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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour grossistes en papier et produits jetables

Le traitement des paiements pour grossistes en papier permet à un distributeur de papier et de produits jetables de restauration d'encaisser ses factures de réapprovisionnement, à la caisse ou à la palette, par carte, lien de paiement, commande téléphonique ou terminal de comptoir. RapidCents rattache chaque paiement à une facture et n'enregistre une carte qu'avec l'autorisation de l'acheteur.

Un employé d'un fournisseur remet un terminal de paiement à un client commercial dans une salle d'exposition
Dans le bureau-salle d'exposition d'un distributeur, un acheteur commercial paie son stock au comptoir pendant que le tableau de bord affiche les paiements.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les grossistes en papier et fournisseurs de produits jetables sont-ils payés?

Les paiements B2B de produits jetables viennent d'entreprises, non de consommateurs : restaurants, hôtels et équipes d'entretien. L'essentiel arrive sur facture, après une commande confirmée, avec quelques paiements au téléphone, au comptoir et en acompte.

  • Factures de réapprovisionnement par caisse et par palette

    Un restaurant, un hôtel ou une équipe d'entretien reçoit votre facture après l'expédition d'une commande confirmée. Vous envoyez un lien de paiement par courriel ou texto, l'acheteur paie par carte, et le reçu et le statut payé s'ajoutent à la facture pour vos comptes clients.

  • Commandes par téléphone et au comptoir

    Un acheteur commercial passe une commande urgente par téléphone ou vient la chercher à votre comptoir. Le personnel saisit la carte dans le terminal virtuel ou un terminal de comptoir et note le numéro de commande, que le reçu reproduit.

  • Recommandes sur carte enregistrée

    Un acheteur avec une commande hebdomadaire permanente autorise une carte pour ses commandes futures. Le personnel ou un calendrier débite chaque commande confirmée depuis le Coffre de cartes sécurisé, selon le montant, le moment et l'annulation convenus, une opération par numéro de commande.

  • Acomptes sur commandes imprimées sur mesure

    Les gobelets, sacs et boîtes imprimés sont fabriqués sur commande; vous pouvez donc demander un acompte avant la production. Un lien de paiement l'encaisse, le solde suit à la livraison, et le dossier de commande consigne ce qui a été convenu pour les retours.

Comment les grossistes en papier encaissent-ils leurs factures de réapprovisionnement par site?

Un groupe hôtelier peut payer par site lorsque chaque facture porte une référence de succursale et que le payeur est autorisé pour cette succursale. Émettez des factures distinctes par site, ou une facture regroupée une fois la répartition d'un paiement testée, afin que chaque cuisine ou immeuble solde son propre compte.

  • Le déroulement de l'encaissement

    Commande confirmée ou bon de commande, puis facture indiquant le site, puis lien de paiement envoyé à la personne autorisée à payer. L'acheteur paie sur une page adaptée aux mobiles et reçoit un reçu. Les rapports regroupent ensuite les factures payées par référence de succursale.

  • Ce qu'il faut configurer d'abord

    Tenez une fiche client par siège social et une liste de succursales avec le payeur de chacune. Convenez du champ de référence qui porte le numéro de bon de commande et de la possibilité qu'une carte du siège couvre plusieurs sites.

  • Trois hôtels, trois factures, un jour de paiement

    Disons qu'un groupe hôtelier commande des essuie-tout, des sacs à lessive et des contenants alimentaires pour trois établissements. Vous émettez trois factures, chacune avec son code d'établissement et son numéro de bon de commande. Le comptable du siège les paie par carte le même jour, et chaque facture passe à payée.

Que se passe-t-il lorsqu'une palette est livrée incomplète?

Lorsqu'une palette est livrée incomplète, vous réglez le manque avec l'acheteur, émettez l'ajustement convenu et n'encaissez que le solde convenu. N'encaissez jamais le total initial de la facture tant que le manque est ouvert, et gardez la note de crédit et le paiement dans un même dossier.

  • Le déroulement de l'ajustement

    Le personnel de réception note le manque sur le bordereau de livraison. Votre équipe des comptes clients le confirme, ajuste la facture ou émet une note de crédit, puis envoie un lien de paiement pour le solde révisé. Un paiement partiel de la portion non contestée convient si l'acheteur est d'accord.

