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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Analyse des frais

Traitement des paiements pour orthodontistes: acomptes et soldes échelonnés

Le traitement des paiements pour orthodontistes de RapidCents couvre les paiements par carte en personne, à distance et récurrents d'une clinique qui facture par étapes. Votre équipe encaisse les acomptes au comptoir, envoie des liens de paiement et gère les soldes autorisés avec les Paiements récurrents. Les paiements échelonnés sont des calendriers d'encaissement convenus avec le payeur, non du financement.

Une employée en tenue médicale tend un terminal de paiement bleu à un patient à la réception; un écran affiche les paiements
Un membre du personnel tend le terminal de paiement au patient pendant que le tableau de bord des paiements reste affiché à l'écran.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les cliniques d'orthodontie sont payées

Une clinique d'orthodontie est payée par étapes: un acompte au début du traitement, des soldes échelonnés pendant les mois de soins, des frais d'ajustement occasionnels et des changements de payeur. Pour chacun, RapidCents permet à votre équipe de voir qui paie, ce qui déclenche le paiement et quel produit l'encaisse.

  • Acomptes de début de traitement

    Le patient ou le tuteur verse un acompte à la signature de l'entente de traitement et à l'acceptation du cas. Le personnel envoie un lien de paiement ou prend la carte à la réception, et le reçu porte la référence de l'entente pour rapprocher l'acompte du dossier.

  • Soldes de traitement échelonnés

    Le payeur responsable accepte par écrit une série de prélèvements mensuels pendant le traitement. Les Paiements récurrents exécutent chacun à la date convenue à partir d'une carte enregistrée autorisée, et le calendrier prend fin quand le solde convenu est atteint.

  • Contentions, réparations et rendez-vous manqués

    Les contentions de remplacement, les appareils brisés, les rendez-vous manqués et les révisions d'aligneurs surviennent hors calendrier. Le personnel les encaisse au comptoir ou par lien de paiement une fois le montant accepté par le payeur, et la finance voit chacun sur une ligne distincte.

  • Changements de payeur et remboursements

    Une nouvelle carte de tuteur, un changement de garde ou un transfert vers une autre clinique change le payeur. Le personnel met à jour le payeur autorisé, suspend ou modifie le calendrier et rembourse tout trop-perçu sur la carte d'origine.

Comment encaisser un acompte de début de traitement en orthodontie?

Une clinique d'orthodontie encaisse l'acompte de début de traitement en envoyant l'entente et un lien de paiement ensemble, ou en prenant la carte au comptoir dès que le patient ou le tuteur accepte le cas. Le reçu porte la référence de l'entente: l'acompte se rattache au cas, non à une seule visite.

  • Déroulement de l'acompte

    La coordonnatrice présente le plan et le tuteur signe par Contrats et signatures électroniques. L'acompte est pris dans le même parcours, ou par lien de paiement envoyé par texto ou courriel. Le payeur reçoit un reçu et la finance voit le paiement associé au numéro d'entente.

  • À mettre en place d'abord

    Inscrivez les conditions de l'acompte dans l'entente: montant, ce qu'il couvre et quand il est remboursable. Notez qui est le payeur, car le titulaire de carte est souvent un parent, non le patient.

  • Un acompte de 500 $ par lien, et s'il est refusé

    Disons qu'un tuteur signe un vendredi et verse 500 $ par lien; le numéro d'entente figure sur le reçu. Si l'acompte est refusé, le cas reste non planifié jusqu'à ce que le payeur offre une autre carte. Si la famille se retire avant la prise des empreintes, le remboursement suit vos conditions écrites.

Comment planifier des paiements autorisés pour un plan de traitement?

Vous planifiez les paiements du plan de traitement orthodontique en convenant par écrit du montant, du calendrier et des conditions d'annulation, en enregistrant la carte du payeur avec son autorisation et en créant un calendrier de Paiements récurrents qui s'arrête au solde convenu. C'est un calendrier d'encaissement, non du financement de RapidCents.

  • Déroulement du calendrier

    Après l'acompte, le solde est réparti selon les prélèvements prévus à l'entente. Les Paiements récurrents débitent la carte enregistrée à chaque date et avisent le payeur avant chaque prélèvement. Le personnel suit les paiements réussis, refusés et à venir dans le tableau de bord du commerçant.

