Aller au contenu principal
NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
Détails

Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

Voir le fonctionnement
Analyse des frais

Traitement des paiements pour espaces de coworking et bureaux flexibles

Le traitement des paiements pour espaces de coworking couvre la facturation des abonnements et les frais imprévisibles: passes journaliers, salles de réunion, impression et acomptes de bureau privé. RapidCents facture les abonnements avec Paiements récurrents, vend les passes par la page de paiement hébergée et envoie des liens de paiement pour les réservations et les dépassements.

Équipe de coworking examinant les paiements des membres dans le tableau de bord RapidCents près d'un terminal
Un gestionnaire de communauté consulte abonnements, passes journaliers et réservations de salles dans un seul tableau de bord.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les espaces de coworking sont payés

Un espace de coworking encaisse un paiement prévisible et plusieurs autres imprévisibles. Les abonnements se renouvellent selon un calendrier, tandis que les passes journaliers, les heures de salle et les acomptes arrivent à la demande. Chaque tâche utilise un produit RapidCents différent, et tout aboutit au même dossier de membre.

  • Abonnements mensuels de poste et de bureau

    Les membres paient à une date de facturation. Paiements récurrents débite la carte autorisée par le membre selon le montant, le moment et les conditions d'annulation convenus, relance un refus et envoie des avis. Si un membre change de forfait en cours de mois, vous facturez ou créditez la différence. Les finances reçoivent un rapport de règlement par cycle.

  • Passes journaliers et visites d'invités

    Un invité ou un membre achète un passe avant son arrivée ou à la réception. La page de paiement hébergée traite l'achat en ligne, et un terminal de paiement accepte le paiement sans contact. Si un passe n'est pas utilisé, vous le remboursez selon votre politique. La vente apparaît avec son type de passe dans les rapports.

  • Réservations de salles et dépassements

    Un membre réserve une salle ou dépasse ses heures incluses ou son quota d'impression. Le gestionnaire de communauté envoie un lien de paiement ou saisit le montant dans le terminal virtuel. Si une réservation est annulée, un remboursement partiel retourne sur la même carte. Chaque paiement porte la référence du membre.

  • Acomptes et factures de bureaux privés

    Une équipe qui loue un bureau privé verse un acompte avant l'emménagement. Facturation envoie une facture à votre image avec un lien de paiement, et Contrats et signatures électroniques peut recueillir l'entente signée au préalable. Si l'équipe paie en deux versements, chacun est consigné. Les finances voient le statut de la facture à côté de l'acompte.

Comment les espaces de coworking gèrent-ils la facturation des abonnements?

La facturation des abonnements de coworking fonctionne mieux sous forme de calendrier récurrent sur une carte ou un compte bancaire autorisé par le membre. Paiements récurrents de RapidCents débite les frais du forfait à chaque date de facturation, relance les refus et conserve le résultat au dossier du membre, de sorte que votre gestionnaire sait qui a payé et qui doit être appelé.

  • Le déroulement du cycle mensuel

    Le membre choisit un forfait de poste partagé, de poste attitré ou de bureau et autorise la carte ou le compte bancaire. À chaque date de facturation, Paiements récurrents débite les frais, envoie le reçu et note le résultat. Votre logiciel de coworking décide toujours qui doit quoi et quand.

  • Ce qu'il faut configurer d'abord

    Obtenez l'autorisation du membre pour le montant, la date de facturation et la façon d'annuler avant le premier débit. Enregistrer une carte exige ce consentement. Fixez votre calendrier de relance des refus et décidez si le service de mise à jour des cartes enregistrées doit renouveler les cartes expirées.

  • Refus, changements de forfait et contestations

    Un renouvellement refusé est relancé selon votre calendrier, puis confié au personnel, qui écrit au membre avec un lien de paiement. Une hausse de forfait en cours de mois est un nouveau débit pour la différence, établie par vous. Une contestation de paiement passe par Litiges, avec les conditions signées comme preuve.

  • Un poste attitré à 350 $, une carte refusée

    Disons qu'un espace de trente postes facture 350 $ pour un poste attitré le premier du mois. La carte d'un membre est refusée, la relance échoue, et le gestionnaire envoie un lien de paiement par texto. Le membre paie l'après-midi même, et le tableau de bord montre l'échec initial puis la réussite.

Comment les espaces de coworking encaissent-ils les salles de réunion?

Le paiement des salles de réunion en coworking sépare ce que le forfait inclut de ce que le membre achète en plus. Le gestionnaire ne facture que les heures supplémentaires, par lien de paiement ou dans le terminal virtuel, et chaque paiement garde la salle, la date et la référence du membre pour que facture et dépôt concordent.