  • Remboursement ou note de crédit

    Une note de crédit réduit le montant dû sur une facture ouverte. Un remboursement rend l'argent d'un paiement par carte déjà réglé. Décidez lequel s'applique avant d'agir, remboursez la carte d'origine et indiquez le numéro de la facture initiale sur les deux.

  • Une palette de 40 cartons qui arrive avec 36

    Disons qu'une palette de 40 cartons de couvercles de gobelets arrive avec 36 cartons, et que l'acheteur n'a pas payé. Vous confirmez le manque, créditez quatre cartons, renvoyez la facture et encaissez le solde. Si l'acheteur avait payé en entier, vous rembourseriez la différence sur la même carte.

Produits RapidCents pour grossistes en papier

Les services aux commerçants pour distributeurs de papier commencent par Facturation et Liens de paiement, qui envoient des factures de marque avec un lien de paiement. Le Coffre de cartes sécurisé conserve les cartes autorisées pour les recommandes, et Rapports donne aux finances des rapports de règlement et de frais pour le rapprochement.

Comment éviter un double encaissement sur les recommandes récurrentes?

Les paiements de recommandes récurrentes évitent le double encaissement en associant chaque opération à un numéro de commande ou de facture unique et en vérifiant le statut payé avant tout nouveau débit. L'autorisation de l'acheteur ne couvre que les commandes convenues, et une commande n'est jamais débitée deux fois.

  • Le déroulement d'un cycle de recommande

    Un acheteur avec une commande hebdomadaire permanente autorise une carte enregistrée pour les commandes confirmées. À chaque cycle, vous créez la facture, le débit porte sur ce numéro de facture et le reçu est envoyé. Le personnel lit d'abord le statut de la facture, de sorte qu'un calendrier et une recommande téléphonique n'encaissent jamais tous les deux.

  • Ce qu'il faut configurer d'abord

    Consignez l'entente de l'acheteur : quelles commandes, comment le montant est confirmé, quand le débit a lieu et comment annuler. Donnez à chaque commande un identifiant unique. Décidez qui peut débiter une carte enregistrée et réglez les permissions par rôle du terminal virtuel en conséquence.

  • La commande du lundi d'une chaîne de cafés et la caisse du mardi

    Disons que la commande permanente d'une chaîne de cafés est facturée le lundi et débitée selon le calendrier. Le mardi, le gérant commande une caisse de plus par téléphone. Le personnel voit la facture de lundi payée, facture la caisse avec son propre identifiant et ne débite que celle-ci. Un double débit par erreur est remboursé.

Comment comparer les frais selon votre répartition réelle des paiements?

Le traitement par carte de crédit pour fournisseurs de produits jetables coûte selon le type de carte, la façon de la saisir et la taille des factures. Nous tarifons chaque compte en interchange plus : interchange au coût, votre majoration RapidCents dans votre grille tarifaire, et frais d'équipement ou de services s'il y a lieu. Mensuel, sans engagement à terme fixe.

  • Ce qui fait varier votre coût

    L'interchange est fixé par les réseaux de cartes et varie selon la carte de débit, de crédit, de prestige ou commerciale, et selon que la carte est présentée sans contact ou insérée, saisie lors d'une commande téléphonique ou payée en ligne par lien. Votre propre répartition des cartes utilisées détermine votre coût.

  • Grosses factures et cartes commerciales

    Le paiement de factures de papier commercial, soit des factures de la taille d'une palette, arrive souvent sur des cartes commerciales ou d'achat. Votre représentant RapidCents vous explique comment les données de niveau 2 et de niveau 3 s'appliquent à ces cartes et comment en lire l'effet sur vos propres relevés.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Apportez vos relevés de traitement des paiements récents, votre répartition entre liens, téléphone et comptoir, la taille moyenne des factures, le volume de remboursements et de notes de crédit et l'historique de rétrofacturations. Fee Check sépare l'interchange de la majoration, pour comparer des soumissions écrites sur la même base.

Quels logiciels de gestion et de comptabilité fonctionnent avec vos données de paiement?