  • À mettre en place d'abord

    Obtenez l'entente signée du payeur précisant le montant, les dates et la façon d'annuler ou de modifier. Gardez la carte dans le Coffre de cartes sécurisé. Le service de mise à jour des cartes repère les cartes remplacées, et votre représentant RapidCents vous montre comment l'activer sur votre compte.

  • Un calendrier de 18 prélèvements qui se termine plus tôt

    Le traitement peut durer plus ou moins longtemps que prévu: modifiez ensemble l'entente et le calendrier, sans changer un montant sans l'accord du payeur. Disons qu'un calendrier de 18 prélèvements est raccourci parce que l'appareil est retiré plus tôt: le dernier prélèvement est ramené au solde restant.

Produits RapidCents pour les cliniques d'orthodontie

Les Paiements récurrents exécutent les soldes échelonnés, Contrats et signatures électroniques saisit l'entente avec l'acompte, les Liens de paiement encaissent les tuteurs à distance et les Terminaux comptoir acceptent les cartes à la réception.

Comment gérer les changements de tuteur ou de payeur responsable?

Les cliniques d'orthodontie traitent le mode de paiement comme appartenant au payeur autorisé, non au patient. Quand un parent, un tuteur ou un nouveau payeur prend le relais, le personnel met à jour la fiche client, obtient une nouvelle autorisation et modifie le calendrier avant le prochain prélèvement.

  • Déroulement d'un changement de payeur

    Le personnel crée une fiche client pour le payeur, liée à l'entente de traitement. Le tuteur peut mettre à jour sa carte par lien de paiement, sans que les données de carte circulent par courriel, texto ou papier. Un second payeur exige une seconde fiche et un partage clair par écrit.

  • À mettre en place d'abord

    Consignez qui peut autoriser les changements. La personne qui a signé l'entente n'est pas toujours le titulaire de carte: demandez à chacun sa propre autorisation. Gardez les références de paiement dans RapidCents; les notes cliniques et les photos restent dans votre logiciel de gestion de clinique.

  • Un changement de garde en cours de traitement

    Les remboursements retournent sur la carte qui a payé. Disons qu'un changement de garde fait que la carte du nouveau tuteur remplace l'ancienne: l'ancienne autorisation est fermée et le prochain prélèvement va à la nouvelle carte. Si un ancien payeur conteste un paiement, rassemblez l'entente, l'autorisation et les reçus.

Qu'est-ce qui détermine le coût du traitement des paiements par carte de crédit pour orthodontistes?

Le coût des cartes en orthodontie dépend du type de carte, de la façon de la saisir et du montant des transactions, non d'un chiffre unique. RapidCents applique la tarification interchange plus: l'interchange est facturé au coût, vous payez votre marge RapidCents selon votre grille de frais, plus les frais d'équipement ou de services, le cas échéant, au mois, sans engagement.

  • Type de carte et mode de saisie

    L'interchange varie selon les cartes de débit, de crédit, haut de gamme ou commerciales, et selon que la carte est présentée au comptoir ou saisie en ligne. L'orthodontie compte de gros acomptes et des prélèvements récurrents: votre répartition des cartes utilisées compte plus qu'une moyenne.

  • Montant des transactions et canaux

    Un acompte de quelques centaines de dollars, un petit prélèvement mensuel et des frais de contention au comptoir se comportent différemment. Répartissez votre volume par terminal, lien de paiement et calendrier récurrent avant de comparer des offres écrites.

  • Quoi apporter à Fee Check

    Apportez vos derniers relevés de traitement des paiements, votre répartition des cartes, l'acompte et le prélèvement mensuel moyens, vos canaux, ainsi que vos remboursements et rétrofacturations. Fee Check sépare l'interchange de la marge, ce qui permet de comparer tout fournisseur de services aux commerçants ligne par ligne.

Votre logiciel de clinique fonctionnera-t-il avec RapidCents?

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, de sorte que la plupart des cliniques gardent le logiciel qu'elles utilisent déjà. Les transactions réglées, les frais et les remboursements se rattachent à QuickBooks Online et Xero, et SAP et NetSuite importent des fichiers de règlement. La bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version; votre représentant RapidCents vous guide.

  • Dentrix et Dentrix Ascend

    RapidBridge fonctionne avec Dentrix Ascend: un paiement par carte s'inscrit au dossier du patient que vous avez déjà ouvert. Si votre clinique utilise une autre édition de Dentrix, dites laquelle à votre représentant RapidCents, qui vous montrera comment les paiements et le rapprochement s'y rattachent.