  • Comment une réservation est facturée

    Votre outil de réservation retient la salle et calcule les heures au-delà du forfait. Le gestionnaire envoie ensuite un lien de paiement au membre ou saisit la carte dans le terminal virtuel. Le membre reçoit un reçu, et le paiement est associé à la référence de réservation.

  • Ce qu'il faut configurer d'abord

    Rédigez vos conditions de réservation et d'annulation et montrez-les au membre avant le paiement. Décidez si la salle est facturée à la réservation ou après l'usage. Si vous gardez une carte enregistrée pour les dépassements, obtenez l'autorisation du membre, y compris quand et combien vous pouvez facturer.

  • Annulations, absences et remboursements partiels

    Une réservation annulée dans votre délai de préavis peut faire l'objet d'un remboursement partiel, qui retourne sur la carte d'origine. Des frais de non-présentation ne sont facturés que si vos conditions le prévoyaient. Une contestation de paiement reçoit pour réponse le dossier de réservation, les conditions et le reçu.

  • Trois heures de salle du conseil en plus, 180 $

    Disons qu'un membre dont le forfait comprend cinq heures réserve la salle du conseil pour huit heures un jeudi. Trois heures sont en trop, et le gestionnaire envoie un lien de paiement de 180 $. Le membre paie depuis son téléphone, et le reçu indique la salle et la date pour son comptable.

Produits RapidCents pour espaces de coworking

Ces produits couvrent le cycle du coworking: facturation récurrente des abonnements, liens de paiement pour les salles et les dépassements, page de paiement hébergée pour les passes, et tableau de bord du commerçant où votre gestionnaire et vos finances voient chaque paiement par membre.

Comment fonctionne le passe journalier de coworking?

Le passe journalier de coworking permet à un invité de payer avant son arrivée plutôt que de faire la file à la réception. La page de paiement hébergée traite l'achat en ligne, un terminal ou Tap to Pay accepte les visiteurs sans réservation, et chaque passe est consigné avec sa date pour que la réception confirme l'accès et que les finances isolent ces revenus.

  • Comment une vente de passe se déroule

    L'invité choisit une date sur votre page, paie par la page de paiement hébergée et reçoit une confirmation. Les visiteurs sans réservation paient à la réception en approchant leur carte du terminal. Les deux ventes sont consignées de la même façon, et les rapports séparent passes, abonnements et heures de salle.

  • Ce qu'il faut configurer d'abord

    Définissez les types de passes vendus, comme une demi-journée ou une journée complète, et les conditions de remboursement affichées au paiement. Ajoutez votre logo et le libellé du reçu à la page de paiement hébergée. Décidez si les invités des membres paient à la réception ou par un lien que le membre transmet.

  • Remboursements, visiteurs réguliers et fraude

    Un passe inutilisé est remboursé selon votre politique, sur la carte d'origine. Un invité qui revient souvent peut se voir proposer un abonnement, ce qui crée une nouvelle autorisation. Prévention de la fraude et 3D Secure ajoutent des vérifications aux passes vendus en ligne, là où ils s'appliquent.

  • Un passe de 35 $ acheté le dimanche soir

    Disons qu'une pigiste achète un passe d'une journée à 35 $ le dimanche soir pour le lundi. La page de paiement hébergée confirme la date, et la réception voit le passe payé à l'arrivée. Elle revient deux fois la même semaine et se fait proposer un abonnement, qui exige une nouvelle autorisation.

Qu'est-ce qui détermine les coûts de traitement d'un espace de coworking?

Vos coûts dépendent des cartes que vos membres utilisent et de la façon dont elles sont acceptées. RapidCents applique la tarification interchange plus: l'interchange est refilé au coût, votre marge RapidCents figure dans votre grille tarifaire, et des frais d'équipement ou de service s'ajoutent s'il y a lieu. L'entente est mensuelle, sans durée fixe.

  • L'interchange suit le type de carte et le canal

    L'interchange est fixé par les réseaux de cartes et varie selon qu'il s'agit d'une carte de débit, de crédit, haut de gamme ou commerciale, et selon que la carte est approchée, insérée, saisie ou acceptée en ligne. Un espace avec beaucoup de membres corporatifs et de passes en ligne aura une répartition différente.

  • Votre marge et les frais de service

    Votre grille tarifaire montre votre marge RapidCents et les frais d'équipement ou de service, ce qui permet de comparer les mêmes lignes sur une offre concurrente. Demandez à chaque fournisseur la même présentation détaillée. Une offre qui regroupe tout en un seul chiffre cache ce que vous comparez.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Apportez vos relevés de traitement des paiements récents, la répartition entre abonnements récurrents, passes en ligne et ventes à la réception, votre montant moyen par transaction ainsi que votre volume de remboursements et de contestations. Fee Check lit le relevé et sépare l'interchange de la marge, pour comparer de vrais chiffres.

