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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour distributeurs informatiques et grossistes

Le traitement des paiements pour distributeurs informatiques consiste à encaisser les factures des revendeurs, les acomptes sur matériel et les commandes téléphoniques par carte ou lien de paiement, avec des références qui relient chaque paiement à un bon de commande et à un envoi sérialisé. Votre représentant RapidCents vous explique comment le tout se branche à votre ERP.

Un bureau technologique avec une baie réseau : un technicien en polo tend un terminal de paiement bleu à un client
Les distributeurs vendent le matériel qui fait tourner les bureaux et l'encaissent par facture, lien et téléphone autant qu'au comptoir.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les distributeurs informatiques sont payés

Les paiements interentreprises en technologies parviennent à un distributeur sous forme de paiements des comptes de revendeurs sur factures approuvées, d'acomptes sur commandes spéciales, de commandes par téléphone et de soldes d'envois échelonnés. Chaque tâche part d'une commande approuvée et se termine par un relevé de paiement que vos comptes clients peuvent rapprocher de la facture.

  • Paiement des factures de revendeurs

    Le commis aux comptes fournisseurs d'un revendeur reçoit votre facture avec un lien de paiement et paie par carte selon le bon de commande. Les paiements partiels s'appliquent au solde ouvert, et le reçu porte le numéro de facture pour votre grand livre.

  • Acomptes sur commandes spéciales

    Un revendeur commande des serveurs, des commutateurs ou un lot d'ordinateurs portables que vous devez approvisionner. Vous envoyez la demande d'acompte après l'approbation de la soumission, l'encaissez par lien et l'appliquez à la facture finale à l'expédition.

  • Commandes par téléphone et courriel

    Un acheteur appelle pour une commande de remplacement ou une courte liste d'accessoires. Le personnel autorisé saisit la carte dans le Terminal virtuel, avec vérification de l'adresse et du code de sécurité, puis envoie un reçu qui répète la référence de commande.

  • Commandes répétées sur carte enregistrée

    Un revendeur qui recommande chaque mois câbles, mémoire ou périphériques peut autoriser par écrit une carte enregistrée. Vous facturez chaque commande approuvée selon cette autorisation, et vous pouvez la révoquer à la demande du revendeur.

Comment un revendeur informatique peut-il payer par carte une facture de matériel approuvée?

Le paiement des factures de revendeurs informatiques se fait par carte dans les plafonds de transaction fixés sur votre compte marchand. Vous envoyez la facture avec un lien de paiement, le payeur saisit la carte, et le reçu ramène vos références de facture et de bon de commande dans votre grand livre.

  • Déroulement du paiement de la facture

    Votre service des commandes confirme le bon de commande du revendeur, les finances émettent la facture dans Facturation, et le payeur du revendeur ouvre le lien de paiement. Le paiement, le reçu et le statut payé correspondent au même numéro de facture.

  • À configurer en premier

    Convenez des comptes autorisés à payer par carte, de la personne autorisée chez le revendeur et du plafond de transaction applicable. Inscrivez le numéro de bon de commande dans le champ de référence pour qu'il figure sur le reçu et le rapport.

  • Quarante portables sur une facture, payée en deux temps

    Disons qu'un revendeur achète quarante portables d'affaires sur un compte approuvé et reçoit une seule facture. Le payeur règle la moitié par carte cette semaine et le reste après un second envoi, chaque paiement s'appliquant au solde ouvert.

Comment encaisser les acomptes sur matériel et les commandes d'équipement sérialisé?

Vous encaissez un acompte sur matériel après l'approbation de la soumission par le revendeur et avant de vous engager à approvisionner l'équipement, puis vous facturez le solde à la libération de l'envoi sérialisé. Les deux paiements portent la même référence de commande pour que les finances voient l'acompte appliqué.

  • Déroulement de l'acompte et du solde

    Envoyez l'acompte sous forme de lien de paiement lié à la soumission approuvée. Quand l'envoi sérialisé quitte l'entrepôt, émettez la facture finale qui montre l'acompte déjà payé et le solde encore dû.

  • Quand une commande change

    Si un fournisseur retarde une allocation, si le revendeur réduit la quantité ou si la carte est refusée sur le solde, remboursez ou réduisez l'acompte selon vos conditions écrites, puis envoyez un nouveau lien pour le montant corrigé.

  • Une commande de commutateurs de 9 000 $, acompte d'abord

    Disons qu'un revendeur approuve une commande de commutateurs pour baie de 9 000 $ et verse un acompte par lien. Deux unités partent d'abord, le reste suit plus tard : vous facturez chaque livraison selon la commande et appliquez l'acompte à la première facture.

Produits RapidCents pour distributeurs informatiques

Pour les services aux commerçants des distributeurs de matériel informatique, Facturation et Liens de paiement encaissent les soldes des revendeurs selon les bons de commande, Terminal virtuel gère les commandes téléphoniques, et Prévention de la fraude évalue les tentatives saisies et en ligne pour que votre personnel examine les commandes à risque avec des preuves.

Comment rapprocher les retours par numéro de série et les crédits RMA du paiement?

