Traitement des paiements pour fournisseurs de fournitures de bureau et scolaires

Le meilleur processeur est celui qui correspond à votre façon d'encaisser. Pour un fournisseur, cela veut dire des liens de facture avec champs de référence, la prise en charge des commandes téléphoniques, des permissions par rôle, des rapports clairs, des liens avec la comptabilité et une tarification interchange plus qui sépare l'interchange de la marge. RapidCents est conçu pour ces besoins, et Fee Check compare une soumission écrite à vos relevés.

Aucun chiffre honnête ne vaut pour tous les fournisseurs, car le coût dépend de votre répartition. L'interchange est fixé par les réseaux de cartes et varie selon le type de carte et le mode de saisie. RapidCents le transmet au coût et ajoute votre marge indiquée dans votre barème de frais, plus les frais d'équipement ou de service s'il y a lieu. Téléversez un relevé dans Fee Check.

Souvent oui, mais cela dépend du logiciel, de l'édition et du pays, car certains produits intègrent un processeur ou exigent une passerelle précise. RapidCents s'intègre à de nombreuses plateformes majeures par APPIE et RapidBridge, relie transactions réglées, frais et remboursements à QuickBooks Online et Xero, et travaille avec SAP et NetSuite par fichiers de règlement. Dites à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez : il vous montrera la bonne option.

Exportez d'abord vos rapports, puis listez les factures ouvertes, les bons de commande partiellement payés, les cartes enregistrées et les crédits en attente. Testez une vente, un remboursement et un acompte sur la nouvelle configuration, et faites rouler les deux processeurs brièvement. Les cartes enregistrées peuvent ne pas migrer seules, car les deux fournisseurs doivent s'entendre : prévoyez une réautorisation.

Un fournisseur canadien de fournitures de bureau et scolaires offre généralement les cartes de crédit, le débit Interac au comptoir et les paiements bancaires EFT ou PAD, avec règlement en CAD. Votre représentant RapidCents configure les modes qui conviennent à votre compte et vous guide pour chacun. Le débit préautorisé exige l'autorisation écrite du payeur. La TPS/TVH et le traitement provincial restent sur votre facture, pas dans le paiement.

Oui, vous pouvez associer le numéro de bon de commande et le service au paiement. Ajoutez-les comme champs de référence sur la facture et le lien de paiement, afin qu'ils suivent le paiement de l'acheteur. Vérifiez leur affichage dans vos exportations et votre importation comptable pour que le rapprochement reste simple. Une référence identifie la commande; elle ne change pas les modalités convenues.

Oui, une école ou une commission scolaire peut payer plusieurs factures de services sous un même compte client. Chaque facture reçoit son propre lien et sa référence, et les paiements s'appliquent au solde de cette facture. Configurez d'abord vos références de payeur et de compte pour que chaque paiement aille au bon service. Les rapports montrent ensuite les factures payées et ouvertes.

Non. RapidCents ne décide pas si une école ou une institution est exemptée de taxes, et l'outil de paiement ne prend pas cette décision. Appliquez le traitement fiscal que vous utilisez déjà et indiquez-le sur la facture. Conservez les pièces d'exemption dans vos dossiers. Le lien de paiement encaisse le total de facture que vous fixez; il n'évalue pas l'admissibilité.

Choisissez entre un remboursement et un crédit au compte, puis notez lequel vous avez utilisé. Un remboursement retourne sur la carte d'origine, émis par un utilisateur autorisé par rôle. Une note de crédit réduit plutôt une facture ultérieure. Fixez le délai de retour avec l'acheteur avant la commande et gardez la référence pour que les finances relient l'ajustement à la facture d'origine.

Oui, vous pouvez prendre un acompte sur une grosse commande et encaisser le solde plus tard. Envoyez une facture pour l'acompte à la confirmation, puis un second lien à la fin de la livraison. Convenez par écrit des montants et des déclencheurs. C'est un calendrier d'encaissement convenu avec l'acheteur, pas du financement, et les livraisons partielles doivent ajuster le solde.

Le MCC 5111 est couramment associé aux entreprises de papeterie et de fournitures de bureau et scolaires. Votre représentant RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre entreprise vend réellement et à qui. Une entreprise qui mêle gros et vente au comptoir peut être examinée selon ce mélange : décrivez vos produits et vos canaux avec exactitude.