Quels logiciels de coworking peuvent fonctionner avec vos paiements?

Votre logiciel de coworking décide qui doit quoi, et RapidCents encaisse. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, si bien que la plupart des espaces gardent le logiciel qu'ils utilisent déjà. Votre représentant RapidCents vous présente l'option qui convient à votre fournisseur et à votre version. La comptabilité suit une voie distincte, par QuickBooks Online et Xero.

  • Nexudus

    Nexudus gère les abonnements, les réservations et la facturation de nombreux espaces. La bonne connexion dépend de votre édition et de votre version de Nexudus. Dites à votre représentant RapidCents comment vous l'utilisez, et il vous montrera comment paiements et reçus s'y rattachent.

  • OfficeRnD

    OfficeRnD couvre les abonnements, les ressources et la facturation. Le bon lien dépend de votre édition et de votre version d'OfficeRnD, et votre représentant RapidCents vous guidera. D'ici là, vous pouvez encaisser avec les produits RapidCents et associer chaque paiement au compte du membre par référence.

  • Cobot

    Cobot gère les membres, les réservations et les factures des espaces de travail flexibles. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge. Dites à votre représentant RapidCents comment votre compte Cobot accepte les paiements aujourd'hui, et il vous montrera l'option qui préserve votre façon de travailler.

  • Spacebring

    Spacebring combine réservation, abonnements et facturation. Votre représentant RapidCents vous présentera l'option adaptée à votre fournisseur et à votre version, y compris l'association des remboursements et des règlements au compte du membre. Un lien de paiement envoyé hors du logiciel, rapproché par référence du membre, fait l'affaire en attendant.

  • Optix

    Optix réunit communauté, réservations et paiements dans une seule application. Votre représentant RapidCents vous expliquera les options pour votre version. Côté comptabilité, RapidCents relie transactions réglées, frais et remboursements à QuickBooks Online et Xero, tandis que SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement.

Modes de paiement pour espaces de coworking au Canada

Un espace de coworking au Canada peut généralement accepter le débit Interac et les cartes de crédit à la réception, les cartes en ligne pour les passes journaliers et les paiements bancaires pour les abonnements récurrents, avec règlement en dollars canadiens. Votre représentant RapidCents configure les modes de paiement de votre compte, pour que vous sachiez quelles voies proposer aux membres.

  • Débit Interac et cartes de crédit

    Membres et invités peuvent payer à la réception par débit Interac, par puce et NIP ou sans contact, ou avec Visa, Mastercard ou American Express. Les passes journaliers et les salles en ligne sont payés par carte au moyen de la page de paiement hébergée ou d'un lien de paiement.

  • EFT, débit préautorisé et taxes

    Les abonnements récurrents peuvent être encaissés par EFT ou débit préautorisé (PAD) sur votre compte, avec l'entente signée du membre. La TPS/TVH peut figurer sur les reçus et les règles provinciales peuvent différer: vérifiez l'affichage des taxes avec votre comptable.

Comment changer de processeur et rapprocher les paiements de coworking?

Le changement réussit quand vous dressez la liste de ce qui est enregistré avant de déplacer quoi que ce soit. Une fois votre compte approuvé, inventoriez les autorisations des membres, les calendriers récurrents, les factures ouvertes et les remboursements, testez une vente, un remboursement et un dépôt, puis rapprochez les dépôts du grand livre. Le transfert des cartes exige l'accord des deux fournisseurs.

  • Inventaire avant le déménagement

    Listez chaque membre à calendrier récurrent, l'autorisation donnée, les factures ouvertes, les acomptes en attente et les remboursements dus. Notez les membres qui ont une carte enregistrée. Demandez par écrit aux deux fournisseurs si les cartes peuvent être transférées. Sinon, recueillez de nouvelles autorisations par lots.

  • Tester, puis exécuter en parallèle

    Exécutez une vente de passe, un paiement de salle, un renouvellement d'abonnement et un remboursement avant de déplacer les membres. Gardez l'ancien processeur actif un certain temps au besoin et déplacez un type de forfait à la fois. Donnez une date aux membres seulement après un essai concluant.

  • Rapprocher avec le grand livre

    Associez chaque référence de paiement au membre et à la facture dans votre logiciel de coworking, puis rapprochez chaque dépôt du grand livre avec le rapport de règlement. Un passe, deux paiements de salle et un lot d'abonnements doivent chacun former une ligne distincte. Les exportations comptables vont vers QuickBooks Online ou Xero.

Questions sur les paiements des espaces de coworking

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les espaces de coworking?

