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NouveauProtection contre les rétrofacturations et analyse des frais pour les commerçants à volume élevé. Obtenez une analyse des économies et un examen du traitement des litiges.Voir le fonctionnement
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Protection contre les rétrofacturations et analyse des frais

Voyez le fonctionnement : les commerçants à volume élevé obtiennent des preuves de litige, une lecture de l’interchange et la visibilité des économies.

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Traitement des paiements pour fournisseurs de produits chimiques industriels

Le traitement des paiements pour fournisseurs de produits chimiques permet d'encaisser auprès des usines, exploitants de traitement de l'eau et entrepreneurs, par lien, téléphone, terminal ou paiement bancaire. RapidCents couvre les liens de paiement avec bon de commande, les acomptes sur barils et vrac, ainsi que les commandes téléphoniques. Les substances contrôlées et leurs précurseurs sont toujours refusés.

Au comptoir d'un distributeur, un employé remet un terminal de paiement bleu à un client; étagères d'entrepôt au fond
Un acheteur professionnel qui vient chercher sa commande peut payer à votre comptoir sur un terminal RapidCents, et le paiement apparaît dans le tableau de bord du commerçant avec les paiements de factures et d'acomptes.
  • PCI DSS niveau 1
  • SOC 2 Type II
  • Toutes les grandes cartes : Visa, Mastercard, Amex, Discover, UnionPay, Diners Club et débit Interac
  • Interchange-plus disponible
  • Support canadien

Comment les fournisseurs de produits chimiques industriels se font payer

Les fournisseurs de produits chimiques industriels sont payés par les usines, exploitants de traitement de l'eau, formulateurs et entrepreneurs qu'ils approvisionnent, selon cinq tâches de paiement, dans la portée des produits que RapidCents a examinés pour le compte. La plupart des paiements B2B de produits chimiques arrivent sur des factures de commandes répétées; les commandes de barils, de CIV et de vrac ajoutent des acomptes et des frais de contenants. Les fournisseurs de réactifs de laboratoire, d'intrants agricoles ou de produits d'entretien ont leurs propres pages.

  • Commandes répétées des usines sur compte

    Les usines, exploitants d'eau et sièges sociaux de plusieurs usines réapprovisionnent leurs produits de procédé selon un bon de commande ouvert. Chaque livraison expédiée déclenche une facture, payée aux modalités du compte par lien de paiement, carte d'achat ou paiement bancaire autorisé. Si une livraison dépasse la limite de la carte d'achat, l'usine la règle par paiement bancaire. La comptabilité exige sur chaque paiement le bon de commande, le numéro de livraison et le bon de livraison.

  • Acomptes sur les commandes de barils, de CIV et en vrac

    Les acheteurs qui commandent un mélange sur mesure, un produit que vous n'avez pas en stock ou un chargement complet en vrac versent un acompte avant que vous achetiez au producteur, prépariez le lot ou réserviez un transporteur. L'acompte est perçu par lien de paiement ou avec une commande signée, et le solde suit la livraison. Si la quantité livrée diffère de la commande, la facture finale suit la quantité livrée. La comptabilité applique l'acompte à la facture finale.

  • Frais de contenants et crédits de retour

    Les comptes qui reçoivent leurs produits dans des barils et des contenants intermédiaires pour vrac (CIV) consignés paient des frais de contenant sur la facture et obtiennent un crédit au retour des contenants vides en bon état. Si des contenants reviennent endommagés ou contaminés, ou ne reviennent jamais, votre politique écrite fixe les frais. La comptabilité tient un solde de contenants par compte, lié aux commandes qui les ont expédiés.

  • Ramassages au comptoir et premières commandes prépayées

    Entrepreneurs, petits fabricants et équipes d'entretien ramassent seaux et barils à votre comptoir, et les nouveaux acheteurs règlent souvent d'avance leur première commande ou paient à la livraison. Ils paient par carte à puce ou sans contact, par téléphone au terminal virtuel, ou au chauffeur avec un terminal mobile ou Tap to Pay. La commande attend vos vérifications du client, comme la déclaration d'usage final. La comptabilité reçoit le reçu et la commande.

