ou par débit automatique autorisé, et la variation des quantités détermine généralement la meilleure option. Une facture répétée avec lien de paiement permet à l'acheteur de vérifier les quantités livrées avant de payer, ce qui convient aux équipes de comptes fournisseurs qui valident chaque facture. Un débit automatique sur une carte enregistrée convient aux acheteurs qui veulent un paiement sans intervention, mais des quantités variables exigent une autorisation qui permet un montant variable et une facture envoyée avant chaque débit.

Le système de paiement suit-il les documents de sécurité des produits chimiques?

Non. RapidCents traite les paiements et conserve le dossier de paiement, comme le montant, la marque de carte, les références de facture et de bon de commande, les remboursements et le règlement; il ne stocke, ne met à jour ni n'envoie de fiches de données de sécurité (FDS), d'étiquettes de produits ou de directives de dilution. Gardez-les dans votre système d'information produits, votre ERP ou votre système documentaire et transmettez-les comme aujourd'hui. Un lien de paiement transporte des références de paiement, non des documents de sécurité : votre façon de gérer les FDS ne change pas.

Une école ou un hôpital peut-il payer nos factures avec une carte d'achat?

Oui. Les paiements par carte d'achat peuvent passer par un lien de paiement de facture ou être saisis dans le terminal virtuel quand le titulaire téléphone, dans les limites de votre compte. Inscrivez le numéro de bon de commande sur la facture et dans la référence de paiement. Si une facture dépasse le plafond par achat de la carte, l'institution peut le relever ou payer par voie bancaire lorsque vous l'offrez; ne fractionnez jamais la facture en plusieurs débits. Les données de niveau 2 ou 3 s'appliquent là où votre configuration le permet.

Les chefs d'équipe d'un entrepreneur en nettoyage peuvent-ils imputer les fournitures à la carte de l'entreprise?

Oui, si le propriétaire de l'entreprise l'autorise par écrit. L'autorisation devrait nommer les superviseurs qui peuvent faire des ramassages sur le compte, préciser ce que couvre la carte enregistrée et expliquer comment le propriétaire la retire. Votre personnel débite alors la carte du coffre de cartes sécurisé et inscrit le chantier, ou le chef d'équipe paie sans contact avec une carte de l'entreprise sur votre terminal. Mettez la liste à jour quand les superviseurs changent, car un ramassage non reconnu peut devenir une contestation de paiement.

Pages connexes sur les fournisseurs et le nettoyage

Les fournisseurs d'emballage et de papier et articles jetables reposent sur les mêmes commandes permanentes, références de bon de commande et livraisons multisites, et la page Interentreprises et vente en gros couvre les paiements des distributeurs toutes catégories confondues. Pour la facturation des clients d'une entreprise de nettoyage, consultez la page Services de nettoyage.

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Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration sur vos ventes au comptoir, vos débits de commandes permanentes et vos paiements de factures à distance. Apportez ensuite votre part de cartes d'achat, votre mode de facturation et votre ERP ou logiciel comptable pour examiner comment vos clients vous paient.

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