  • ClearDent Cloud et ABELDent

    RapidBridge fonctionne avec ClearDent Cloud et prend les paiements dans le logiciel que vous utilisez déjà. Pour ABELDent ou un ClearDent installé sur place, RapidCents s'intègre par APPIE et RapidBridge selon le fournisseur et la version, et votre représentant explique comment les paiements s'inscrivent au grand livre.

  • Open Dental et Curve Dental

    RapidBridge fonctionne avec Curve Dental, y compris Curve Hero, de sorte que les paiements s'inscrivent sans changer votre logiciel. Les cliniques sous Open Dental passent en revue les options avec leur représentant RapidCents, y compris les liens de paiement utilisés en complément pour les acomptes et les paiements à distance.

Modes de paiement pour les cliniques d'orthodontie au Canada

Les cliniques d'orthodontie au Canada peuvent accepter le débit Interac, les cartes de crédit et les paiements bancaires, avec règlement en dollars canadiens. Votre représentant RapidCents configure les modes que vous voulez offrir, pour que vous annonciez aux familles exactement ceux que vous acceptez.

  • Débit Interac et cartes de crédit

    Patients et tuteurs peuvent payer sans contact, par puce ou par NIP sur un terminal de comptoir avec le débit Interac, Visa, Mastercard et American Express. Le débit Interac est courant pour les acomptes et les frais au comptoir.

  • Paiements bancaires et reçus

    Le débit préautorisé peut convenir aux soldes échelonnés une fois l'accord de débit préautorisé signé par le titulaire du compte. Le règlement se fait en dollars canadiens (CAD), et la TPS/TVH sur les reçus dépend de vos services: demandez à votre comptable comment elle s'applique.

Comment changer de processeur de paiement sans perdre l'historique des paiements?

Vous changez de processeur en toute sécurité en dressant d'abord la liste des ententes ouvertes, des cartes enregistrées et des calendriers, en testant le nouveau parcours avant le passage en production, puis en exploitant les deux systèmes en parallèle jusqu'au rapprochement des premiers prélèvements. Une fois votre compte approuvé, votre représentant RapidCents vous aide à planifier la bascule. La portabilité des jetons exige l'accord des deux fournisseurs: demandez tôt.

  • Inventorier chaque cas actif

    Listez chaque cas actif avec son numéro d'entente, son solde restant, son payeur, sa carte autorisée et sa prochaine date de prélèvement. Notez les calendriers suspendus, les remboursements ouverts et les acomptes en attente. Cette liste devient votre liste de contrôle de bascule.

  • Tester, puis exploiter en parallèle

    Testez une vente, un remboursement, un acompte par lien de paiement et un prélèvement récurrent avant de déplacer les patients. Gardez les anciens calendriers actifs jusqu'à ce que les nouveaux fonctionnent, sans débiter deux fois un payeur. Si des cartes ne peuvent pas migrer, demandez aux payeurs de les autoriser de nouveau par lien.

  • Associer les références et rapprocher

    Inscrivez le numéro d'entente dans la référence de chaque paiement, puis effectuez le rapprochement des dépôts bancaires avec le grand livre de votre logiciel ou de votre comptabilité. Commencez par un mois de cas clos pour vérifier que frais, remboursements et soldes concordent.

Questions de paiement des cliniques d'orthodontie

Quel est le meilleur processeur de paiement pour une clinique d'orthodontie?

Choisissez le processeur qui correspond à la façon dont votre clinique est réellement payée. RapidCents gère les soldes échelonnés et les tuteurs payeurs, fonctionne avec Dentrix Ascend, ClearDent Cloud et Curve Dental grâce à RapidBridge, et applique la tarification interchange plus avec la marge inscrite dans votre grille de frais. Téléversez vos relevés dans Fee Check et comparez toute offre ligne par ligne.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour une clinique d'orthodontie?

Le coût du traitement des paiements par carte de crédit dépend de vos cartes, de leur mode de saisie et du montant des transactions, et RapidCents ne publie pas de chiffre unique. La tarification est interchange plus: l'interchange est facturé au coût, plus votre marge RapidCents selon votre grille de frais et les frais d'équipement ou de services, le cas échéant, au mois, sans engagement. Fee Check sépare l'interchange de la marge.

Le logiciel d'une clinique d'orthodontie peut-il utiliser un autre processeur de paiement?