Votre logiciel de gestion reste votre registre des commandes et des factures, pendant que RapidCents traite le paiement par carte. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes d'envergure par APPIE et RapidBridge et relie les transactions réglées, les frais et les remboursements à QuickBooks Online et à Xero, tandis que SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement. Votre représentant vous explique l'option qui convient à votre logiciel.

  • NetSuite et SAP Business One

    RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client : un paiement par carte s'inscrit sur la facture déjà ouverte, et les fichiers de règlement intègrent les paiements, les frais et les remboursements au grand livre. Votre représentant RapidCents vous explique le mappage des références client et facture selon votre édition.

  • Dynamics 365 Business Central et Acumatica

    RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central et Acumatica : le paiement par carte se prend dans le logiciel que vous utilisez déjà, à côté des références client, facture et bon de commande qu'il conserve, sans modifier ce logiciel.

  • Epicor Prophet 21

    RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes d'envergure par APPIE et RapidBridge. La bonne option dépend de votre version et de votre édition de Prophet 21, et de l'exigence éventuelle d'une passerelle désignée. Votre représentant RapidCents vous guide pas à pas.

Modes de paiement des grossistes en papier au Canada

Les grossistes en papier et fournisseurs de produits jetables du Canada peuvent combiner le débit Interac et les cartes de crédit au comptoir ou par lien avec des paiements bancaires par EFT ou par débit préautorisé, réglés en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents configure les marques et les options bancaires qui conviennent à votre compte.

  • Cartes et débit Interac

    À votre comptoir, un acheteur commercial peut payer par puce et NIP ou sans contact, y compris par débit Interac, ou avec des cartes de crédit Visa et Mastercard. Les paiements par téléphone et par lien sont sans présence de la carte et peuvent être tarifés autrement.

  • Paiements bancaires et taxes

    Les paiements bancaires par EFT ou par débit préautorisé conviennent aux gros comptes récurrents et exigent l'autorisation signée de l'acheteur. Les factures et reçus peuvent afficher la TPS/TVH s'il y a lieu, et des règles provinciales peuvent influer sur vos montants; validez le traitement fiscal avec votre comptable.

Comment changer de processeur de paiement et rapprocher les dépôts?

Changer de processeur de paiement, c'est dresser la liste de ce qui est enregistré et ouvert avant la bascule, tester une vente et un remboursement, puis rapprocher les dépôts de votre grand livre. Faites fonctionner l'ancien et le nouveau en parallèle au besoin. La portabilité des cartes enregistrées exige l'accord des deux fournisseurs; n'y comptez pas d'emblée.

  • D'abord l'inventaire

    Dressez la liste des cartes enregistrées et de leur autorisation écrite, des commandes permanentes et calendriers, des factures ouvertes, des liens de paiement en circulation et des remboursements ou notes de crédit en attente. Notez le champ de référence de chaque acheteur et la succursale visée pour que rien ne se perde.

  • Tester, puis basculer

    Une fois votre compte approuvé, faites un essai de vente, de remboursement et de lien de paiement d'acompte sur la nouvelle configuration avant d'y diriger vos acheteurs. Gardez l'ancien processeur actif pour les dossiers ouverts et faites fonctionner les deux en parallèle jusqu'à la clôture de la dernière facture ou du dernier remboursement.

  • Rapprocher à chaque période

    Associez le numéro de facture et la référence de site de chaque paiement dans votre logiciel de gestion, QuickBooks Online ou Xero, puis faites correspondre les dépôts réglés et les frais au grand livre. Demandez à votre représentant RapidCents des rapports de règlement et de frais dans un format que votre équipe des finances peut importer.

Questions de paiement des grossistes en papier

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les grossistes en papier?

Choisissez le processeur qui correspond à la façon dont vos acheteurs paient réellement. RapidCents inscrit les références de facture et de site sur chaque lien de paiement, contrôle qui peut débiter les cartes enregistrées, fonctionne avec Oracle NetSuite, Dynamics 365 Business Central et Acumatica grâce à RapidBridge et offre une tarification interchange plus, mensuelle. Téléversez un relevé dans Fee Check et comparez toute soumission écrite sur la même répartition des cartes.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour les grossistes en papier?

Le coût dépend de votre répartition des cartes, de la taille des factures et de la façon de saisir les cartes. Nous tarifons chaque compte en interchange plus : interchange au coût, votre majoration RapidCents dans votre grille tarifaire, et frais d'équipement ou de services s'il y a lieu. Téléversez un relevé de traitement des paiements dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration.