  • Réclamations de qualité, retours et notes de crédit

    Un acheteur peut signaler un produit hors spécifications, une mauvaise qualité ou un baril endommagé, ou demander le retour de stock non ouvert selon votre politique de retour. Après vérification du numéro de lot et du certificat d'analyse, la réclamation se règle par une note de crédit au compte ou un remboursement sur la carte utilisée. Votre politique décide si un produit ouvert peut revenir. La comptabilité relie chaque réclamation à la facture et au paiement d'origine.

Comment les usines paient-elles leurs commandes répétées de produits chimiques sur compte?

Les usines paient leurs commandes répétées en réglant chaque facture émise sur leur bon de commande ouvert, par lien de paiement, par carte d'achat au téléphone ou depuis une carte ou un compte bancaire qu'elles vous ont autorisé à débiter. Le paiement des factures de fournisseurs de produits chimiques se rapproche mieux quand les références (bon de commande, livraison, bon de livraison) suivent chaque paiement. Un paiement par carte ou lien ne change pas les conditions de paiement du compte et n'est pas du financement.

  • De la livraison à la facture payée

    Quand une livraison part, envoyez sa facture avec un lien de paiement, depuis Facturation ou sous forme de lien de paiement portant votre numéro de facture ERP, et inscrivez bon de commande, numéro de livraison, usine destinataire et bon de livraison sur la facture et dans les champs de référence du lien. Le commis aux comptes fournisseurs de l'usine la rapproche du bon de réception, puis paie par carte, ou par paiement bancaire si votre compte l'offre, et reçoit un reçu par courriel.

  • Nommez d'abord les acheteurs et les payeurs

    Consignez qui peut demander des livraisons et qui peut payer, généralement les comptes fournisseurs ou le titulaire d'une carte d'achat. Pour des débits automatiques, obtenez une autorisation écrite nommant la carte ou le compte bancaire, précisant que chaque débit égale la livraison facturée, quand il a lieu et comment l'annuler. Gardez la carte dans le Coffre de cartes sécurisé, jamais sur un bon de commande. Des frais mensuels fixes, comme la location d'un réservoir, peuvent passer par Paiements récurrents une fois montant, calendrier et annulation convenus.

  • Limites de carte, livraisons incomplètes et lignes contestées

    Une carte d'achat peut être refusée parce qu'une livraison dépasse la limite par achat fixée par le programme de cartes de l'usine, que seul son administrateur peut relever. Proposez un paiement bancaire si votre compte le permet, et ne fractionnez jamais une facture en plusieurs débits pour passer sous la limite. Si une livraison arrive avec un baril manquant, facturez ce qui est arrivé et le reste à l'expédition. Une ligne contestée devient une note de crédit, pas un paiement annulé.

  • Livraisons hebdomadaires pour une usine de boissons

    Imaginons une usine de boissons qui détient un bon de commande ouvert pour un détergent de nettoyage en place, avec six barils livrés chaque lundi. Chaque livraison est facturée avec le bon de commande et le numéro de livraison sur son lien de paiement, et le titulaire de la carte d'achat de l'usine la règle dans les délais. Avant son arrêt annuel d'entretien, l'usine commande une livraison beaucoup plus grande; cette facture dépasse la limite par achat de la carte, et les comptes fournisseurs la paient par paiement bancaire.

Comment les fournisseurs de produits chimiques prennent-ils des acomptes sur les commandes de barils, de CIV et en vrac?

Les fournisseurs de produits chimiques prennent un acompte par lien de paiement ou avec une commande signée quand ils doivent dépenser avant la livraison, par exemple pour acheter un produit hors stock, préparer un lot selon les spécifications de l'acheteur ou réserver un transporteur, puis facturent le solde une fois la quantité livrée connue. Les acomptes sur commandes en vrac, de barils ou de CIV doivent porter le même numéro de commande que la facture du solde, qui indique l'acompte déjà payé.