Oui. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes par APPIE et RapidBridge, et RapidBridge fonctionne avec Dentrix Ascend, ClearDent Cloud et Curve Dental. Pour Dentrix, ABELDent et Open Dental, la bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version. Dites à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez, et il vous montrera comment les paiements s'y inscrivent.

Comment changer de processeur sans perdre l'historique des paiements d'une clinique d'orthodontie?

Conservez vos données en listant d'abord chaque entente ouverte, carte enregistrée et calendrier. Testez une vente, un remboursement, un acompte et un prélèvement récurrent, puis exploitez l'ancien et le nouveau calendrier en parallèle jusqu'au rapprochement des premiers prélèvements. Le transfert des cartes enregistrées exige l'accord des deux fournisseurs: demandez tôt et faites réautoriser les payeurs si les cartes ne migrent pas.

Quels modes de paiement une clinique d'orthodontie au Canada peut-elle offrir?

Une clinique d'orthodontie au Canada peut offrir le débit Interac, Visa, Mastercard et American Express au terminal, ainsi que des liens de paiement, des calendriers de paiements récurrents par carte et le débit préautorisé pour les soldes échelonnés. Le règlement se fait en dollars canadiens (CAD). L'accord de débit préautorisé doit être signé par le titulaire du compte, et votre représentant RapidCents vous guide dans la configuration de chaque mode.

Puis-je planifier des paiements de plan de traitement pour mes patients en orthodontie?

Oui, avec un calendrier écrit et autorisé. Le payeur accepte le montant, les dates et les conditions d'annulation, et la carte n'est enregistrée qu'avec cette permission. Les Paiements récurrents prélèvent alors chaque versement à sa date, relancent les refus et avisent le payeur avant chaque prélèvement. C'est un calendrier d'encaissement que vous gérez, non du financement, et votre représentant RapidCents peut vous aider à le configurer.

Un tuteur peut-il gérer le mode de paiement du traitement d'un patient?

Oui, lorsque le tuteur est le payeur autorisé. Le personnel crée une fiche client pour le tuteur, liée à l'entente de traitement, et celui-ci peut mettre à jour sa carte par lien de paiement. Chaque titulaire de carte doit autoriser sa propre carte, et tout changement de payeur doit modifier le calendrier par écrit avant le prochain prélèvement.

RapidCents offre-t-il du financement aux patients pour un traitement d'orthodontie?

Non. Les paiements échelonnés avec RapidCents sont des versements d'encaissement convenus entre votre clinique et le payeur, non du financement tiers ni du crédit. RapidCents ne prête pas à vos patients. Si vous voulez un produit de financement distinct, examinez ses conditions auprès de ce fournisseur; votre représentant RapidCents peut vous expliquer comment il s'articule avec vos paiements.

Comment rapprocher les acomptes de début de traitement du solde final?

Inscrivez le numéro d'entente de traitement dans la référence de chaque paiement, dès l'acompte. L'acompte apparaît alors dans les rapports avec le même cas que chaque prélèvement, et la finance le soustrait du total pour voir le solde restant. Remboursements et ajustements portent la même référence, et le grand livre de votre logiciel reste le dossier clinique.

Que se passe-t-il quand un paiement échelonné en orthodontie est refusé?

Le prélèvement est marqué comme refusé, les Paiements récurrents le relancent selon vos paramètres de reprise et le payeur est avisé. Le personnel peut aussi envoyer un lien de paiement pour une nouvelle carte. Ne changez jamais le montant ni la date sans l'accord du payeur, et modifiez l'entente si le calendrier change. Votre représentant RapidCents vous guide dans les paramètres de reprise.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique aux cliniques d'orthodontie?

Le MCC 8021 est couramment associé aux cliniques dentaires et d'orthodontie. RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'intégration, d'après ce que votre entreprise vend réellement et les services qu'elle offre. Informez RapidCents si vous vendez aussi des produits ou exploitez plus d'une entité, afin que la demande reflète votre fonctionnement.

Industries connexes

Les cliniques dentaires partagent avec l'orthodontie les acomptes de traitement, les cartes enregistrées et les soldes des patients. Les cabinets voisins reposent sur les mêmes autorisations de payeur et étapes de rapprochement: ce qui fonctionne pour les acomptes à votre comptoir s'applique aussi chez eux.

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Prochaine étape

Examinez votre configuration de paiement en orthodontie

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de votre marge, puis comparez-le à votre répartition d'acomptes et de soldes échelonnés.

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