Il n'existe pas de meilleur processeur unique pour tous les espaces, alors comparez selon votre propre répartition de paiements. Pesez les canaux utilisés, les frais totaux, la compatibilité avec votre logiciel de coworking, le service et le rapprochement. Demandez une offre écrite et détaillée et une démonstration des abonnements, des passes et des salles, puis comparez les mêmes lignes.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour un espace de coworking?

Cela dépend de votre répartition des cartes utilisées, de votre montant moyen par transaction et de la façon dont les cartes sont acceptées. RapidCents applique la tarification interchange plus: interchange au coût, marge RapidCents dans votre grille tarifaire, frais d'équipement ou de service s'il y a lieu, au mois, sans durée fixe. Téléversez un relevé dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge.

Nexudus peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Dans la plupart des cas, oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend de votre édition et de votre version de Nexudus. Dites à votre représentant RapidCents quelle édition vous utilisez, et il vous montrera comment paiements et reçus s'y rattachent, par lien de paiement, importation ou une autre voie.

Comment un espace de coworking peut-il changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Conservez vos dossiers en exportant les rapports avant de déménager, et listez les autorisations enregistrées, les calendriers récurrents, les factures ouvertes et les remboursements. Testez une vente, un remboursement et un dépôt, puis rapprochez. Le transfert de cartes enregistrées exige l'accord des deux fournisseurs: demandez par écrit et prévoyez de nouvelles autorisations au besoin.

Quels modes de paiement un espace de coworking au Canada peut-il offrir?

Un espace de coworking au Canada peut généralement offrir le débit Interac et les principales cartes de crédit à la réception, les cartes en ligne pour les passes et les réservations, ainsi que l'EFT ou le débit préautorisé pour les abonnements récurrents, avec règlement en dollars canadiens. Chaque mode repose sur l'autorisation signée du membre. Votre représentant RapidCents établit la liste complète avec vous à l'intégration.

Comment facturer ensemble les abonnements de poste et l'usage des salles de réunion?

Facturez le forfait selon un calendrier et ajoutez les heures de salle par lien de paiement ou dans le terminal virtuel. Obtenez d'abord l'autorisation du membre pour le montant, le moment et l'annulation. Associez chaque paiement au membre et à la réservation pour que les finances puissent les rapprocher, et laissez votre logiciel de coworking calculer ce qui est dû.

Comment encaisser un passe journalier en ligne?

Dirigez les invités vers la page de paiement hébergée, où ils choisissent une date, paient par carte et reçoivent une confirmation. Définissez d'abord vos types de passes et vos conditions de remboursement, puis ajoutez votre logo et le libellé du reçu. Consignez la date du passe avec la vente pour que la réception confirme l'accès et que les remboursements retournent sur la carte d'origine.

Comment percevoir l'acompte d'un bureau privé?

Envoyez une facture à votre image avec un lien de paiement, ou utilisez Contrats et signatures électroniques pour recueillir l'entente signée avant l'acompte. Précisez ce que l'acompte couvre et quand il est remis ou appliqué. Un paiement partiel est possible, et le statut de la facture indique ce qui reste ouvert.

Comment calculer au prorata un changement d'abonnement de coworking?

Établissez la différence dans votre logiciel de coworking ou selon votre politique écrite, puis facturez ou créditez ce montant. Une hausse est un débit unique par lien de paiement ou au prochain cycle récurrent, et une baisse est un crédit ou un remboursement partiel. Informez le membre du nouveau montant avant la prochaine date de facturation.

Comment associer les paiements des membres à notre logiciel de coworking?

Inscrivez la référence du membre ou de la facture sur chaque paiement, puis associez-les avec le rapport de règlement. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et votre représentant vous guidera vers l'option qui convient à votre logiciel. Côté comptabilité, RapidCents relie transactions réglées, frais et remboursements à QuickBooks Online et Xero.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique aux espaces de coworking?

Le MCC 6513 est couramment associé à ce type d'entreprise. RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, selon ce que votre espace vend réellement: abonnements, passes journaliers, salles de réunion ou bureaux privés. Décrivez vos services avec exactitude dans la demande pour que la catégorie corresponde à votre entreprise.

Industries connexes

Les chambres de commerce, les associations professionnelles, les centres de tutorat et les studios de yoga partagent les mêmes flux d'abonnements récurrents, d'acomptes et de paiements à la visite que les espaces de coworking.

Toutes les industries

Prochaine étape

Voyez ce que votre espace de coworking paie vraiment

Téléversez un relevé de traitement des paiements dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge, puis comparez-le à votre répartition d'abonnements, de passes et de réservations de salles.

Vérifier mes frais de coworkingOuvrir un compte marchand
  • Sans engagement
  • Spécialistes paiement au Canada
  • Téléversement sécurisé