  • Déroulement de l'acompte et du solde

    Envoyez la demande d'acompte par lien de paiement, ou la soumission par Contrats et signatures électroniques pour que l'acheteur signe les modalités de la commande et verse l'acompte en une seule étape. Après la livraison, facturez le solde sous le même numéro de commande client, indiquez l'acompte comme reçu et référencez le bon de livraison ou le connaissement. L'acheteur reçoit un reçu pour chaque paiement, et les deux paiements portent le même numéro de commande dans le tableau de bord du commerçant.

  • Inscrivez les modalités de l'acompte sur la soumission

    Avant de prendre un acompte, précisez sur la soumission ce qu'il couvre, s'il est remboursable une fois la commande passée au producteur ou le lot préparé, et comment le montant final est établi quand la quantité livrée diffère de la commande, par exemple d'après un billet de pesée ou un relevé de compteur. Les modalités signées par l'acheteur sont aussi votre preuve si l'acompte fait l'objet d'une contestation de paiement plus tard.

  • Quand le chargement ou la commande change

    Une livraison en vrac diffère souvent un peu de la quantité commandée; la facture du solde suit donc le billet de pesée, et un acompte trop payé devient soit un crédit au compte, soit un remboursement sur la carte utilisée, jamais les deux. Si l'acheteur annule avant votre engagement, remboursez l'acompte selon vos modalités. En cas de contestation de paiement, Litiges et Protection contre les rétrofacturations suit l'échéance de réponse pendant que vous soumettez la commande signée comme preuve.

  • Un mélange sur mesure en CIV, la moitié payée d'avance

    Imaginons un atelier de finition des métaux qui commande un nettoyant alcalin mélangé selon ses propres spécifications, livré en six CIV consignés. Le fournisseur envoie la soumission par Contrats et signatures électroniques, et l'atelier signe et verse un acompte de la moitié de la valeur de la commande avant la fabrication du lot. À la livraison, la facture du solde porte le même numéro de commande, déduit l'acompte et ajoute les frais de CIV, que l'atelier règle par le lien de paiement de la facture.

Produits RapidCents pour les fournisseurs de produits chimiques industriels

Facturation et Liens de paiement encaissent les factures des comptes d'usine et les acomptes de commande avec les numéros de bon de commande et de livraison, les paiements bancaires conviennent aux grosses factures là où votre compte les offre, et Rapports fournit à la comptabilité le détail des règlements, remboursements et frais pour imputer acomptes et crédits de contenants aux bonnes commandes.

Comment facturer et créditer les barils et CIV consignés?

Les barils et CIV consignés sont facturés sur une ligne distincte, puis crédités au retour des contenants vides: par ajustement de la facture ouverte, crédit sur la prochaine facture du compte ou remboursement sur la carte utilisée. Les crédits de contenants consignés se rapprochent sans heurts quand vous choisissez une voie par compte, l'appliquez chaque fois et liez chaque crédit au compte du client et à la commande qui a expédié le contenant.

  • Déroulement des frais de contenant et du crédit

    Chaque baril ou CIV consigné figure sur sa propre ligne de facture, si bien que l'acheteur paie le contenant séparément du produit qu'il renferme. À la collecte des contenants vides, le bon de ramassage du chauffeur consigne le nombre et l'état. Les contenants acceptés deviennent ensuite une note de crédit au compte dans votre ERP, ou un remboursement dans RapidCents sur la carte utilisée, avec le numéro de facture d'origine.

  • Mettez la politique de contenants par écrit

    Votre politique de contenants doit préciser quels contenants vous reprenez, par exemple vos propres barils et CIV marqués n'ayant contenu que votre produit, le délai de retour et les frais pour les contenants retournés endommagés ou contaminés, ou jamais retournés. Imprimez-la sur la soumission ou la demande de compte pour que l'acheteur l'ait acceptée avant les premiers frais de contenant.