Un retour par numéro de série est suivi dans votre inventaire ou votre ERP, puis le crédit obtenu est associé au paiement par carte d'origine. RapidCents conserve le relevé de paiement, tandis que les détails de série et de RMA restent dans votre système d'inventaire; les deux se retrouvent côte à côte au rapprochement.

  • Déroulement du retour

    Le revendeur demande un retour, votre équipe émet un numéro de RMA et consigne les numéros de série à la réception, puis les finances approuvent le crédit. Remboursez la carte d'origine du montant approuvé et notez le numéro de RMA.

  • À régler d'avance

    Convenez du délai de retour, des frais de restockage et de la personne qui approuve un crédit avant la première vente. Un remboursement retourne à la carte utilisée, alors qu'une note de crédit peut plutôt réduire une facture future.

  • Trois stations d'accueil défectueuses sous le RMA 4471

    Disons qu'un revendeur retourne trois stations d'accueil défectueuses d'une commande plus grande. Vous consignez les trois numéros de série sous le RMA 4471, remboursez cette part à la carte, et les autres paiements restent intacts.

Comment comparer les frais de traitement selon votre véritable mélange de paiements?

Le coût du traitement des paiements par carte de crédit chez un grossiste informatique dépend du type de carte, du mode de saisie et du montant des transactions : comparez donc les offres selon votre mélange réel. RapidCents applique la tarification interchange plus, et Fee Check lit un relevé de traitement des paiements téléversé et sépare l'interchange de votre marge.

  • Ce qui détermine le coût

    L'interchange est fixé par les réseaux de cartes et varie selon la carte de débit, de crédit, haut de gamme ou commerciale, et selon que la carte est présentée sans contact ou insérée, saisie ou payée en ligne. Il est transmis au coût.

  • La tarification de RapidCents

    Vous payez l'interchange au coût, plus votre marge RapidCents indiquée dans votre grille tarifaire, plus des frais d'équipement ou de services s'il y a lieu. Les conditions sont mensuelles, sans durée fixe. Les données enrichies des cartes commerciales s'appliquent quand la carte et votre configuration les prennent en charge.

  • Ce qu'il faut apporter pour comparer

    Apportez vos derniers relevés de traitement des paiements, votre répartition entre factures, téléphone et comptoir, votre montant moyen par transaction, le volume de remboursements et de rétrofacturations, et les cartes de vos revendeurs. Téléversez un relevé dans Fee Check.

Quels ERP et logiciels de distribution peuvent fonctionner avec vos paiements?

La plupart des distributeurs exploitent un ERP pour les commandes, l'inventaire et les factures, et ce logiciel détermine le retour des données de paiement. RapidCents relie transactions réglées, frais et remboursements à QuickBooks Online et à Xero, et s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge. Votre représentant RapidCents vous présente l'option qui convient à votre édition.

  • NetSuite et SAP Business One

    RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client : un paiement par carte s'inscrit donc à la commande ou à la facture que vous avez déjà ouverte. SAP et NetSuite importent aussi des fichiers de règlement avec transactions réglées, frais et remboursements.

  • Dynamics 365 Business Central et Acumatica

    RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central et Acumatica, où vivent déjà vos commandes, comptes clients et factures ouvertes. Les paiements se prennent dans le logiciel que vous utilisez, et votre représentant vous montre la configuration pour votre édition.

  • Epicor Prophet 21

    RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge. La meilleure option pour un système de distribution comme Epicor Prophet 21 dépend du fournisseur et de la version, et votre représentant RapidCents vous guidera.

Modes de paiement pour distributeurs informatiques au Canada

Au Canada, un distributeur informatique peut accepter les cartes de crédit, le débit Interac au comptoir et les paiements bancaires par EFT ou débit préautorisé, avec un règlement en dollars canadiens (CAD). RapidCents configure les modes qui conviennent à votre catalogue et à vos acheteurs.

  • Cartes, débit Interac et paiements bancaires

    Les acheteurs au comptoir peuvent payer par puce et NIP ou par débit Interac sans contact. Les revendeurs qui paient des factures peuvent utiliser un lien de carte, ou autoriser un EFT ou un débit préautorisé, qui est un paiement bancaire et non un paiement par carte.

  • Taxes et règles provinciales

    Les factures affichent généralement la TPS ou la TVH lorsqu'elle s'applique, et les règles provinciales peuvent ajouter d'autres exigences. Votre comptable décide du traitement fiscal; le relevé de paiement montre seulement ce qui a été facturé.

Comment changer de processeur de paiement en gardant un rapprochement propre?

Une fois votre compte approuvé, changez selon une séquence planifiée : dressez la liste de ce que vous détenez, testez le nouveau parcours avec de petites transactions réelles, puis basculez le trafic réel et rapprochez les dépôts bancaires de votre grand livre. Les cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs s'entendent : prévoyez de nouvelles autorisations.

  • Faites d'abord l'inventaire

    Listez les cartes enregistrées et leurs autorisations écrites, les factures ouvertes avec liens de paiement, les acomptes en attente d'expédition, les remboursements en cours et les commandes récurrentes. Décidez quels comptes de revendeurs exigent de nouvelles autorisations.