NetSuite peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes d'envergure par APPIE et RapidBridge, et RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite : un paiement par carte s'inscrit sur la facture déjà ouverte. Les fichiers de règlement intègrent les paiements, les frais et les remboursements dans NetSuite, facture par facture. Dites à votre représentant RapidCents quelle édition vous utilisez, et il vous guidera dans la configuration.

Comment les grossistes en papier peuvent-ils changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Exportez d'abord votre historique de paiements et dressez la liste des cartes enregistrées, des commandes permanentes et des factures ouvertes avant la bascule. Conservez l'historique dans votre logiciel de gestion et dans les rapports de l'ancien processeur, testez une vente et un remboursement sur la nouvelle configuration, et faites fonctionner les deux en parallèle jusqu'à la clôture des dossiers ouverts. La portabilité des cartes enregistrées exige l'accord des deux fournisseurs; ne la tenez pas pour acquise.

Quels modes de paiement un grossiste en papier au Canada peut-il offrir?

Un grossiste en papier au Canada peut offrir les cartes de crédit Visa et Mastercard, le débit Interac au comptoir, les liens de paiement, les commandes téléphoniques et les paiements bancaires par EFT ou par débit préautorisé avec une autorisation signée. Le règlement se fait en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents configure les modes qui conviennent à votre compte marchand, pour que vous puissiez dire à vos acheteurs comment payer.

Un groupe hôtelier peut-il payer par site?

Oui, lorsque chaque facture porte une référence de succursale. Émettez des factures distinctes par site, ou une facture regroupée seulement après avoir testé la répartition d'un paiement entre les succursales. Le siège social doit être autorisé à payer pour chaque succursale, et le lien de paiement, le reçu et le rapport doivent tous afficher le même site et le même numéro de bon de commande.

Que se passe-t-il lorsqu'une palette est livrée incomplète?

Vous réglez le manque avec l'acheteur et n'encaissez que le solde convenu. Ajustez la facture ou émettez une note de crédit, puis envoyez un lien de paiement pour le solde révisé. Si l'acheteur a déjà payé, remboursez la différence sur la carte d'origine. Conservez le bordereau de livraison et l'ajustement dans le dossier de la facture.

Comment éviter un double encaissement sur les paiements de recommandes récurrentes?

Donnez à chaque commande ou facture un identifiant unique et vérifiez son statut payé avant tout nouveau débit. Un calendrier et une recommande téléphonique ne doivent jamais encaisser la même commande. Les cartes enregistrées exigent l'autorisation de l'acheteur couvrant le montant, le moment et l'annulation, et les permissions du personnel doivent limiter qui peut les débiter.

En quoi le papier courant et les emballages imprimés sur mesure diffèrent-ils pour le paiement?

Le stock courant part de l'inventaire et est généralement facturé après la livraison, tandis que les articles imprimés sur mesure sont fabriqués sur commande et exigent souvent un acompte au départ. Convenez par écrit de l'annulation et des retours pour les travaux sur mesure, puisqu'ils ne peuvent pas être revendus. Encaissez l'acompte par lien de paiement et le solde à la livraison.

Un acheteur peut-il payer une partie d'une facture à terme?

Oui, si vous en convenez, un acheteur peut payer une partie d'une facture ouverte par carte ou par lien. Un mode de paiement ne change pas les conditions de paiement convenues et ne constitue pas du financement. Consignez le paiement partiel, gardez la facture ouverte pour le solde et utilisez les champs de montant et de référence du lien pour un rapprochement net.

Secteurs de fournisseurs connexes

Les fournisseurs d'entretien et d'assainissement et les fournisseurs d'emballage partagent le même parcours de la commande à la facture. Nos pages Commerce de gros B2B traitent des bons de commande, des cartes commerciales et de l'intégration au logiciel de gestion. Les restaurants et hôtels qui encaissent auprès de leurs propres clients ont leurs propres pages.

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Examinez comment vos factures de papier et de produits jetables sont payées

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la majoration, puis examinez comment les références de site, les livraisons incomplètes et les recommandes seraient encaissées.

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