  • Crédit ou remboursement, jamais les deux

    Une erreur de rapprochement fréquente consiste à créditer un CIV retourné au compte et à rembourser ses frais sur la carte. Choisissez une voie par compte, par exemple des crédits pour les comptes à paiement différé et des remboursements sur carte pour les acheteurs qui paient d'avance, et inscrivez la facture d'origine sur chaque remboursement. Si le remboursement sur la carte d'origine est impossible, créditez le compte selon votre politique. Si un acheteur conteste des frais de contenant auprès de l'émetteur, les bons de ramassage signés sont votre preuve.

  • Une collecte trimestrielle de contenants vides

    Imaginons une entreprise de services de traitement de l'eau qui a 30 barils consignés d'un fournisseur répartis chez ses clients. À la collecte trimestrielle, le chauffeur ramasse 24 contenants vides en bon état et deux dont les bondes sont endommagées, et quatre barils sont encore en service. Le fournisseur crédite 24 frais de contenant sur la prochaine facture de l'entreprise, facture les deux barils endommagés selon sa politique et laisse quatre frais ouverts au solde des contenants.

Combien coûte le traitement des paiements par carte de crédit pour distributeurs de produits chimiques?

Le traitement des paiements par carte de crédit pour distributeurs de produits chimiques coûte l'interchange de chaque paiement, plus la marge de RapidCents prévue à votre barème des frais et les frais d'équipement ou de services, le cas échéant. L'interchange est fixé par les réseaux de cartes et transmis au coût; il varie selon les types de cartes des usines, le montant de chaque facture et la présence de la carte. Votre entente de tarification interchange plus est mensuelle, sans durée fixe.

  • Cartes commerciales et cartes d'achat des usines

    Vos acheteurs étant des entreprises, beaucoup paient avec des cartes commerciales, d'entreprise ou d'achat, qui comportent généralement un interchange plus élevé que les cartes de débit que certains acheteurs du comptoir utilisent. Les paiements de certaines cartes commerciales peuvent inclure des données enrichies de niveau 2 ou 3, comme le numéro de bon de commande, le montant de taxe et les lignes de produits, là où c'est pris en charge et vérifié pour votre configuration; jugez l'effet sur l'interchange d'après vos propres relevés, pas d'après une promesse.

  • Chargements en vrac et autres grosses factures

    L'interchange de la plupart des cartes augmente avec le montant du paiement; un chargement complet en vrac ou un trimestre de livraisons réglé sur une seule carte est donc là où les coûts de carte s'accumulent. Les usines qui paient de grosses factures préféreront peut-être un paiement bancaire, que vous pouvez offrir là où votre compte le permet, en réservant les cartes aux petites livraisons, aux acomptes et aux ventes au comptoir. Comparez les deux modes sur une vraie facture avant de fixer une politique.

  • Comptoir, livraison et paiements à distance

    Les paiements avec carte présente, sans contact ou par puce au comptoir ou sur le terminal mobile d'un chauffeur, donnent généralement droit à un interchange plus bas que les transactions sans présence de la carte. Les factures d'usine payées par carte sont des transactions sans présence de la carte, que ce soit par lien de paiement ou par carte d'achat saisie au terminal virtuel; connaissez donc votre répartition entre les deux avant de comparer des offres.

  • Remboursements, contestations de paiement et quoi apporter

    Les remboursements d'acomptes, les remboursements de contenants sur carte et les rétrofacturations figurent tous sur votre relevé et prennent du temps de personnel; comptez-les. Pour Fee Check, apportez deux ou trois relevés de traitement des paiements récents, votre part de cartes commerciales, une livraison type et votre plus grosse facture en vrac, ainsi que votre répartition entre liens, téléphone et comptoir. Fee Check lit un relevé téléversé et présente l'interchange séparément de la marge, pour que les offres se comparent sur la même base.

Comment les paiements RapidCents parviennent-ils à votre ERP ou à votre système comptable?

RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge; les paiements des usines parviennent donc à votre ERP ou à votre système comptable de la façon qui convient à votre logiciel, à son édition et à votre pays: intégration, liens de paiement portant le numéro de facture de l'ERP ou importation planifiée des règlements. Votre représentant RapidCents vous présentera les options pour votre système de l'industrie chimique.