  • Testez avant de basculer

    Passez une vente, un acompte, une commande téléphonique et un remboursement dans la nouvelle configuration. Faites rouler l'ancienne et la nouvelle en parallèle brièvement, et vérifiez que les références correspondent à votre ERP.

  • Rapprochez les dépôts

    Associez chaque dépôt à ses factures, frais et remboursements grâce au rapport de règlement. Gardez cohérents les numéros de bon de commande, de facture et de RMA pour que vos comptes clients puissent retracer chaque paiement.

Questions de paiement des distributeurs informatiques

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les distributeurs informatiques?

Le meilleur processeur est celui dont l'offre écrite, les conditions et les outils de facturation correspondent à la façon dont vos revendeurs paient. Comparez la tarification interchange plus, les plafonds de transaction, les références de bon de commande, le traitement des remboursements et crédits, les rapports vers l'ERP et la durée du contrat. Téléversez un relevé dans Fee Check et nous vous remettrons une offre écrite détaillée à comparer. RapidCents est mensuel, sans durée fixe : vous n'êtes jamais lié pendant que vous testez l'ajustement.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour les distributeurs informatiques?

Le coût dépend du type de carte, du mode de saisie et du montant des transactions : aucun chiffre unique ne s'applique. Avec RapidCents, vous payez l'interchange au coût, plus votre marge RapidCents indiquée dans votre grille tarifaire, plus des frais d'équipement ou de services s'il y a lieu. Téléversez un relevé de traitement des paiements dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge.

NetSuite ou SAP Business One peuvent-ils utiliser un autre processeur de paiement?

Oui. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite et SAP Business One Web Client, et les deux peuvent aussi recevoir des fichiers de règlement : transactions réglées, frais et remboursements arrivent alors dans vos livres. La méthode dépend de votre édition et de votre configuration, et votre représentant RapidCents vous guidera vers la bonne pour votre ERP.

Comment les distributeurs informatiques peuvent-ils changer de processeur sans perdre leur historique de paiements?

Exportez votre historique et vos rapports de paiement du fournisseur actuel avant de partir et conservez-les avec vos dossiers comptables. Listez les cartes enregistrées, les factures ouvertes, les acomptes en attente d'expédition et les remboursements en cours. Les cartes enregistrées ne passent d'un processeur à l'autre que si les deux fournisseurs s'entendent : prévoyez de nouvelles autorisations des revendeurs.

Quels modes de paiement un distributeur informatique au Canada peut-il offrir?

Un distributeur informatique au Canada peut offrir les cartes de crédit, le débit Interac au comptoir et l'EFT ou le débit préautorisé pour les paiements bancaires, avec un règlement en dollars canadiens (CAD). Dites à votre représentant RapidCents les modes que préfèrent vos revendeurs : chacun est configuré, avec vos plafonds de transaction et le traitement des cartes commerciales.

Un revendeur peut-il payer par carte une facture de matériel approuvée?

Oui, dans les plafonds de transaction fixés sur votre compte marchand. Envoyez la facture avec un lien de paiement, inscrivez le numéro de bon de commande dans le champ de référence, et le reçu revient à la facture. Pour une très grosse facture, votre représentant RapidCents peut vous suggérer un autre mode de paiement adapté au montant.

Comment les retours par numéro de série sont-ils liés à la commande d'origine?

Votre inventaire ou votre ERP conserve les numéros de série et les dossiers de RMA, et RapidCents conserve le relevé de paiement. Quand un retour est approuvé, remboursez la carte d'origine ou émettez un crédit et notez les numéros de RMA et de facture. Les finances rapprochent ensuite le crédit obtenu du paiement d'origine.

Les paiements activeront-ils automatiquement les licences logicielles?

Un paiement par carte n'active pas à lui seul une licence logicielle. L'activation a lieu lorsque votre système de licences ou votre ERP dispose d'une connexion qui lit le statut payé. Configurez et testez cette connexion avant de promettre une livraison immédiate; votre représentant RapidCents vous expliquera ce que votre configuration prend en charge.

Comment encaisser un paiement partiel sur une commande de matériel?

Encaissez un acompte documenté ou échelonnez les paiements selon la commande approuvée, et appliquez chaque paiement à la facture ouverte. Un calendrier de paiement est un calendrier d'encaissement d'une somme que votre revendeur doit déjà, et non un financement. Gardez les montants convenus par écrit et ne fractionnez jamais un débit pour contourner une limite de carte.

Peut-on facturer la carte enregistrée d'un revendeur pour des commandes répétées?

Oui, avec l'autorisation écrite du revendeur précisant ce que vous pouvez facturer, quand et comment l'annuler. Conservez la carte dans le Coffre de cartes sécurisé, ne facturez que les commandes approuvées et envoyez un reçu chaque fois. Cessez de facturer dès que le revendeur révoque cette autorisation.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique aux distributeurs informatiques?

Le MCC 5045 est couramment associé aux vendeurs d'ordinateurs, de périphériques et de logiciels. Votre représentant RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre entreprise vend réellement et comment. Un distributeur qui vend aussi des services informatiques gérés est examiné pour les deux volets de l'entreprise.

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