  • NetSuite

    Les distributeurs de produits chimiques qui utilisent NetSuite y gardent les comptes clients, les commandes de vente et les factures. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite, et NetSuite importe aussi les fichiers de règlement RapidCents; paiements par carte et bancaires, acomptes, remboursements et frais arrivent ainsi au grand livre. Indiquez votre édition de NetSuite à votre représentant RapidCents, et demandez quel fournisseur détient les cartes déjà enregistrées sur les fiches clients.

  • SAP Business One

    Là où SAP Business One est le système de référence, les acomptes, les livraisons et les lignes de contenants d'un distributeur de produits chimiques doivent tous atterrir sur la bonne commande de vente. RapidBridge fonctionne avec SAP Business One Web Client, et SAP importe les fichiers de règlement RapidCents. Votre représentant RapidCents testera avec vous acomptes, livraisons et crédits de contenants selon votre version et votre localisation.

  • Dynamics 365 Business Central

    RapidBridge fonctionne avec Dynamics 365 Business Central; un paiement par carte s'enregistre donc sur la commande de vente déjà ouverte. Votre représentant RapidCents examinera votre édition et votre pays, et votre partenaire Business Central peut vous dire si une extension de paiement déjà utilisée vous lie à un seul processeur. Un lien de paiement portant le numéro de commande de vente fonctionne avec l'une ou l'autre voie.

  • Acumatica et Epicor Prophet 21

    RapidBridge fonctionne avec Acumatica; acomptes et livraisons s'enregistrent donc sur la commande déjà ouverte. Epicor Prophet 21 fait partie des nombreuses grandes plateformes auxquelles RapidCents s'intègre grâce à APPIE et à RapidBridge; la bonne option dépend de votre version, et votre représentant vous la présentera. Demandez à votre revendeur ERP si son module de paiement détient des cartes enregistrées à obtenir de nouveau auprès des clients.

  • Datacor Chempax et autres ERP de l'industrie chimique

    Certains distributeurs utilisent un ERP conçu pour l'industrie chimique, comme Datacor Chempax. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et la bonne option dépend de votre fournisseur et de votre version. Dites à votre représentant RapidCents quel système vous utilisez; il vous montrera comment une référence de paiement, un acompte et un crédit de contenant y parviennent, par importation des règlements ou par liens de paiement portant le numéro de commande de l'ERP.

  • QuickBooks Online et Xero

    Si vos livres sont dans QuickBooks Online ou Xero, RapidCents relie à l'un ou l'autre les transactions réglées, les frais et les remboursements. Convenez avec votre comptable de la façon de comptabiliser les acomptes sur commandes non livrées et les frais de contenants remboursables avant que votre première usine paie par RapidCents, pour que chaque paiement tombe là où la comptabilité l'attend.

Options de paiement pour les fournisseurs de produits chimiques au Canada

Les fournisseurs de produits chimiques au Canada peuvent encaisser les paiements des usines et entrepreneurs par carte de crédit, y compris cartes commerciales et d'achat, par débit Interac au comptoir, et par paiement bancaire, par transfert électronique de fonds ou débit préautorisé, avec règlement en dollars canadiens (CAD). Les cartes conviennent aux liens de facture, aux acomptes et aux commandes téléphoniques, le débit préautorisé aux livraisons répétées payées à date fixe. Les options de votre compte suivent l'examen de vos produits et canaux par RapidCents.

  • Cartes et débit Interac

    Les usines et entrepreneurs peuvent payer avec Visa, Mastercard et American Express, y compris des cartes commerciales et d'achat, par les liens de paiement des factures, le terminal virtuel ou un terminal. Les acheteurs qui ramassent des barils au comptoir peuvent utiliser le débit Interac, par paiement par puce et NIP ou sans contact, sur un terminal compatible.

  • Débit préautorisé pour les livraisons répétées des usines

    Le débit préautorisé convient aux usines qui paient chaque livraison depuis un compte bancaire d'entreprise plutôt que par carte d'achat, ce qui garde aussi les grosses factures sous les limites des cartes. Avant le premier débit, l'usine signe un accord de débit préautorisé expliquant comment chaque montant est établi, quand les débits ont lieu et comment les annuler. Les livraisons variant, envoyez le montant de chaque facture avant le débit, comme l'accord l'exige.

  • Règlement en CAD, TPS/TVH et acheteurs hors du Canada

    Les paiements par carte et par débit préautorisé des usines sont réglés en dollars canadiens (CAD). L'usine paie le total de votre facture, y compris la TPS/TVH et toute taxe de vente provinciale que vous facturez; le calcul et la remise de cette taxe restent votre responsabilité. Si vous expédiez à des acheteurs hors du Canada, votre représentant RapidCents vous précisera les produits, canaux et pays que couvre votre compte, en plus de vos propres démarches d'exportation.

Comment changer de processeur quand des acomptes et des contenants sont encore ouverts?

Pour changer de processeur avec des acomptes et des contenants encore ouverts, procédez par étapes et gardez l'ancien compte ouvert jusqu'à la clôture des remboursements et contestations de paiement de ses acomptes et frais de contenants. Terminez l'examen des produits, listez ce que détient l'ancien processeur, testez un cycle de commande complet, puis rapprochez les règlements de votre grand livre. Certaines usines devront autoriser de nouveau leur carte ou compte bancaire, car les identifiants enregistrés ne se transfèrent qu'avec l'accord des deux fournisseurs.

  • Commencez par l'examen des produits

    Envoyez à RapidCents votre liste de produits avec leurs usages prévus, les types d'acheteurs, vos canaux de vente, comme le comptoir, les commandes livrées et tout portail de commande en ligne, et les pays où vous expédiez. Une fois votre compte approuvé, il couvre les produits examinés; avisez donc votre représentant RapidCents avant d'ajouter une nouvelle gamme.

  • Listez ce que détient l'ancien processeur

    Notez chaque usine ayant une carte ou une autorisation bancaire enregistrée et le bon de commande ouvert qu'elle paie, chaque facture impayée portant un ancien lien de paiement, les acomptes sur commandes non livrées et les frais de contenants payés par carte qui pourraient exiger un remboursement au retour des contenants vides. Relevez la prochaine date de livraison de chaque bon de commande ouvert, pour savoir quelle facture sera la première encaissée par RapidCents.

  • Testez d'abord un cycle de commande complet

    Sur le nouveau compte, effectuez une vente au comptoir sur un terminal, un acompte par lien de paiement suivi de sa facture de solde, un crédit de contenant, un remboursement et une carte d'achat saisie au terminal virtuel. Vérifiez que les numéros de bon de commande, de livraison et de commande de vente figurent dans les rapports RapidCents et dans votre importation ERP ou connexion comptable, puis transférez d'abord les nouvelles commandes, puis chaque compte d'usine à sa prochaine livraison.

  • Fonctionnez en parallèle, rapprochez et prévenez les comptes fournisseurs

    Les remboursements de paiements pris par l'ancien processeur, y compris acomptes et frais de contenants, repassent normalement par lui, et les contestations de ces paiements y arrivent; gardez-le donc ouvert jusqu'à leur clôture. Rapprochez chaque règlement RapidCents de ses factures avec les rapports de transactions, de règlements et de frais, et prévenez l'équipe des comptes fournisseurs de chaque usine du nouveau nom sur les relevés de carte et du nouvel expéditeur des liens de paiement, pour que ni l'un ni l'autre ne passe pour une fraude.

Questions de paiement des fournisseurs et distributeurs de produits chimiques

Quel est le meilleur processeur de paiement pour les fournisseurs de produits chimiques?

Le meilleur processeur de paiement pour un fournisseur de produits chimiques est celui qui a examiné votre gamme exacte et qui convient à la façon dont vos usines paient; évaluez donc les services aux commerçants pour produits chimiques industriels selon des critères précis. Cherchez des liens de paiement de facture portant les numéros de bon de commande et de livraison, un terminal virtuel pour les cartes d'achat données par téléphone, des acomptes et remboursements liés à la commande d'origine, des paiements bancaires pour les grosses factures et des cartes enregistrées seulement avec l'autorisation de l'acheteur. Vérifiez ensuite la voie vers votre ERP et comparez des offres écrites qui séparent l'interchange de la marge, à partir du même relevé.

Combien coûte le traitement des cartes de crédit pour les fournisseurs de produits chimiques?

Le traitement des paiements par carte d'un fournisseur de produits chimiques coûte l'interchange de chaque paiement plus la marge du processeur; le total dépend donc de qui paie, comment et combien. Avec RapidCents, l'interchange est transmis au coût, et vous payez la marge prévue à votre barème des frais plus les frais d'équipement ou de services, le cas échéant, au mois, sans durée fixe. Les cartes commerciales et d'achat, les paiements de factures sans présence de la carte et les grosses factures en vrac font tous monter l'interchange. Téléversez un relevé récent dans Fee Check pour voir l'interchange et la marge séparément.

Peut-on utiliser un autre processeur de paiement avec NetSuite ou un ERP de l'industrie chimique?

Oui. Votre ERP conserve ses factures pendant que RapidCents encaisse les paiements; la façon dont ceux-ci y sont reportés dépend de l'ERP, de son édition et de votre pays. RapidBridge fonctionne avec Oracle NetSuite, Dynamics 365 Business Central et Acumatica, NetSuite et SAP importent les fichiers de règlement, et QuickBooks Online et Xero reçoivent les transactions réglées, les frais et les remboursements. RapidCents s'intègre à de nombreuses grandes plateformes grâce à APPIE et à RapidBridge, et votre représentant vous présentera l'option pour Epicor Prophet 21 ou Datacor Chempax. Un lien de paiement portant le numéro de facture de l'ERP fonctionne avec chacun d'eux.

Comment les fournisseurs de produits chimiques peuvent-ils changer de processeur sans perdre l'historique des paiements?

Exportez tout l'historique de transactions de l'ancien processeur avant de le fermer, et gardez ce compte ouvert jusqu'au règlement de ses derniers remboursements d'acomptes, remboursements de contenants et contestations de paiement. Téléchargez les rapports de transactions, de remboursements et de rétrofacturations, listez les usines qui ont une carte ou une autorisation bancaire enregistrée, et notez les acomptes ouverts et les frais de contenants pouvant encore exiger un remboursement. Factures, dossiers de lots et historique client restent dans votre ERP. Les cartes enregistrées ne se transfèrent qu'avec l'accord des deux processeurs; certaines usines devront donc autoriser de nouveau.

Quelles options de paiement un fournisseur de produits chimiques au Canada peut-il offrir?

Un fournisseur de produits chimiques au Canada peut offrir les cartes de crédit, le débit Interac et les paiements bancaires par transfert électronique de fonds ou débit préautorisé, dans les limites des produits et plafonds fixés pour le compte. Visa, Mastercard et American Express, y compris les cartes d'achat, fonctionnent par les liens de paiement de facture, le terminal virtuel et les terminaux, et le débit Interac fonctionne à votre comptoir par puce et NIP ou sans contact. Le débit préautorisé convient aux livraisons répétées des usines une fois l'accord signé. Les paiements par carte et par débit préautorisé sont réglés en dollars canadiens (CAD). Votre représentant RapidCents vous présentera les modes et limites de votre compte avant que vous les imprimiez sur vos factures.

RapidCents accepte-t-il tous les distributeurs de produits chimiques?

Non. RapidCents examine les produits exacts de chaque fournisseur de produits chimiques, leurs usages prévus, ses canaux de vente et les pays où il vend avant d'ouvrir un compte, et l'examen couvre les produits déclarés. Les substances contrôlées et les précurseurs servant à les fabriquer ne sont jamais acceptés, et qualifier un produit d'industriel ou le vendre seulement à des entreprises n'y change rien. La Politique d'utilisation acceptable de RapidCents énumère d'autres catégories restreintes et interdites. Lancez l'examen avant d'annoncer à vos acheteurs qu'ils peuvent vous payer par RapidCents.

Une usine peut-elle payer par carte des factures de produits chimiques?

Oui. Une usine peut payer une facture par carte grâce à son lien de paiement, ou le titulaire d'une carte d'achat peut donner le paiement par téléphone pour saisie au terminal virtuel. Pour une commande importante ou inhabituelle, comme un chargement complet en vrac ou une première commande d'un nouvel acheteur, indiquez le montant prévu à votre représentant RapidCents, qui vous présentera les plafonds de votre compte. Si une commande dépasse un plafond, prévoyez à l'avance un paiement bancaire ou un acompte et un solde documentés, et ne fractionnez jamais une facture en plusieurs débits par carte.

Un lien de paiement remplace-t-il la documentation de sécurité ou d'expédition des produits chimiques?

Non. Un lien de paiement et son reçu consignent un événement d'encaissement: qui a payé, combien, pour quelle facture et quand. Les fiches de données de sécurité, étiquettes de produits, certificats d'analyse, documents d'expédition et registres de livraison signés restent des dossiers et obligations distincts, tenus et transmis par vos propres systèmes; RapidCents ne les stocke ni ne les envoie. Les deux devraient toutefois partager une référence, comme le numéro de commande de vente ou de connaissement, pour que la comptabilité et les opérations rapprochent chaque paiement de la livraison qu'il a réglée.

Comment faut-il créditer les barils et CIV consignés?

Créditez un baril ou un CIV accepté au compte du client et à la commande qui l'a expédié, selon la voie que prévoit votre politique de contenants. Montrez clairement les frais de contenant sur la facture d'origine, puis traitez chaque retour accepté de la même façon chaque fois: ajustement tant que cette facture est ouverte, crédit sur la facture suivante, ou remboursement sur la carte utilisée. Les contenants endommagés ou contaminés suivent votre politique écrite, et le bon de ramassage du chauffeur appuie chaque crédit.

Le même compte peut-il accepter des commandes de produits chimiques d'acheteurs d'autres pays?

Pas automatiquement. Avant d'accepter un paiement d'un acheteur d'un autre pays, votre représentant RapidCents vérifiera que les produits, canaux et pays de votre compte couvrent cette vente. Vos propres démarches légales de vente et de livraison, comme les permis d'exportation et d'importation, les exigences des transporteurs et les vérifications de l'acheteur, restent votre responsabilité, et un paiement n'en satisfait aucune. Renseignez-vous sur Paiements internationaux et la devise de règlement avant d'envoyer un lien de paiement à l'étranger.

Quel code de catégorie de commerçant (MCC) s'applique aux fournisseurs de produits chimiques?

Le MCC 5169, produits chimiques et produits connexes non classés ailleurs, est couramment associé aux distributeurs de produits chimiques industriels. RapidCents établit la bonne catégorie de commerçant à l'intégration selon ce que votre entreprise vend réellement; un fournisseur dont les ventes sont surtout des produits de nettoyage, des fournitures de laboratoire ou des intrants agricoles peut donc être classé autrement. Le MCC décrit votre entreprise aux réseaux de cartes; il ne décide pas des produits acceptés, ce qui relève de l'examen des produits.

Pages de fournisseurs connexes

B2B et vente en gros couvre les paiements des distributeurs, et les pages des fournisseurs de plastiques et résines et d'acier et métaux traitent des mêmes acomptes et soldes de livraison. Les fournisseurs de réactifs de laboratoire ou de produits d'entretien ont leurs propres pages, car leurs acheteurs et règles diffèrent.

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Voyez ce que coûtent les paiements de vos comptes d'usine

Téléversez un relevé de traitement des paiements récent dans Fee Check pour voir l'interchange séparé de la marge sur vos factures d'usine, acomptes de commande et ventes au comptoir. Puis transmettez votre liste de produits, vos types d'acheteurs et vos canaux de vente pour que RapidCents examine l'admissibilité avant que vous planifiiez un changement.

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